Türkiye’nin ambalaj sektörünün lideri Sarten, kuruluşunun ellinci yılına girmeye hazırlanırken hızlı bir dönüşüm süreci yaşıyor. Sarten CIO’su Selçuk Salim Tonta, süreç yönetimi ile başlayan değişimi anlattı.
Selçuk Salim Tonta, 1997 yılından bu yana Sarten grubunda çalışıyor. 2004 yılından bu yana ise Bilgi Sistemleri grubunun başında. Şimdi ise kurum içerisinde kapsamlı bir dönüşümün hazırlıklarını yapıyor. Grubun ERP sistemleri ile tanışması ve buradaki gelişimi çok yeni değil. Ancak gelişen ihtiyaçlar farklı çözümlerin uygulanmasını da zorunlu hale getirmiş. Tonta bu ihtiyacı şu şekilde anlatıyor: “Şu anda yürüttüğümüz aslında bir dönüşüm projesi ve şirketin köklerine inen bir yapısı var. Kesinlikle bir ERP projesi olarak başlamadık. Bizim hedefimiz süreçlerimizi yalın yaklaşımıyla yeniden yapılandırmaktı.”
Tonta, yapılan projenin aslında Sarten’i 2020 hedeflerine hazırlamak olduğunu söylüyor. Bunun için de öncelikle şirketlerin süreç değişimi yaşaması gerektiğine inanıyor. Bir ERP projesine başlamaktan çok süreçlerin analiz edilmesi ve yeniden yapılandırılması olarak başlanıyor. “Mevcutta ERP sistemimiz vardı.” diyor ve ekliyor: “Ancak ERP sistemimizle uyum göstermeyen iş süreçlerimizin yeniden yapılandırılması ve ERP sistemi de uyumlu hale getirilmesi gerekiyordu.” Bu nedenle iş süreçlerini profesyonel bir grup tarafından tekrar analiz ettirmek ve süreçleri tam olarak oturtmak gerektiğine inanmış, ancak ekiplerinin süreçlerine fazlasıyla hakim olduğu konusunda profesyonel firmalardan geri dönüşler olunca süreçlerin yapılandırılması konusunda ERP entegrator firması ile devam etme kararı almışlar.
Süreç yönetiminden ERP’ye
Süreç yönetimi projesi kapsamında var olan ERP sistemi ile devam etmeyi planladıklarını söyleyen Tonta, daha sonra bunun mümkün olmadığını fark ettiklerini belirtiyor. “Süreçler ile ilgili analizlerimizi tamamladığımızda bu süreçleri nasıl yöneteceğimiz sorusu gündeme geldi. Mevcut ERP sistemi ile devam etmeli miydik, yoksa yeni bir tane mi seçmeliydik? Bu aşamadan sonra piyasadaki ERP sistemlerini incelemeye başladık.”
Farklı ERP sistemleri hakkında araştırma yaptıklarını belirten Selçuk Salim Tonta, bu süreçte gerek çözüm ortağı firmaların tecrübesiz yaklaşımlarını gerekse yerelleştirme sorunları olan ürünlerin sıkıntılarını gördüklerini belirtiyor. Süreç analizi danışmanlığı almayı değerlendirdiklerini belirten Tonta, “Etkin ve deneyimli ekibimizin süreçlerimize fazlasıyla hakim olduğu konusunda geri dönüşler olunca, nasıl yalın yaklaşımla tekrar süreçlerimizi geliştirebilirize yoğunlaştık.” diyor. SAP kullanmaya karar vermelerini ise Tonta şu şekilde anlatıyor: “SAP bizi iki açıdan tatmin etti. Birincisi biz süreçlerimi yeniden yapılandırmak istiyorduk. SAP dışında incelediğimiz diğer yazılımlarda böyle bir süreç analizi danışmanlığı kısmı yoktu. Onlar doğrudan uygulama aşamasına geçiyorlardı. İkincisi, uluslararası düzeyde deneyimli ve geniş kadrolu çözüm ortaklarının olması. SAP danışmanlarıyla fabrikalarımızda gerçekleştirdiğimiz ön analizler sonucunda bizim için en iyi aracın SAP olacağına karar verdik.”
