İş yerinde oluşan çatışmaların önemli kaynaklarından biri olarak delegasyon sürecini görüyorum, yani iş devri… Sizin şirketinizde durum nasıl? Kişisel olarak bu konuyla ilgili neler düşünüyorsunuz?
Gördüğüm çok yaygın bir senaryo;
- Bir uzmanlık veya rolde üstün başarı göstermiş bir çalışan ekip yöneticiliğine terfi ettirilir,
- Birden bocalar, işleri devrettiğinde kendi yaptığı kalitede olmadığını görerek delege etmekten çekinir,
- İşler yığılır, operasyonel işler zamanının çoğunu almaya başlar, önceliklendirmede sıkıntılar oluşur,
- Ekip yönetimi, insanların potansiyellerinin ortaya çıkarılması, geliştirilmesi gibi ekip yöneticisi görevlerine yeteri kadar zaman kalmaz, bire bir toplantılar “daha acil” işlerden dolayı iptal edilmeye başlanır,
- Delege etmeye başlaması gerektiğini fark eder, başlar ve fakat “kontrol” ve “iş kalitesi” kaygıları işi “tamamı ile” devretmesini engeller.
- İşi devrettiği arkadaşının işi “beceremediğine” kanaat getiren ekip yöneticisi, işin “geri kalanını” yapmaya devam eder, böylece iş devri yapılamaz. Ekip üyesi arkadaşımız da işi tam öğrenemez, bu döngü böyle sürer.
Peki bir de olumlu taraftan bakarsak, delegasyon neden bu kadar önemli ve kritik?
Delegasyon;
- iş sorumluluğunun devrini gerektirir ve bu da sahiplenmeyi ve bağlılığı artırır.
- işin tecrübe ve içerik aktarımıyla farklı çalışanlar tarafından öğrenilmesini sağlar.
- ekip yöneticilerinin zamanlarını daha stratejik kullanmalarına olanak verir.
- ekip yöneticisi ile ekibi arasındaki güveni artırır.
- ekip yöneticisi ve ekip arasında net, beklentilerin ifade edildiği ve daha keskin diyalogların oluşmasını sağlar.
- Eğer ekip yöneticisi “işi” değil de “sonucu” delege etmeyi öğrenmiş ve uygulayabiliyorsa delegasyon “farklı iş yapma” biçimlerinin de ortaya çıkmasını sağlayabilir.
İş düzenimizdeki akıcılığın içinde çoğu kez ekip yöneticileri olarak zamanımızın ne kadarının “operasyon” içinde, ne kadarının “stratejik” işlerle geçtiğini göremiyor olabiliriz. Ve çoğu kez ne yazık ki “aciliyet” işlerin belli ellerde sıkışmasına sebep oluyor olabilir. Gördüğüm ve danışmanlık verdiğim IT sektörünün bilinen firmalarında direktör ve iş sahibi seviyesindeki liderlerin “ellerinin” halen işin içinde olduğuna şahit oldum. Delegasyon bu sorunun çözümüne katkı sağlayabilir.
Peki delegasyonun yapılış biçimine ve adımlarına gelirsek, bu yazıda 7 adımda delegasyon sürecini özetlemek isterim.
Neyi Delege Edeceksiniz?
Ekip yöneticisi olarak sizin operasyondan yönetime geçeceğiniz işleri ve projeleri delege edebilirsiniz. Kaliteli delegasyonu başardıkça daha sürdürülebilir, daha yedeklenmiş ve tek kişiye mecbur olmadığınız ekipleri yaratma şansınız da artacaktır.
Ekibinizdeki arkadaşların yetkinliklerini artıracak, çoğunlukla tekrar eden, sorumluluğu tamamen devredebileceğiniz ve belli bir uzaklıktan takip ve kontrol edebileceğiniz işleri delege etmenizi öneririm.
Kime Delege Edeceksiniz?
Delege etme sürecinin başarıya ulaşması için doğru kişiyi görevlendirmeniz gerekir. Ekibinizdeki çalışanları düşünün, yetenekleri ve ilgi alanları ile uyumlu ve yeni şeyler öğrenme isteği yüksek olan çalışanlarınızı değerlendirip bir karara varın. Eğer işi yapabilir, ilgili ve koçluk verilebilir durumda iseler, işi sonuna kadar başarıyla götürme ihtimalleri artacaktır.
Genç çalışanlarımız görünmek, projelerde iz bırakmak, bireysel olarak başarmak istiyorlar ve onlara bu hazzı ancak doğru delegasyon ile sağlayabiliriz. Bir çalışanın “gerçek” yaklaşımı ancak bir işi “tamamıyla” üstlendiği zaman görülebilir.
Süreci Paylaşma
Bu aşamada çalışanın deneyimine ve becerisine göre bir derinlik belirleyerek yapılacak işin ayrıntılarını paylaşınız. Bu aşamada düşündüğünüzden daha fazla zaman ayırmanız gerekebilir, bence bu zaman geleceğe yatırım olarak düşünülebilir. Özellikle bu devretmekte olduğunuz işle ilgili daha önce yaşanmış olaylar üzerinden püf noktalarını ve dikkat edilmesi gereken konuları iletebilirsiniz.
Kritik iki boyut işin çerçevesi ve bitirme zamanıdır. Bu konuda net olmanızı öneririm.
