IT sorumlulukları geliştikçe yöneticiler teknoloji çalışanlarının katkılarını ölçmek için daha iyi yollar arıyor.
Bu çeyrekte kaç satır kod yazdınız? En son projenizi teslim ederken kaç saat (veya gün ya da hafta) geciktiniz? Bütçenin altında mı kaldı yoksa aştı mı ve eğer öyleyse ne kadar? En son programınızı ne kadar hızlı teste hazır ettiniz? Uzun yıllardır bunlar performans incelemeleri gerçekleştirilirken IT çalışanlarının değerlendirildiği ölçütlerdi.
Bu günlerde IT yöneticileri daha az sayıda kod satırı yazmanın daha verimli olabileceğini kabul ediyor. Eğer bir projenin ilk seferde doğru yapılması anlamına geliyorsa zaman ve bütçe aşımı kabul edilebilir. Bir programı hızlı bir biçimde teste sokmak bir işin iyi yapıldığını işaret etmez. Dahası IT’nin servis sağlayıcılıktan bir iş ortaklığına geçişiyle birlikte yöneticiler işgüçlerinde farklı bir yetenek takımı arıyor.
“Bizim değerlendirdiğimiz şey servislerimizin yüksek performansı ve projelerimiz üzerindeki güçlü yürütme,” şeklinde konuşuyor kâr gözetmeyen bilim ve mühendislik organizasyonu The Mitre Corp. başkan yardımcısı ve CIO’su Joel Jacobs.
Jacobs’ın beklentileri net ve IT çalışanlarının da bu hedefler üzerine çalıştığından emin olmak istiyor. Ama nasıl: Bu nasıl belirlenecek? Teknoloji çalışanları tipik kurumsal IT departmanının konsantre olunmuş geliştirme odağını yansıtan dosdoğru, ölçülebilir ölçütler üzerinde değerlendirildiğinde günler kaybedilmişse; bu ölçütlerin yerini ne almalı? “Neyi ölçeceğimize karar vermek zorundayız ve bu sadece IT için değil organizasyonun tüm bölümleri için geçerli,” diyor Jacobs.
Mitre’nin çalışanlarını (IT’dekiler dahil) mevcut değerlendirme yönteminde revizyona gitmesinin bir parçası olarak, firma zamanındalık ve bütçe dahilinde olma gibi daha geleneksel ölçümlerin yanı sıra insanların ürettiklerinin etkisini değerlendiriyor. “Bizim ölçmeye çalıştığımız şey mevcut servisler ve yeni yetenekler için bizim planlarımız karşısında performansı ölçmek,” açıklamasını yapıyor Jacobs.
Aranıyor: Daha iyi IT değerlendirmesi
Endüstri boyunca Jacobs gibi yöneticiler gelişen sorumluluklar karşısında teknoloji çalışanlarının performansını en iyi nasıl ölçüp görüntüleyebilecekleri sorusuyla mücadele ediyor.
TEKsystems tarafından Ocak 2012’de 3,500 IT profesyoneli ve lideri arasında yapılan çalışmanın bulgularını dikkate alın. IT personel ve danışmanlık firması, her iki gruptaki katılımcıların sadece yarısının yöneticilerinin performans yönetiminde harika olduklarını söylediğini ortaya çıkardı.
“Performans yönetimi kesinlikle güç ve işte bu yüzden olmadığını görüyorsunuz,” şeklinde konuşuyor TEKsystems pazarlama direktörü Rachel Russell.
Ancak çalışanlarının değerini azami seviyeye çıkartmak isteyen herhangi bir organizasyon, değerlendirmelerin tamamlandığından emin olmak isteyecektir, diyor Russell. Değerlendirmenin önemli bir parçası olan performans yönetimi “temelde bir organizasyonun başarmaya çalıştığı şeyi başarmak için insanları kullanma şeklidir,” diye konuşuyor.
