İsviçreli enerji firması ABB’nin CIO’su Andy Tidd, 125,000 çalışanını IBM Notes’tan Office 365’e geçiş kararı hakkındaki detayları anlattı.
Söz konusu geçiş IT liderlerine kurumsal araçların ölçeklenebilirliği ve inovasyonun çalışan verimliliğini nasıl teşvik edebileceği hakkında önemli derslerin altını çizdi.
Andy Tidd, çoğu teknoloji profesyonelinin hiçbir zaman üstesinden gelmek zorunda olmayacağı IT yükümlülüklerine sahip. İsviçre merkezli enerji ve otomasyon teknolojileri firması ABB’nin global CIO’su ve kıdemli başkan yardımcısı olarak Tidd düzenli olarak yaklaşık 100 ülkeye yayılmış 140,000’i aşkın çalışanı etkileyen kararlar veriyor.
Tidd bir yıldan biraz daha uzun bir süre önce 125,000 ABB çalışanını IBM Notes’dan Microsoft Office 365’e geçirerek kariyerinin en büyük teknoloji konuşlandırmalarından birini tamamladı. Emektar IT’ci daha önce de büyük IT projelerini idare etmişti fakat Office 365’e geçiş kariyeri boyunca en kısa zaman diliminde en fazla kullanıcıya dokunmuş oldu.
Firmanın global işler müdürü Carlo Spetter’a göre söz konusu geçiş Microsoft için de önemli bir kazanım; kendisi bunu “şu ana değin en büyük Office 365 konuşlandırması” olarak belirtiyor. Microsoft 100,000’den daha fazla çalışana sahip ne kadar ticari Office 365 müşterisi olduğunu elbette söylemeyecektir ancak Spetter’ın yorumu baz alındığında çok fazla olmasa gerek.
Tidd bu yolculuğa iki yıldan daha uzun bir süre önce başladı; en güncel verimlilik, iletişim ve işbirliği araçları ABB’nin kaçınılmaz olarak bir değişikliğe ihtiyacı olduğunu fark ettikten sonra. Geçişten evvel firma IBM Notes’un lokal olarak yönetilen bir versiyonunu kullanıyordu. Bunun yanında Cisco ve diğer firmalardan ses, görüntü ve ekran paylaşım araçlarının bir koleksiyonundan yararlanıyordu.
Kapsamlı değerlendirmelerin ardından Microsoft seçildi
ABB, dünyanın en büyük mühendislik firmalarından bir tanesi, çalışanlarını o zamanlar e-posta için basit bir mobil deneyimin daha ötesine geçirme konusunda fazlasıyla tutkuluydu. Tidd’in yönlendirmesiyle ABB sadece daha basit bir platforma geçmek istemiyordu aynı zamanda bu platformun çalışanların birbirleriyle bağlı kalmasını sağlamasını istiyordu.
Tidd’in açıklamalarına göre ABB resmi değerlendirme gerçekleştirmeden evvel çeşitli yerinde ve bulut tabanlı çözümleri araştırdı. “Mevcut olanlara ve servislerin nasıl geliştiğine baktığımızda, bunu şirket bünyesinde tutmak zorunda olmadığımızı hissettik.”
ABB’nin test ettiği tüm alanlardan Microsoft yüksek puanlar aldı ama Microsoft’un ABB işini alabileceği hiçbir zaman kati bir sonuç değildi. “Her şeyi bir araya getirdiğimizde gayet yakın bir karardı” diye konuşuyor Tidd. “Microsoft’la var olan ilişkilerimiz vardı ve hem fonksiyonellik hem de kurumsal seviyede (Microsoft’la) çalışma anlamında bunun daha uygun olduğunu hissettik.”
ABB’nin IBM Notes’tan Microsoft Office’e (çoğunlukla) sorunsuz geçişi
ABB araştırmaya başlamasından altı ay sonra projeyi tamamladı. Tidd’e göre haftada 5,000 çalışanı Office 365’e geçiren agresif bir planla. ABB çalışanlarının büyük çoğunluğu bir yıldan biraz daha uzun bir süreden beri Office 365’i kullanıyor ama Nisan 2013’te ilk duyurulduğundan şu ana değin Microsoft ve ABB projeyi tartışmadı. (Microsoft ve ABB projenin son halini görmek üzere yakın zamanda iletişime geçti.)