Öğrenme Döngüsü
Delegasyon sürecinin başarısı için ekip yöneticisi olarak ne zaman ve hangi dozda işin içinde olacağınızı iyi belirlemeniz gerekiyor. Örneğin vereceğiniz işi ilk defa yapacak bir arkadaşınız varsa ve iş 2 hafta sürecekse, ilk “durum değerlendirme” toplantısını işi verdikten 10 gün sonra değil 3 gün sonra yapmanız bir çok sorunu ve takılmayı ortadan kaldıracaktır. Delegasyonun sihirli anlarından biri, işi verdikten sonra anlaştığınız değerlendirme toplantısına kadar “orada yokmuş gibi” davranabilmenizdir. Çalışanımız belki sizden farklı yol izleyecek, belki farklı kaynaklardan yardım alacak, ona özgürlük tanımanız bağlılık ve gelişim açısından kritiktir. Eğer bir çalışanınız bu vermekte olduğunuz işi daha önce yapmış ve tecrübe kazanmışsa değerlendirme toplantılarının arasını açabilir ve sayısını azaltabilirsiniz.
Kaynakları Netleştirin
Bu aşamada çalışanınızın bu işi yapabilmesi için gerekli tüm kaynaklara ulaşabildiğine emin olunuz, bu donanım olabilir, yetki olabilir, yazılım olabilir, şifre olabilir.
Otorite & Otonomi’yi Netleştirin
Biliyoruz ki hiyerarşi arttıkça, otonomi azaldıkça çalışanların işi sahiplenmesi azalıyor, işlerine bağlılıkları azalıyor, işte iz bırakma imkanları ve istekleri azalıyor.
Gelin bu 5 otonomi seviyesine örnek delegasyon cümleleri ile bakalım.
1- Lider söyler çalışan yapar
İlk seviyede tam talimatla verilen delegasyon görevleri var. Bazen gerekse de bu tercih edilmeyen bir yol olmalı. Sahiplenme yok. Şöyle bir cümle olabilir örneğin…
“Senden yapmanı istediğim şey şu: Lütfen talimatlarımın dışına çıkma. Yapılacak işle ilgili ben zaten araştırma yaptım ve senden isteyeceğim işi netleştirdim.”
2- Karar için veri gerektiğinde
Bu ikinci seviyeyi bir konu ile ilgili karar vermediğiniz ve bu karar için ek verilere ihtiyacınız olduğunda ve bu verileri bulacak zaman ve beceriniz olmadığında doğru kişiye delege edeceğiniz zaman kullanabilirsiniz. Mesela,
“Senden yapmanı istediğim şey; konuyu araştırman ve bulduklarını bana geri raporlaman. Ardından birlikte tartışacağız ve bir karara varıp senden devamında ne isteyeceğimi belirteceğim.”
3- Geleceğin Liderlerine
Üçüncü seviyede artık çalışandan süreçle ilgili bir araştırma yapmasını, çözümü sahiplenmesini ve bir çözüm önerisiyle gelmesini istiyorsunuz. Böylece işin yapılması ile ilgili emek harcayacak çalışan sonuçtan da daha fazla sorumlu hissedecektir. Yine karar gücünü ekip lideri elinde tutar fakat önceki seviyelere göre daha yüksek otonomi olduğunu görüyoruz. Örneğin,
”Senden konuyu araştırmanı, çözüm seçeneklerini ortaya çıkarmanı ve kendi önerinle birlikte bana bildirmeni istiyorum. Her bir seçeneğin avantaj ve dezavantajlarını ve senin önerini görmek istiyorum. Seninle aynı fikirde olursam, işi gerçekleştirme adımına ilerleyebilirsin. “
4- Sorumluluk alabilen liderlere
Bu seviyede artık süreçle ilgili araştırma, olası çözümler bulma ve karar vermeyi çalışanınıza bırakıyorsunuz. Bu seviyede olan çalışanın kendi ekibi de olduğu düşünülebilir. Lider olarak süreç ilerlerken size bir raporlama istiyorsunuz ve kısa geri bildirimlerle sürece destek oluyorsunuz. Artık otonom bir çalışanla karşı karşıyayız. Şunu söyleyerek bu seviyeye geçebilirsiniz,
“Yapılacak şu isle ilgili verebileceğin en iyi kararı ver ve uygulamaya geç. Süreç içinde şu noktada bana bir durum raporu ver.”
5- Tam otonomi
Artık lider olarak bir işi çalışanınıza delege etmek ve arkanıza bakmadan sizin ve şirketiniz için daha çok katkı sağlayacak konulara odaklanmak istiyorsunuz. Bu tam özgürlük içeren delegasyonu şu şekilde yapabilirsiniz.
“Senden yapmanı istediğim şey; sana göre en doğru kararı vermen ve uygulamaya geçip ilerlemen. Bana bilgi vermene gerek yok.”
Delegasyon İletişimi
Artık delegasyon sürecinin sonuna geldiğinizde tüm süreci, kaynakları, beklentileri, çalışanın kazançlarını, destek ihtiyacını, otonomi seviyesini ve zaman planını bir eposta ile delege ettiğiniz arkadaşımızla paylaşmanız yerinde olur.
Başarılı delegasyon süreçleri dilerim.
