Yaklaşık son beş yıldır daha fazla organizasyon müşterileriyle iletişim kurmak üzere Facebook ve Twitter gibi sosyal ağ sitelerini kullanıyor. Şimdi birçok organizasyon daha sosyal niyetli iletişim ve işbirliği araçlarını konuşlandırmak üzere o siteleri örnek alıyor. Daha sosyal, işbirliğine dayalı bir yaklaşıma yönelmek işe yarıyor mu?
CIO bunu öğrenmek için her ikisi de işbirliği konusunda CIO 100 ödüllerini almış iki işletmeyle, finansal servisler firması Vanguard ve Healthcare Businesswomen’s Association’la görüştü.
CIO: Facebook ve Twitter, Vanguard ve HBA gibi organizasyonların işbirliğine olan bakışını nasıl değiştirdi?
John Marcante, CIO, Vanguard: Çalışanlar artık evlerinde tecrübe ettikleri işbirliği teknolojilerinin aynılarını firmaların da sağlamasını bekliyor. Çalışanların paylaşım, iletişim ve işbirliği yapmasına imkan tanıyan araçları sağlamak birçok işletme için yeni bir şey.
Bunu bir teknoloji perspektifinden benimsemek önemli. Oldukça sıklıkla, firma kültürünün de değişmesi gerekiyor; bilginin paylaşımı fikirlerini benimsemek, gerçekte tanımadığınız insanlarla iletişim kurmak ve e-posta dışında sanal bir alanda dokümanlar üzerinde işbirliği yapmak için.
CIO: İşletmeler için sosyal ağlar neden önemli? Bu sizin iletişim ve işbirliğini geliştirmenize yardımcı oldu mu?
Carol Meerschaert, MBA, RD, Pazarlama ve İletişim Direktörü, Healthcare Businesswomen’s Association: Hepimiz tam anlamıyla üç parçaya bölünmüş olarak çalışıyoruz. E-posta soğuk olabilir ve biz daha sıcak iletişimleri özlüyoruz. Sosyal ağlar iş arkadaşlarımızı çocukları, evcil hayvanları ve iş gereksinimlerinin ötesinde ilgi alanları olan insanlar olarak bilmemize imkan sağlıyor (ki bu da bir topluluk duyarlılığının inşa edilmesine yardımcı oluyor).
Marcante: Sosyal ağlar dahili işbirliği, verimlilik ve çalışan sorumluluğunu arttırmak için fırsat sağlıyor. Tüm bu faydalar nihayetinde artan iş değerine karşılık geliyor. Bizim sosyal ağ girişimimiz kurumsal işbirliği olarak adlandırılıyor.
Vanguard kesintisiz bir biçimde süreçlerini iyileştirme, maliyetleri azaltma ve yenilikçi ürünler sağlama arayışında. Kurumsal işbirliği, çalışanları çalışanlara ve çalışanları içeriğe bağlayarak, çalışanların bilgisini yükseltmek için bir fırsat. Kurumsal işbirliği bir paylaşım platformu sağlayarak ve çalışanların bilgilerini arttırarak ekibin verimliliğini arttırıyor. O artık iş yapış şeklimiz için yeni normal haline geliyor.
Ayrıca Vanguard global olarak genişlerken, kurumsal işbirliği firmanın kendi eşsiz kültürünü yönetmesine imkan sağladı. Çalışanların birbiriyle bağlı ve aktif olmalarına yardımcı oluyor, paylaşım ve bilgiyi yakalama yeteneğimizi arttırıyor.
CIO: Sosyal ağı uygulamaya nasıl yöneldiniz? Pilot bir programa sahip oldunuz mu?
Meerschaert: Aniden girdik. Takipçi oluşturmak zaman aldığından önce çalışanları dahil ettik, ardından üyeleri ve kurumsal ortakları. Çalışanları takip için teşvik ettik ve bu sayede diğerlerini onları takip edecekti.
Marcante: Üç yıl önce Vanguard, E2.0’ı uygulamak amacıyla hedefleri ve istikameti sağlamak için bir Enterprise 2.0 girişimini başlattı. Bu girişimin bir parçası olarak sadece kurumsal ağlara bakmak yerine Vanguard şunları sorarak onu tanımlamaya karar verdi:
• Ekibimizin daha mobil ve mümkün olduğunca efektif olmasını nasıl sağlarız?
• Ekibin sanal veya bizzat nasıl daha etkin iletişim kursına imkan tanırız?
• Ekip nasıl daha etkin bir biçimde işbirliği yapar, bilhassa 7/24 global bir dünyada?
Ekibimiz için elde ettiğimiz hızlı kazanımlardan bir tanesi çalışan profillerinin “Hakkımda” kısmı gibi kişisel verilerini paylaşma yeteneğini sağlamaktı. Onlar diğer ekip üyeleriyle anında irtibat sağlamak için görüntülü işbirliği teknolojilerini ve dahili sohbeti (anında mesajlaşma) kullandı.
Bir diğer başarı IT bölümü içerisinde uygulama topluluklarının ortaya çıkmasıydı. Siteye IT Hub adı verildi ve benzer becerilere sahip çalışanların farklı bölümler çapında bilgilerini paylaşmasına imkan sağladı. Hub’ın benimsenmesini teşvik etmek için davranışsal değişimler ve değişim yönetimi süreci üzerinde önemli miktarda zaman harcadık. Yaratıcı pazarlama araçlarına görev verildi ve katılımı teşvik etmek için temel seviyedeki temsilciler tanıtıldı. Hub’ın başarısına bağlı olarak uygulama toplulukları tüm işletmeye genişliyor.
