CIO’larla birlikte IT liderleri ve verimlilik uzmanları iş akışını geliştirmek ve IT ekiplerinizden en iyi şekilde yararlanmak konusundaki en iyi ipuçlarını paylaşıyor.
CIO’lar ve IT yöneticileri takımlarına daha verimli olmalarında nasıl yardımcı olabilir? İşte CIO’lar, IT yöneticileri, verimlilik ve liderlik uzmanları ile proje yöneticilerinden IT ekibinizden azami oranda faydalanmanız için en iyi 11 ipucu.
1) Hedefleri belirleyin ve “çevik” olun. “Hedeflerinizi belirlerken çevik olun” şeklinde konuşuyor proje yönetim danışmanlığı firması cPrime CEO’su Zubin Irani. “Ekibin hedeflerini çeyrek bazda belirlemesini sağlayın ve işi küçük parçalara bölün ki kendileri karar verip yönetebilsinler.”
2) Hedefleri, beklentileri ve rolleri en başından anlatın. “Ekibinize gerekli bilgiyi ve her bir proje, aktivite, görev vs. arkasındaki stratejik vizyonu sağlayın,” diyor güneş enerjisi finans sağlayıcısı OneRoof Energy’nin teknoloji ve kurumsal servisler başkan yardımcısı Hussein Yahfoufi. “Daha fazla arka plan ve bilgi sağlamak çalışanları sadece motive etmez aynı zamanda kendilerini birbirine daha bağlı hissederler.”
“Takımdaki her kişi amaçladıkları hedefin ne olduğunu ve yolculuğun sonunda başarının nasıl gözükeceğini bilmeli” diye ekliyor özel yazılım geliştirici Geneca danışmanlarından Tony McClain.
“Projede görev aldıkları rol konusunda ve takıma bitiş çizgisine ulaşmada nasıl yardımcı olacaklarına dair çok net olmalılar” diyor McClain ve ekliyor: “Takımdaki her bir üyenin neyin bir parçası olduklarını ve organizasyon içinde neden var olduklarını bilip anlamaları son derecede önemli.”
3) İşbirliği ve verimliliği destekleyen araçları ve altyapıyı sağlayın. “Bu temelde herhangi bir IT yöneticisi için başlıca kuraldır” diye konuşuyor Seattle Çocuk Hastanesi CIO’su Wes Wright. “En iyi ekip dahi sadece günlük olarak kullandıkları kaynakları ve sistemleri kadar etkindir” şeklinde konuşuyor. “Eğer IT ekibinizden en iyi sonucu almak istiyorsanız, uygun araçlara yatırım yapın. Çalışma saatlerini azaltacak ve ağ problemlerinin tespitinde kesinliği arttıracak oldukça güvenli ama aynı zamanda kullanıcı için sezgisel çözümler oluşturun.”
“Geliştirme ve IT ekiplerine görünürlük paylaşımı ve ölçütler sağlayan bir yapı geliştirin ki çalışır duruma geçtiğinde uygulamanın (veya projenin) durumu her iki ekip tarafından görülebilsin ve sorunlar daha hızlı giderilebilsin” diyor firmaların mobil ve Web uygulamalarını hızla geliştirip teslim etmesine yardımcı olan Zend CEO’su Andi Gutmans.
“Ofisler arası bir proje üzerinde çalışırken şubeler arasında iletişime imkan tanıyan teknoloji kaynaklarına sahip olmak şart” diyor HP LaserJet ve Kurumsal Çözümler pazarlama direktörü Aaron Weiss. “IT yöneticileri ve CIO’lar proje durum raporunu veya bilgi güncellemelerini kolayca paylaşabilmeli… ekiplerin durum dokümanına kolayca güncelleme sağlamasına izin veren bulut doküman yönetim sistemleri aracılığıyla.” diye ekliyor Weiss.
