Çalıştığımız kurum için CIO olarak en önemli rollerimizden birisi de kurum için doğru teknolojileri seçmek, kurmak, geliştirmek ve gerektiğinde bakım desteği vermektir. Bu noktada da tüm bu süreçler için seçimi nasıl yapacağımız konusu önem arz ediyor. Hem kullanılacak ürünün/hizmetin hem de bu teknolojiyi ya da hizmeti satın alacağımız tedarikçinin seçimi, teknik ve detaylı bir süreç yönetimi becerisi gerektiriyor.
Öncelikle ürünün veya hizmetin seçiminden başlayacak olursak; buradaki en önemli nokta, kurumun gerçekten bu satın almaya ihtiyaç duyup duymadığının iyi analiz edilmesidir. Biz teknoloji severler yeni çıkmış bir teknolojiyi ya da ürünü hızlıca çalıştığımız kurumda konumlandırmak için oldukça yoğun heyecan duyarız. Bu istek bazen bizi gerçekten ihtiyaç duymadığımız ürünleri kurumumuzda konumlandırmaya, bunun için gereksiz kaynak kullanmaya itebilir. Lütfen bu isteğe sağduyu ile yaklaşıp “gerçekten ihtiyaç var mı?” sorusunu kendimize soralım.
Sanırım CIO yolculuğumda beni en zorlayan noktalardan birisi bu oldu diyebilirim. Benimle aynı heyecanı duymayan icra kurulu üyelerini gördükçe kendi kendime şu soruyu çokça sorduğumu hatırlıyorum: Böyle bir sistemi bir an önce devreye almayı nasıl istemezler, bu kadar sorgu, sual niye?
Şimdi geriye dönüp baktığımda, aslında oldukça haklı olduklarını görüyorum. İcra kurulunda oturan bir C-suit üyesinin asli sorumluluklarından birisi, teknolojinin gerisinde kalmamak olduğu kadar “gerçekten şimdi gerek var mı?” sorusunu da sormaktır. Lütfen oyuncaklarımızla, evlerimizde oynayalım.
Bir diğer önemli nokta ise satın alma kararı sonrası ürünün ya da hizmetin tedarik ve konumlandırılması sürecinin yürütülmesidir. Burada da en önemli nokta, satın alma sürecinin kim tarafından yürütüleceği hususudur. Tedariği IT mi yapmalı yoksa satın alma departmanı mı? Uzun yıllar bu ikilem arasında çok savaş verdim. İtiraf ediyorum; “IT satın alması IT tarafından yapılmalıdır” diye düşündüğüm dönemlerim çok oldu. Ancak iki noktayı kafamda netleştirince, aslında tüm diğer fonksiyonların ihtiyaçlarında olduğu gibi, IT alanındaki tedarikin de pek tabii satın alma departmanı tarafından yapılabileceğini anladım ve savaşı bıraktım.
Tedarikin IT tarafından yapılmasındaki argümanım “tedarik sürecindeki teknik analiz yapma becerisinin satın alma departmanında olmaması ve satın alma departmanının IT tedarikçilerini tanımaması üzerinde kuruluydu” ki bu noktalarda haklıydım. Bugün baktığınızda teknik yetkinlik bazen IT departmanındaki gruplar arasında dahi farklılaşıyor ve detaylı uzmanlık gerekiyor.
Dolayısıyla teknik analiz ile teklif alma sürecini birbirinden ayırmak ilk aşama oldu benim için. Tabii ki iyi bir ihtiyaç spesifikasyonu hazırlamak ve satın alma departmanını doğru şekilde yönlendirmek en önemli noktaların başında geliyor
Bir diğer nokta ise tedarikçi yönlendirmesi. Burada da IT departmanlarının satın alması yapılacak ürün ya da hizmetle ilgili tüm olası tedarikçileri satın alma departmanına iletmesi şart. “Ürün spesifikasyonunu biz yazdık, tedarikçi yönlendirmesini biz yaptık, satın alma ne iş yapacak?” diye sorduğunuzu duyar gibiyim. Haklısınız. Diğer fonksiyonların satın almasına kıyasla işin çoğunu biz yapıyoruz. Ancak en önemli ve kritik nokta şu ki böylelikle tedarikçi ile sadece teknik boyutta iletişimde kalabilme gücünü kazanıyoruz. Satın alma departmanı kurumun satın alma politikasına paralel olarak süreci yönetecek, belki bizim bilmediğimiz alternatif tedarikçiler bulacak ve görevlerin ayrılığı ilkesine uyumlu bir şekilde ürünü ya da hizmeti kuruma getirecektir.
Özellikle daha küçük ölçekli kurumlarda tüm sürecin IT tarafından yapıldığını biliyorum ama inanın her ne kadar başlarda zorlasa da bu tip bir görev dağılımını bir kez kurduktan sonra özellikle IT-tedarikçi arasındaki ilişkinin çok daha güçlü, sadece ürün/hizmet detayının konuşulduğu, çok daha net ve teknik bir seviyeye çıktığını göreceksiniz.
Kolaylıkla ve keyifle.