Yönetimden tam destek
Projenin başarısı için üst yönetimin ve tüm çalışanların desteğini aldıklarını belirten Tonta, proje kapsamında karşılaştıkları zorlukları da şöyle anlatıyor: “Projenin yürütülmesinde en zorlu kısım proje ekibinde yer alan kişilerin hem projedeki görevlerini hem de günlük operasyonel işlerini paralel yürütmedeki zorluktu. Ancak her iki görevi de başarı ile yürüttüler. Ayrıca değişik lokasyonlarda üretim faaliyetlerinin yürütmemizden kaynaklanan koordinasyon zorluklarının üstesinden gelmek için şirket merkez binamızda tüm proje ekibimizin çalışmalarını yürütebileceği bir proje ofisi oluşturuldu.”
Tonta projenin geri dönüş değerlendirmesine ilişkin yapacağı planlarını şu şekilde anlatıyor: “Optimize edilmiş iş süreçlerimiz ROI’i maximize edecektir. Yeniden tasarlanan iş süreçleri, yetki ve sorumlulukların netleştirilmesi, süreç hedeflerinin konması, değer üretmeyen süreçlerden kurtulma ile artan süreç verimliliği, sistem yetkinliğinin ve kapasitenin arttırılması, mobil uygulama alt yapısı ile tüm süreçlerimiz optimize edilmiş olacaktır. Ayrıca mrp nin etkin çalıştırılması ile elde edilecek zamanında tedarik ve zamanında üretim ile tüm seviyelerde stoklarımızı %25 oranında azaltılacaktır. Bunun yanında zamanında termin ile müşteri memnuniyeti maximize edilecektir.”
Değişimin iki fazı
Süreç analizleri ve ERP seçiminden sonra şimdi hızlı bir şekilde uygulama aşamasına geçildiğini belirten Selçuk Salim Tonta, bundan sonraki süreçleri şu şekilde anlatıyor: “Proje takibimizde iki aşama var. İlki birinci faz dediğimiz ana modüllerin yani MM, PP, SD, CO, FI, QM, HR, PS modüllerinin hayata geçirilmesi. Bu süreç 20 Mayıs’ta başladı ve şu anda test aşamasındayız. 1 Nisan’da canlıya geçeceğiz. İkinci fazda ise otomasyon projemiz var. Bunları canlıya geçtikten 2 ay sonra planlayacağız.”
Kurulum aşamalarından eğitim çalışmalarına da hız verdiklerini söyleyen Tonta şöyle anlatıyor: “60 kişilik bir ekibimiz var. Bu 60 kişilik ekip, kendi kadromuz. Ocak ayından itibaren, testlerden sonra fabrikalarımızda kurulumu tamamlayıp canlı eğitimini vermeye başladılar. Bu süreç içerisinde tüm çalışanlarımızın hazır olmalarını planlıyoruz..”
Üç katmanlı değişim
Sarten CIO’su Selçuk Salim Tonta, Sarten’in 2020 yılına hazırlık çalışmalarını üç katmanda özetliyor:
Altyapı
Projemizin sağlam temellere oturması, performansın artırılması için IT alt yapısı terfi edildi. Donanımda yıllardır çalıştığımız IBM tercihimiz oldu. Her üretim hattına bir terminal konularak üretim hatlarından zamanında ve doğru bilginin girilmesi sağlanarak doğru ve hızlı bilgiye ulaşılması hedeflendi.
Uygulama
İş süreçlerimiz gözden geçirildi ve varyant konfigürasyonu gibi üretimde verimliliğe destek olacak yeni uygulamalara karar verildi. Mevcut durumda tam net olmayan sorumluluk, görev ve yetkilere göre şekillendirilmiş mevcut ERP sistemimiz aksamalara sebep olmakta, yetkinliğini kaybetmekteydi. Veri toplanması (özellikle Üretim merkezlerinde) ve bunların değerlendirilmesi için yüksek bir iş gücüne ihtiyaç olurken, bu verilerin değerlendirilmesi ve karar sürecine katılması gecikmeli olmaktaydı.
İnsanlar sağlıklı bilgiye ulaşamadıkları için zamanlarının önemli bir bölümünü yürüyen işlerin manuel takibine ayırıyor ve asli görevlerinden uzaklaşıyorlardı. Bu duruma bağlı olarak süreçlerimizin yalın yaklaşım ile yeniden yapılandırılması ve bu süreçleri etkin olarak yönetebilecek bilgi yönetim sisteminin kurulması kaçınılmaz gördük. Hedefimiz Bilgi yönetim sistemlerinin etkin olarak kullanımının iş süreçlerimizin geliştirilmesinde katkıda bulunmasını sağlamaktır. İste bu sebeple başlattığımız Projemiz sayesinde iş süreçleri yeniden yapılandırılacak ve bilgi yönetim sistemlerimizin bu süreçleri kapsayacak ve yönetebilecek şekilde yeniden kurgulanması planlanmıştır.