Buna ek olarak, “CIO’lar kullanıcıların çalışma dosyalarını senkronize etmelerine, ne zaman ve nerede olursa olsunlar herhangi bir cihazdan erişmelerine izin veren platformdan bağımsız bir çözüm geliştirerek organizasyonun verimliliğini arttırabilir,” diyor Dropbox’ın kurumsal strateji başkan yardımcısı Ross Piper.
4) İş akışını modernize edin – ve lüzumsuz görevleri azaltın. “Ekipler büyük şeyler teslim etmek ister ve bazen biz sadece engelleri kaldırmaya ihtiyaç duyarız,” diyor GE Capital’in CIO’su Charles Galda. “Teknolojinin nasıl daha iyi kullanılacağına dair basit ipuçları veren TAP (Verimliliği Hızlandıran Teknoloji) adında bir programımız var. Bu farklı zaman dilimlerinde global bir toplantı için en iyi zamanı bulmaktan tutun seyahat lojistiklerini Outlook’a kusursuz bir biçimde aktarmaya kadar yapabildiğimiz bir program” şeklinde konuşuyor.
Galda, “Yönetici onaylarını, uyarılarını vs kesintisiz olarak inceleyen bir başka girişimimiz var. Bu sayede artık onların ne zaman değer katmadıklarını ve devre dışı bırakılabileceklerini biliyoruz. Lüzumsuz adımları ortadan kaldırmak çalışanlara ileri yönlü bir ivme kazandırıyor ki bu da bizi müşterilere yanıt vermede daha hızlı ve daha çevik yapıyor.” diyor.
Ayrıca kendinize şunu sorun (ve departman yöneticileriniz de kendilerine sorsun): “Her form, rapor, durum güncellemesi, e-posta, hatırlatma ve toplantı gerçekten gerekli mi?” diyor özel yazılım geliştirme, IT danışmanlığı ve IT görevlendirme hizmetleri veren Innovator LLC kurucusu ve CEO’su Steven A. Lowe.
“Eğer tamamlanması gereken bir görev açık ve doğrudan hedefe katkıda bulunmuyorsa, basitleştirilebilir ya da iptal edilebilir olup olmadığına bakın” diyor Lowe ve ekliyor: “Ve “süreçlerin modernizasyonunda ve halen gerekli olan hangi görevlerin başkaları tarafından yapılabileceği konusunda ekip üyelerinden öneriler isteyin.”
5) Düzenli takım toplantıları yapın – ama aşırı toplantı tuzağından kaçının. “Bu departman vizyonunu ekiple paylaşmak ve herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için bir fırsat” diyor Halogen Software’in bilgi teknolojileri direktörü Mazin Abou-Seido. “Büyük resmi paylaşmanın (aylık ve çeyrek bazındaki toplantılarda) bütün takıma başarmaya çalıştığımız şeyin ne olduğuna dair daha iyi bir anlayış sağladığına şahit olduk. Ve bu herkesi ortak hedefleri başarmak için birlikte çalışma konusunda cesaretlendiriyor.” diyor Abou-Seido
Sadece aşırı toplantı tuzağına düşmemeye dikkat edin. Haftada bir ya da ayda bir olmak üzere düzenli takım veya departman toplantıları ayarlayın. Belirlenen gün ve saatin herkesin takvimine uyduğundan da emin olun.
6) Raporlamayı azaltın ve yakın kontrol yapmayın. “Akıllı, yetenekli insanları işe aldınız çünkü onlar bu işi yapabiliyorlar. Şimdi bırakın onlar işini yapsın,” diye konuşuyor Excella Consulting’in baş danışmanı Jonathan Bruskin. “Yakın kontrol ve yoğun denetleme yaratıcılığı ve morali öldürür. CIO’lar, idareciler ve proje yöneticileri ekiplerinin verimliliğini hedefleri anlatarak ve yönetimsel engelleri temizleyerek arttırabilir.” diye ekliyor Bruskin.
