8. Haftalık toplantılar düzenleyin. “Her bir ekip üyesinin bir veya iki dakika takıma geçen hafta ne yaptığını, gelecek haftaki planlarını ve karşılarına çıkan takımın yardımcı olabileceği engelleri anlattığı, kısa ama zorunlu toplantılar ayarlayın,” şeklinde konuşuyor hükümet kurumlarına ve kâr gütmeyen organizasyonlara yazılım ürünleriyle servisler sunan Sage Nonprofit Solutions’ın araştırma geliştirme başkan yardımcısı Grant M.
Howe. “Bu, takımda yer alan her bir birey için her hafta ilerleme kaydetme çerçevesinde zorunluluk yaratır.”
9. Değişimi yönetin. “Projeleri kontrol altında tutmak için değişimleri işin orijinal kapsamına uyumlu hale getirmek kritiktir,” diyor IT danışmanlık ve proje yönetim fi rması AppleTech Consultants baş danışmanı Jaimin Doshi.
“Zaman, maliyet ve gereklilik anlamında değişimlerin etkisini analiz etmek için değişim kontrol formlarını kullanmak önemli,” diyor Doshi. “Küçük olarak görülen değişiklikler de proje yöneticileri tarafından izlenmelidir çünkü söz konusu değişikliklerin uygulanması ve testi bazen uzun saatler gerektirebilir.”
10. Kapsam belirsizliğine karşı güçlü durun. “Belirsiz bir kapsam projelerin kontrolden çıkmasının en temel nedenidir,” diye konuşuyor Web siteleri, özel Web uygulamaları, yazılım ve IT yönetim sağlayıcısı Hyperion Works teknik direktörü Nick Coons. Bununla birlikte, “en başında zamanı işin temeli için harcamak ve kapsamı açıkça belirlemek projeyi rotasında tutmaya yardımcı olacaktır,” diyor Coons. Dahası, “müşteri beklendiği üzere kapsam dışı talepler yaptığı takdirde, onlara söz konusu taleplerini kendi kapsam ve maliyetine sahip olacak olan ‘2. Faz’a ekleyeceğinizi söylemekten çekinmeyin.”
11. Ekibin her üyesi için dönüm noktaları oluşturun; bunlar karşılandığında onları kutlayın. “Kendiniz ve ekibiniz için planlama aşamasında dönüm noktaları oluşturmak ilerleyişinizi takip etmenize yardımcı olacak ve aynı zamanda ulaştığınız her dönüm noktasında size bir başarma hissi verecektir,” şeklinde konuşuyor iş zekası, iş analitiği ve kurumsal çözüm sağlayıcısı Hexaware Technologies proje direktörü G. Karthik.
Ardından, “dönüm noktalarına ulaştığınızda, ekip üyelerini ödüllendirmek ve herkesin proje konusundaki heyecanını korumak için herkesi toplayarak eğlence tertip edin (mesela ofi ste bir dondurma partisi verin),” diyor firewall yönetim çözümleri sağlayıcısı Tufin Technologies baş güvenli mimarı Michael Hamelin. Coğrafi olarak yayılmış olan veya sanal olarak çalışan takımlar için, dönüm noktalarını küçük jestlerle hatırlatın; bu, kutlama e-postası gibi basit bir yöntemle olabilir.
12. Çevik metodolojisini dikkate alın. “Projeleri çevik metodolojisini takip ederek yönettiğimizde bunun bizim için daha iyi olduğunu gördük,” diyor CA- Technologies kıdemli mühendislik proje yöneticisi Andre Winter. “Bu metodoloji fi rmamızın çıkarlarına, değerlerine ve yeteneklerine sadık kalarak pazarın gereksinimlerine göre projelerimizi ayarlamamıza ve ekibimizin buna göre tepki vermesine imkan tanıyor.”
13. Zamanı takip edin. “Projenin temel bölümlerinin tamamlanmasından sorumlu anahtar personel tarafından harcanan zamanı takip edin,” tavsiyesinde bulunuyor Monmouth Telecom’un mühendislik başkan yardımcısı Ken Leland III. “Bu, size projenizin erken aşamalarında öngörülerinizdeki tutarsızlıklar konusunda uyaracak ve sonuçlarıyla uğraşmanız için daha fazla zaman kazandıracak,” diyor Leland. Dahili kaynaklar tarafından harcanan zamanı takip etmek için Leland toggl.com gibi bulut tabanlı servisleri öneriyor.