İş zekâsı ve İnovasyon
Projemiz ile; sipariş yönetimi, MRP’nin etkin kullanımıyla malzeme ihtiyacının belirlenmesi, etkin bir satın alma yönetiminin sağlanarak zamanında hammaddenin tedarik edilmesi, üretim planlarının müşteri ihtiyaçlarını zamanın karşılayacak şekilde yapılması, kalitenin arttırılması, değişen pazar koşullarının yönetilerek rekabet avantajının sağlanması, maliyetlerin düşürülmesi, satış, sevkiyat planlarının detaylı bir şekilde yapılıp nakliye giderlerinin minimize edilmesi ve finansal işlem süreçlerinin verimli, etkin, hızlı, doğru ve sistematik bir biçimde yapılmasını sağlanırken müşteri memnuniyetinin maksimum seviyeye ulaşmasını hedefledik. Bu hedeflere bağlı olarak, projemizde veri toplama otomasyonu dahil edilerek iş gücü önemli ölçüde düşürülecek ve anlık olarak doğru veriye ulaşılması sağlanacaktır. Yine fabrika içeresindeki stok hareketlerinin RFID sistemleriyle bildirilmesi, hatayı ve is gücü kaybını engelleyecektir. Satış organizasyonunun faaliyetleri Mobil uygulamalar üzerinden yaparak müşteri ihtiyaçlarının sağlanma sürecinin kısaltılacaktır. Bu veriler yönetim raporlarında yalınlaştırma ve yatırım süreçlerinde kararların zamanında etkin olarak alınmasında ve şirket çalışanlarımızın ana işine odaklanmasına dolayısıyla daha verimli olmamıza yardımcı olacaktır. Projemizde operasyonel süreçlerin yanı sıra insan kaynakları ve performans yönetimi, bütçeleme, müşteri ilişkileri yönetimi ve ar-ge süreçleri de yer almaktadır.
SARTEN
Sarten, Metal ambalaj üretimine 20 Mart 1972 yılında Çorlu fabrikasında başlamış. Büyüyen Türkiye pazarında müşterilerinin ihtiyaçları karşılamak üzere Sarten yeni fabrikalar açmış. Büyüme stratejisi parelelinde Sarten bugün Silivri, Gebze , Karacabey, Gemlik ,Manisa, Ayvalık ve Adana yörelerinde toplam 12 fabrikaya sahip. Bu fabrika yatırımları, Sarten’in müşteri odaklı stratejisi paralelinde müşterilerin fabrikalarının yoğun olarak kümelendiği yerlerde yapılmış. Sarten’in ürün pörtföyünde metal ambalajlar, kavanoz kapakları ve plastik ürünler yer alıyor.
Sarten metal ambalajda konserve, yemeklik yağ, aerosol, zirai ilaç, madeni yağ, boya gibi farklı sektörlere üretim yapıyor. Plastik ambalajda PET, PE ve PP hammaddelerinden yapılan üretimler ile madeni yağ, zirai ilaç (COEX), boya, ketçap (COEX), süt ürünleri, temizlik malzemeleri ve kozmetik sektörlerine hizmet veriyor.
Sarten’in yurt dışında tamamı kendi sermayesi ile kurulan şirketleri bünyesinde iki ayrı fabrikası bulunuyor. Bu fabrikalardan ilki Sarten Bulgaria Ltd. bünyesinde yer alan Pleven’de kurulu metal kutu fabrikası, diğeride OOO Sarpak Rusya bünyesinde, Nevinominsk’te kurulu aerosol fabrikası. Sarten’in Romanyada ve Sırbistanda’da bu ülkelere ve komşu ülkelere pazarlama amacı ile kurulan iki ayrı firması bulunuyor.
Metal ve plastik ambalaj sektöründe pazar ve teknoloji lideri olan Sarten’in makine ve kalıp imalatı ile tüm fabrikaların teknolojik gelişmelerini sağlayan Ar-Ge Merkezi Silivri fabrikasında bulunuyor. Sarten, Türkiye ve yakın coğrafyası içinde; ambalaj sektöründe kaliteli ürün, iyi servis ve uygun fiyat özelliği ile müşterilerin öncelikli tercih ettiği lider bir kurum olma vizyonunu taşıyor.