Aynı zamanda “yapmaları gereken raporlama miktarını azaltın ki işin tamamlanmasına odaklanabilsinler” önerisinde bulunuyor içerik altyapı yazılımı sağlayıcısı Metalogix ürün direktörü Christian Buckley. “Eğer günlerinin yüzde 10’undan fazlası raporlamaya gidiyorsa, bir şeyler temelden yanlış demektir” diyor Buckley. “Ölçütlerin optimizasyonunu korumak için sürekli olarak raporlamayı inceleyin ve iyileştirin.” diye ekliyor.
7) Gerçek zamanlı geri besleme sağlayın – hem olumlu hem olumsuz. “Başarılar için takımınızı hemen ve herkesin önünde takdir edin,” diyor liderlik gelişim ve eğitim sağlayıcısı Fierce CEO’su ve başkanı Halley Bock. “Diğer yandan gizli ve özellikle iyileştirme gereksinimi olan sorun ve alanlara çözüm bulun. Gerçek zamanlı performans geri beslemesi bireylere kendi işlerini sahiplenme gücü verir, güven inşa eder ve onların her zaman nerede duracaklarını bilmelerini sağlar.” diyor Bock.
8) Dikkat dağınıklığını önleyin. “Anlık mesajlaşmaların kapatıldığı, toplantıların yapılmadığı yerlerde departman genelinde çalışma zamanlarını bloke edin” diye konuşuyor Web tabanlı Gantt çizelge yazılımı sağlayıcısı TeamGantt kurucularından Nathan Gilmore. “İşin bölünmediği zamanlara sahip olmak ekibin verimliliğinin maksimize etmesini sağlayabilir.”
9) Bir performansa göre ödeme programı geliştirin. “Halogen’de çalışanlarımız her çeyrek daha büyük firma hedeflerine bağlı hedefler belirliyor” diyor Abou Seido. “Performansa göre ödeme programımızın bir parçası olarak, bireysel çalışan hedefleri bizim Management by Objectives (MBO) programımıza bağlı. Söz konusu program belirlenen hedefler başarıldığında her çeyrek ikramiye sunuyor” diye konuşuyor.
“Bireysel hedeflerin yanı sıra ekip üyeleri paylaşılan hedeflere de sahip olabilir. Bu da işbirliği ve takım çalışmasını cesaretlendiriyor. Çalışanlar hedeflerini belirlemek için yöneticileriyle çalışıyor ve bu itibarla hem sürece katılıyorlar hem de bunları başarmak için yüksek bir motivasyona sahip oluyorlar” diyor Abou Seido.
10) Gelişim fırsatları sunun. “Çalışanların işinde yükselmesi için yeni bir zorlu görevi üstlenmesi ya da artan bir sorumluluk fırsatı tanıyın” diyor Bock. “Bu yalnız bireyin gelişme fırsatından yararlanmasını sağlamaz aynı zamanda tüm takıma eğitim ve gelişim fırsatları olduğunu gösterir” diyor Bock ve şöyle devam ediyor: “Ayrıca bir lider olarak risk almaya istekli olduğunuzu ve çalışanların başarılı olmak için ellerinden gelenin en iyisini yapacaklarına güvendiğinizi gösterir.”
11) Onları aç bırakmayın. Google gibi firmaların ücretsiz yemek vermesinin bir nedeni var. “Takımınızın güzelce doyduğundan emin olun” şeklinde konuşuyor Seb tasarım ve iletişim araçları sağlayıcısı Groopt’un mutluluk öncüsü Ginyy Hunter.
“Biz bazen sadece bir atıştırma molasına ihtiyaç duyarız; bu ister bir meyve ister bir espresso olsun, gün boyunca devam edebilmemizi sağlaması için. Ve “sokağa çıkmak yerine ofis içinde bir şeyler yiyip içebilmek çok daha uygun (ve verimli).” diyor Hunter.
