IDC’nin yaptığı bir araştırmaya göre yazılım robotlarının katkısının önümüzdeki iki yıl içerisinde yüzde 50 artması bekleniyor. Biliyoruz ki, otomasyon, bugüne kadar özellikle ağır iş yüklerini üstleniyordu.
Son dönemde otomasyonu müşteri tatmini, çalışan üretkenliği gibi daha derin konularda da etkin rol oynarken görüyoruz. Bu gelişmelerin kalıcı bir çözüm olması için güçlü bir vizyon ile hazırlanmış bir otomasyon planının kullanılması çok önemlidir. Buna ek olarak bugün değer yaratan otomasyon çözümlerinin gelecekte işe yarayacağının garantisini kimse veremez.
Kesin olan şey otomasyonun kurumlar için stratejik açıdan çok önemli olduğu ve doğru bir bakış ve odaklanma ile otomasyon vizyonunu tamamlamak için daha çok yolumuz var.
İnsan etkisi
Finans sektörü içerisindeki bazı yaklaşımlar otomasyon çabalarını boşa çıkarabilir. Bu konuda herkesin dikkatli davranması gerekiyor. Gartner’ın yaptığı yeni bir araştırmaya göre finans departmanları finansal raporlama süreçlerinde en sıkıcı ve tekrarlayıcı işlerde bile otomasyonu tercih etmekte tereddüt yaşıyor. Gartner’a göre finans sektöründe çalışanların zamanlarının %30’u rahatlıkla otomasyona kaydırılabilir. 40 çalışan üzerinden yapacağımız bir hesap, bize yılda 25000 saat ve yaklaşık 1.2 milyon dolar gibi oldukça yüksek rakamları gösteriyor. Finans sektöründekilerin bu tutumunun altında özellikle raporlama süreçlerinde insan müdahalesinin gerektiği inancı yatıyor.
Gartner ise, finans sektörü ile aynı görüşte değil. Gartner’a göre günümüzde otomasyon, hiçbir aşamada insan hatasından daha yükse bir istatistiğe sahip olamaz. “Özellikle insanların gereksiz müdahaleleri otomasyonun yararlarının önündeki en büyük engeldir,” diyor Gartner’da finans çalışmaları yapan araştırma başkan yardımcısı Dennis Gannon.
Aynı şekilde ben de insan müdahalesinin gerekliliği konusunda Gartner’dakiler gibi düşünüyorum. BlackLine’ın kendi araştırması bizzat finans uzmanlarının kendi hazırladıkları raporların doğruluğu konusunda içlerinin tam rahat olmadığını ortaya koyuyor. Bu da özellikle veri bazlı karar verme aşamasında güven ve risk sorunlarını gündeme getiriyor.
İnsan hatası güven unsurunu ortadan kaldıracak en büyük etken. Bir diğer güven zedeleyici unsur ise kurumların otomatikleşmiş kontrol sistemleri olmadan iş yürütmeleri. Bu da teoride kontrolü sürekli olarak insana bıraktığı için gerekli güvenin oluşmasının önüne geçiyor.
Otomasyona geçiş
Gartner, insan gücüne gereğinden fazla dayalı şirketlerin “geçici süreliğine ikili sisteme” geçerek kabuklarını kırabileceğini ifade ediyor. “Bu sayede işin muhasebesini yönetenler geleneksel elle yöntemle otomasyon sistemini kıyaslayıp verimlilik ve doğruluk açısından geçerli veri elde etmiş olacaklar.” Bence de bu işe yarayabilir. Ancak aynı zamanda karşılaştırma amaçlı sistemler kurmadan önce otomasyona dair geniş ve güçlü bir vizyonun oturtulması, bu yönde bir stratejinin sahiplenilmesi gerekiyor. Otomasyon projeleri özellikle pürüz noktalarını ortadan kaldırıp müşteri memnuniyetini artırdığı içi geniş bir vizyonla start alır. Böylelikle maliyetler düşürülerek insan eliyle yapılan iş yükü yazılım botlarına dağıtılarak yeni bir denge sistemi oluşturulur. Bu esnada bir otomasyon stratejisi oluştururken işin her aşaması için düşünmeli ona göre otomasyonun ölçeği belirlenmelidir.
Gartner’ın da belirttiği gibi otomasyon geleneksel kalıpların dışında gelişiyor. Yine Gartner’ın tahminine göre geleceğin neredeyse tüm otomasyon müşterileri bilişim sektörünün dışındakilerden oluşacak. Özellikle yapay zeka destekli depolama (silo) konusunda büyük bir sıçrama yaşanacak.
Otomasyon genellikle küçük paketler halinde deneysel çalışmalarda kolaylıkla tercih edilir. Zira ölçeği büyütmek istediğinizde düzgün ve oturaklı bir stratejiye ihtiyaç duyarsınız. Ölçeklendirme için doğru başlangıç adımını bulmak sadece otomasyona has bir sorun değildir. Genel anlamda bulut ve yapay zeka teknolojilerini kullanan herkes benzer sorunları yaşadığı için genellikle bu alanlarda küçük ölçekle başlama ve işi parçalara bölme gibi bir alışkanlık söz konusudur.
Maliyet
Belirlenecek strateji aynı zamanda yatırımın neden yapıldığına dair soru işaretlerini ortadan kaldırmalı ve otomasyonun iş çapında kullanılması için herkesi ikna edebilmelidir. Her ne kadar cezbedici olsa da otomasyonu sadece daha az insan ile iş yapma olarak görenlerin elbette büyük resimde ve başarılı projelerde yeri olamaz. Finansal açıdan baktığımızda çalışanların sayısının azaltılması büyük oranda iş maliyeti ile ilgilidir. İnsan gücü yapay zekanın üstlenebileceği otomatik ve tekrar edici işleri yapmadığı zaman değer üretmekten geri durmaz tam tersine daha üretici olur.
Gartner’ın da Magic Quadran raporunda ifade ettiği gibi, “Otomasyonu kullanan kurumlar çalışanların maliyeti ile yapılan işlerin maliyetini birbirine karıştırmamalı. İddia edildiği gibi otomasyon nedeniyle eleman çıkarımını nadiren yaşayacağız. Çünkü bu kişiler değer yaratan çalışmalarda yer alacaklar.”
Otomasyonun en değerli kullanım alanlarından biri kurumsal açıdan istikrar ve bütünlük sağlamasıdır. İçeride oluşturacağınız huzur, sayılara da yansıyacaktır. Bu sayede karar alma çıtanızı yükseltebilirsiniz. Kısa dönemde maliyet hesabı yapmak yerine herkes otomasyonun uzun vadeli kazanım potansiyeline odaklanmalı.