“Eğer belirli hedefleriniz varsa ve birçok firmanın yaptığı gibi bunlar hakkında resmi olarak yılda bir kez konuşuyorsanız, başarı için hazır olmayacaksınız,” diye açıklıyor Russell. “Onlar hakkında ne kadar çok konuşursanız, çalışanlarınız ve yöneticilerin içine daha fazla işler ve söz konusu hedefleri daha büyük olasılıkla başarırsınız.”
TEKsystems anketi sonuçlarına göre IT profesyonellerinin yüzde 83’ü resmi geribeslemenin başarılarında önemli ya da çok önemli olduğunu söylüyor. Çalışanların yarısı kadarı yılda bir veya iki kez resmi geribesleme aldıklarını söylerken, IT profesyonellerinin yüzde 37’si en az bir çeyrek bazında resmi geribesleme aldıklarını rapor ediyor.
Anket katılımcıları resmi olmayan geribeslemeye daha da fazla değer verdiklerini söylüyor; IT profesyonellerinin yüzde 93’ü düzenli, yüksek kalite gayrı resmi geribeslemenin başarıları için önemli olduğunu kabul ediyor.
Yine de IT profesyonellerinin yüzde 14’ü ve IT liderlerinin yüzde 12’si performans beklentilerden saptığında resmi olmayan geribesleme sağlandığını söylüyor. Dahası, IT profesyonellerinin yüzde 15’i ve IT liderlerinin yüzde 8’i resmi olmayan geri beslemenin hiç verilmediğini belirtiyor.
Ve gayrı resmi geribesleme verildiğinde, bu her zaman çok iyi değil; anket sonuçlarına göre IT profesyonellerinin sadece yüzde 43’ü ve IT liderlerinin yüzde 49’u gayrı resmi geribesleme kalitesini mükemmel veya çok iyi olarak derecelendirdi. IT profesyonellerinin yüzde 27’si kadarı ise geribesleme kalitesini zayıf veya çok zayıf olarak derecelendirdi.
“Çalışanlar resmi olmayan görüşmelere açlık duyduğundan organizasyonun sahip olduğu hedefler çalışanların zihninin en üstünde yer alıyor ve onları ne zaman karşıladıklarını, ne zaman karşılamadıklarını biliyorlar,” şeklinde konuşuyor Russell.
İşe katılan değeri incelemek
Süreç bu hedeflerin bilinmesi ve net bir biçimde belirtilmesiyle ve her bir IT çalışanının bunlara erişime nasıl yardım edeceğiyle başlamalı, diyor Ouellette & Associates Consulting Inc. başkanı Dan Roberts. Bu belirlenmiş hedefler ardından teknoloji çalışanlarını değerlendirmek için kullanılan ölçütleri şekillendirmeli, diye sürdürüyor konuşmasını.
“Yetenek takımları ve yeterlikler değiştiğinden bu yeni yeterliklerde nerede olduklarını görmek için insanlarımızı yeni yollardan değerlendirmeli, yeni taslaklar sağlamalıyız,” diyor Roberts. “Bunlar artık giderek daha fazla ilişkiler çerçevesinde, iş tarafından nasıl algılandığıyla ölçülüyor.”
Roberts’ın müşterilerinden bir tanesi, büyük bir ilaç firmasındaki IT departmanı, iş birimi memnuniyet seviyelerini dikkate alan bir rapor kartına sahip; ardından IT ekiplerinin belirlenen hedefleri sağlamada ne kadar iyi olduğunu değerlendirmek için bunları kullanıyor. “Ölçütler, üzerinde fazlaca durulan teknoloji ölçütlerinden ayrılıyor. Artık iş sonuçları ve organizasyona getirdiğiniz iş değeriyle ölçüm yapılıyor.”
Philips Healthcare CIO’su Stephen Olive, 500 kişilik IT departmanının kendisini stratejik bir partner gibi gördüğünü, dolayısıyla IT’nin işletme için yaptıkları ve sağladığı değerlere göre başarıyı değerlendirdiğini ifade ediyor. “Bu da sizi geleneksel performans programlarınızdan uzaklaştırıyor,” şeklinde konuşuyor.