Tidd, “Olabildiğince çok insanı ticari servislerden işletmeyi destekleyebilecekleri alanlara çekmeyi çok istiyordum ve bunu gerçekleştirmek için bu iyi bir fırsat gibi göründü” diye konuşuyor. Tidd’e göre ABB ve Microsoft’un güçlü hazırlığının bir sonucu olarak migrasyon CIO’nun beklediğinden daha sorunsuz gerçekleşti.
Diğer taraftan verileri mevcut sistemlerinden Office 365 eşdeğerlerine aktarırken firma bazı engellerle karşılaşmış. Tid, verilerin Office 365’e taşınmasının zorlu bir iş olduğunu ancak güçlüklerin nihai amacı engelleyemediğini söylüyor; yani sonunda çalışanların daha etkin ve verimli çalışmasını sağlayacak yeni işbirliği ve iletişim araçlarından memnun olmalarını sağlama hedefini. “İlk günlerde insanların farklı kullanıcı arayüzleri ve farklı fonksiyon takımlarına alışmaları gibi birkaç şey vardı lakin ilerlememizdeki faydalar başlangıçta karşılaştığımız tüm sorunlardan çok daha ağır bastı” şeklinde konuşuyor Tidd.
“CIO’lar şunu bilmelidir ki bu çaptaki Office 365 konuşlandırma ve dönüşümleri sadece birebir teknoloji değişimleri değil, daha çok organizasyonları çapında temel bir kültürel değişimdir” diyor Spetter.
Benzer şekilde ABB’nin geçişten önceki ayrıntılı hazırlığı kritikti, diyor Tidd. Bu hazırlık çalışanlar için “kayda değer bir eğitim”e yol açtı; Microsoft’tan online oturumlar, çalışanların Office 365 özelliklerine alışması için tasarlanan yerel uygulama çalışmaları dahil. ABB aynı zamanda çalışanlardan gelen spesifik soruların yanıtlanması için Microsoft ile açık bir iletişim hattını da kurdu.
Projeye geri dönüp baktığında Tidd tüm teknoloji geçişlerinin kalp çarpıntısına neden olacağını varsaymamaları ya da bilinmeyenden korkmamaları konusunda IT’deki emsallerini cesaretlendiriyor. “Bu yola işbirliğini açıp daha iyi bir kullanıcı deneyimi sağlamak için girmiş olsak da, bizim kullanıcılarımız için ne kadar iyi olduğunu görmek hoş bir sürpriz oldu” şeklinde konuşuyor.
Office 365 çalışan bağlantılarının gücünü açığa çıkartıyor
Firmanın çalışanları artık emsalleri ve mesai arkadaşlarıyla daha anlamlı bağlantılar kurabiliyor ki bu “aşırı derecede önemli” diyor Tidd. Tidd’in açıklamalarına göre çalışanların emsallerini bulmasına, uygun olduklarında iletişim başlatmalarına imkan tanıyan Yammer, özellikle ABB çalışanları arasında oldukça popüler.
ABB mühendislik ekipleri bugün daha fazla işbirliği gerçekleştiriyor ve sıkça diğer ülkelerdeki emsallerinden tavsiye alıyor, diyor Tidd. Çalışanlar sanal ekipler oluşturarak belirli projeler ya da Ar&Ge görevleri üzerinde çalışabiliyor. Tidd’e göre mühendisler ve diğer teknik yetenekler de sıklıkla bu sanal ekiplere dahil oluyor.
“Bu epey genişletişmiş bir iş akışı; kesinlikle daha önce bu şekilde çalışamadığımızdan bizim için ileriye dönük büyük bir adım oldu” diyor Tidd ve ekliyor: “Daha önce tanıdığınız ve bağlantı kurabildiklerinizle sınırlıydınız ve birden bağlantının gücü başka bir seviyeye atladı.”