CIO: Yeni sistem var olan bir sistem/teknolojinin yerini mi aldı? (Çalışanlar daha önceden iletişim/bilgi paylaşımını nasıl yapıyordu, e-postayla mı?)
Meerschaert: Ben yerini alma değil, büyütmek derdim. E-posta halen çok önemli. Biz Skype’ı da kullanıyoruz. Bize gelen bir Skype mesajı acil anlamına geliyor ve metin yeterli olmuyorsa bu bir Skype aramasına gidebilir. Fakat birkaç konferans aramasını Tweet sohbetleriyle değiştirmeye yöneldik, ayrıca tweet sohbetlerini bizim pazarlama karışımımıza da ekledik.
Marcante: Doğru kelime tamamlayıcı olabilirdi. E-posta gibi teknolojiler değerli bir fonksiyon olarak hizmet vermeyi sürdürecek ancak sosyal teknolojiler bilgiyi daha etkin bir biçimde yakalamak için bazı davranışların yönlendirilmesine yardımcı oluyor. Bazı görüşmelerin gizli olarak gerçekleşmesi gerekiyor ve e-posta bunun için en iyi platform olabilir. Daha önce e-posta soru sormak ve yanıt almak için kullanılıyordu.
Şimdi çalışanlar bu fonksiyonlar için kurumsal işbirliğini kullanıyor. Gelecekte birisi aynı soruya sahip olduğunda, bakılacak ilk yer bizim işbirliği platformumuz olacak. Eksiksiz benimsenme, kurumsal işbirliği araçlarının iş süreçleri ve uygulamaları içerisine entegre edilmesi ve iş değerini azami düzeye çıkartmasıyla gerçekleşebilir.
CIO: Hem yöneticiler hem de işgücü arasındaki ilgi nasıl? Nesilsel farklılıklar var mı? Genç çalışanlar teknolojiyi benimserken, yaşlı olanlar hiç benimsemedi ya da daha yavaş mı benimsedi?
Meerschaert: Çalışanlarımız oldukça cesur, enerji dolu ve neredeyse her şeyi güler yüzle denemeye istekli. Eski=korkak fikrinin doğru olmadığını düşünüyorum.
Marcante: Yöneticilerimiz kurumsal işbirliği girişimini destekliyor. Pilot uygulama esnasında, ekibin yanıtı oldukça güçlüydü. Onlar bunun iş üzerindeki verimliliği nasıl geliştirebileceğini gördü. En başarılı işbirliği siteleri, ilk gayretleri gösterenler.
Bizim temel güçlüğümüz kurumsal işbirliğinin organizasyon için neden faydalı olduğunu açıklamaktı. Nesille ilgili trendler incelenmemişti. Bir aracın benimsenmesi veya bir işbirliği metodu daha çok kullanıcının kişisel tercihlerine dayanıyordu (örn, içe kapanık / dışa dönük). Sıklıkla eğer bir departmanın ya da takımın parçaları paylaşmaya ve işbirliğine başladıysa, departmanın kalanı ve ekip bunu izleyebilir.
CIO: Sosyal ağ türündeki araçları kullanmak organizasyonunuzda işbirliğini ve iletişimi geliştirdi mi?
Meerschaert: Her aracın bir katkısı var. Herkesin favorileri mevcut. CEO’muzun bizim tüm tweet’lerimizi gördüğünü ve teşvik eden bir notla hızlıca yanıt verdiğini biliyorum. O bunu kişisel olarak veya e-posta yoluyla yapabiliyor ama bu ona ciddi zaman kazandırıyor.
Marcante: Kurumsal işbirliğini benimsemiş organizasyonlarda, daha fazla işbirliğini ve bilginin daha fazla korunduğunu görüyoruz. Başarı çeşitli organizasyonların kurumsal işbirliği araçlarından nasıl yararlandığına dair hikayelerle ölçülebilir. Bir ekip tamamen e-posta destekli bir modelden bir uygulama topluluğuna yönelerek tartışma forumlarına katılarak kalite ve fayda temelinde içerikleri derecelendirdi. Onların içerikleri korundu ve içerdeki müşterileri içerikleri kendi başlarına arayıp buluyorlar. Ekip kendi (ve müşterilerinin) davranışını tamamen değiştirdi.
CIO: İşletme içerisinde sosyal ağı uygulama arayışında olan diğer IT yöneticilerine/firmalara ne tavsiye edersiniz?
Meerschaert: Ona fırsat ve zaman tanıyın. Rağbet görülmesi için aylar gerekebilir. İnsanlar oyuna girmek için emniyette hissetmeye ihtiyaç duyar ki bu yüzden onu eğlenceli yapın. Okumaya değer şeyleri gönderin. Eğer insanlar sizi Twitter’da takip ediyorsa, onlara gerçekten takip edecek bir şeyler verin.
Marcante: Bu teknolojiyle ilgili değil. Bu bir işbirliği ve paylaşım ortamını alıp güçlerini arttırmakla ilgili. Kurumsal işbirliğini getirmek için bir firma neden ile başlamalı; kurumsal işbirliğinden elde edilebilecek iş değeri.
Nasıl olduğunu yavaşça gösterin. Sadece teknoloji üzerine değil aynı zamanda kültürel değişime odaklanın. Bir maratona katıldığınızı anlayın, hızlı koşuya değil! Onun organizasyonunuza getireceği iş değeri verilen gayrete fazlasıyla değer. Bu kültürel değişimi etkilemek için kalıcı enerji ve kesinsiz bir mesaj gerekiyor.