Her ne kadar Olive çalışan performansı hakkında düşünürken halen maliyet ve takvimi dikkate alsa da, IT çalışanlarının bu standartları yakalayıp yakalayamadığı onların performans değerlendirmelerinin artık küçük bir bölümü. Diğer yöneticiler gibi o da şimdi daha özel etkenleri araştırıyor; takım çalışması, kooperatif davranış, iş hedeflerini anlama ve bunların nasıl başarılacağı gibi.
Olive, firmasındaki Salesforce.com konuşlandırmasına dikkat çekiyor; yakın zamanda 750 kullanıcı için faaliyete geçti. Bu IT projesinin başarısı yöneticiler ve kullanıcı testleri ile ölçülüyor; uygulama işlerini daha iyi veya daha verimli olarak yapmada onlara yardım ediyor mu? “Ve siz de bunu IT çalışanlarıyla paylaştığınızda onlar işletme üzerinde etki sağladığımızı biliyorlar.”
Her ne kadar Philips Healthcare resmi bir performans geliştirme sürecine (yıllık hedef belirleme oturumunu ve yöneticilerin çalışanlarıyla bir araya gelerek yazılı geribesleme sağladığı yıl ortası resmi incelemeyi içeren) sahip olmasa da firmanın devam eden, gayrı resmi performans inceleme mekanizmaları çoğunlukla Oliver’ın peşinde olduğu iş değerini yakalamaya yönelik.
Yöneticiler ilgili çalışanın performansı üzerinde geribesleme toplamak için IT çalışanlarını bireysel olarak kuşatan anahtar insanları, “değerlendirmecileri” kullanıyor. Ardından bu geribeslemeler kişinin güçlü ve zayıf yanlarını daha iyi değerlendirmek için kullanılabiliyor, açıklamasını yapıyor Philips’in enformasyon sistemleri kıdemli direktör Jean Scire. Projeye bağlı olarak bir çalışanın doğrudan yöneticisi, bir projeyi yöneten bir iş birimi meslektaşı veya iş birimi lideri değerlendirici olarak hizmet verebiliyor. Çalışanlar genellikle iki değerlendiriciye sahip ve onların yorumları resmi olarak belgeleniyor, şeklinde konuşuyor Scire.
Bu türden geribeslemeleri toplama frekansı değişiklik gösteriyor ama yöneticilerin bunu düzenli olarak yapması bekleniyor. Amaç yıl ortası veya yılsonu resmi toplantılar geldiğinde herhangi bir sürprize mahal vermemek.
Olive, bu değerlendirmelerin IT çalışanlarının değişen iş gereksinimlerine ayak uydurmak için geliştiklerini temin etmeye yardım ediyor.
Devam eden, gayrı resmi değerlendirmeler yöneticilerin beklenen performansı gösteremeyen üyeleri tespit edip yönlendirme yapmasına veya sahip oldukları güçlü yanlara daha uygun pozisyonlara göndermelerine imkan sağlıyor. Bu ayrıca yönetimin geribeslemeler ve resmi tanıma programları üzerinden olağanüstü işi fark etmelerini sağlıyor; moral için bunlar harika, diye konuşuyor Olive.
Hepsinin ötesinde süreç IT’nin işletmeye hizmet eden bir departman olmasını temin ediyor, diyor Olive.
“IT’nin iş tarafına çok daha güçlü bir biçimde uyum sağlamasını ve IT’nin gerçek bir stratejik ortak olmasını istiyoruz ki bu da sizin geleneksel IT’nizden farklı türde bir IT’yi gerektiriyor. Ben bunu dahili perspektiflerle değerlendirdiğiniz, maliyet ve zamana baktığınız proje merkezli olarak karakterize ediyorum,” diye konuşuyor Olive.
“İşletmeyle olan bu uyumla birlikte, performansı nasıl değerlendirdiğiniz tam olarak işletme için yaptığınız şey ve eklediğiniz değerle ilgili.”
Birlikte yürümek
CIO’lar ve IT yönetim danışmanları, performans görüntüleme ve değerlendirmeye yönelik bu gelişen yaklaşımın yöneticilerden çok fazla şey gerektirdiğini vurguluyor. Onlar çalışanlarla ve iş birimi emsalleriyle yeterince sık bir biçimde etkileşim kurmalı. Sistemler ne zaman arzu edilen gelişmeleri yapıyor, işbirlikleri olması gerektiği gibi ne zaman gerçekleşiyor, projeler beklenildiği üzere ne zaman ilerliyor ve ne zaman yürümüyorlar, bunu duyup görmek için yeterince açık olarak iletişim kurmalılar.
Bu da onlara zaman ayırarak başarılı olan bir iş hakkında konuşmak veya firmanın aylık IT tanıma programlarındaki mükemmellik için aday göstermek ya da dönüm noktasını kaçırmış bir çalışanla bunun nedenini bulmak için birebir çalışmak manasına geliyor, diye konuşuyor Scire. “Bu açık iletişimlere sahip olabilmeniz için çalışanlarınızı yeterince iyi tanımalısınız.”
Mitre CIO’su Jacobs onaylıyor. “Giderek artan bir biçimde yöneticilerimizi bir kontrol listesine uyumluluktan ziyade ‘anlamlı iletişim’ yönüne zorluyoruz,” şeklinde konuşuyor. “Ama bu bir görüşme dahi olsa, bu öyle çene çalmak değil. Bunun gerçekleştirmenin bir metodu var; firmamızın başarmaya çalıştığı şeye uyum sağlayan bir metot.”
Anahtar IT performans ölçütleri
Modern IT organizasyonu çalışanlarının işletme üzerindeki etkisine bakmalı ve buna göre değerlendirmeli, şeklinde konuşuyor TEKsystems Inc. pazarlama direktörü Rachel Russell.
Bunu gerçekleştirmek için IT departmanlarının Russell’ın bahsettiği şu soruları sorması gerekiyor:
• Bireylerin veya ekip çalışmasının sonuç hanesi üzerindeki etkisi ne? Gelir mi üretiyor, maliyet mi düşürüyor, veya her ikisini de mi?
• Çalışan veya ekip müşteri gereksinimlerini ne kadar iyi tatmin ediyor?
• Birey veya ekip operasyonel etkinlik ve verimlilik sağlıyor mu; ya da her ikisini?
• Birey veya ekip diğer çalışanlarla organizasyon içindeki kaynaklar üzerinde olumlu bir etkiye sahip mi?
İşe yarayan bir performans değerlendirme stratejisi geliştirmek için Russell IT yöneticilerinin şunları yapmasını tavsiye ediyor:
• Düşüncelerinizdeki harika performansı tanımlayan net beklentiler sunun, tüm beklentiler ölçülebilir olmasa dahi.
• Hem resmi hem de gayrı resmi olarak performans geribeslemesi için mekanizmalar belirleyip açıkça anlatın.
• Gecikmeden geribesleme verin. Harika performans anında takdiri hak eder ki çalışanlar daha fazlasını yapmak için cesaretlendirilir. Zayıf performans ise desteği ve tartışmaları garantilediğinden çalışanlar daha iyi olmak zorunda olduklarını bilir.
• Kesin ve direkt olun. Anlamsız analizler vermek yerine neyin iyi neyin kötü gittiğini örneklerle anlatın.
• Yapıcı olun. Russell’ın tavsiyesi: “Sadece, ‘Benim istediğim bu değildi,’ demenin ötesinde, ‘benim asıl yapmanı istediğim şey bu’ deyin.”
• Mümkün olduğunda geribeslemeyi yüz yüze yapın, diyor Russell. “Dolayısıyla ilişki inşa eden bir performans yönetimi görüşmesi yapabilirsiniz.”
Gayrı resmi geribeslemenin önemi
Sıradan, yüksek kalitede, gayrı resmi geribesleme sizin rolünüzdeki başarı için ne kadar önemli?
Çok önemli 49%
Önemli 44%
Nötr 6%
Önemsiz/çok önemsiz 1%
Kaynak: TEKsystems’ın 3,500 Kuzey Amerika’lı IT profesyonelleri anketi
