Tüm denetleme süreci, iç uyumluluğa yardımcı olması açısından korunmuş oluyor. Hunter, “Sürekli olarak denetleniyoruz ve denetleme durumlarına karşı içimiz rahat. Çünkü hem para, hem iş, hem de işlevsellik açısından mükemmel bir çözüm ortaya koyuyoruz” diyor.
AİHM’in halka açın dokümanlarına, kamu bilgilendirme tabanından erişilebiliyor. AİHM tarafından yaratılan ve incelenen dokümanların uzun süre boyunca korunabilmesi için, dokümantasyon uzun süreli dijital koruma sağlayan PDF formatında yaratılıyor. Bu sayede AİHM dokümanlarına uzun yıllar erişilebilmesi ve dokümanların okunabilmesi mümkün kılınıyor.
OpenText eDOCS, aynı zamanda, kurum çapında bir bilgi arama becerisi sunuyor. Aslında yeni sistem olan HUDOC, kullanıcılara birçok özellik sunuyor ve bu özellikler arasında arama filtrelerini kullanarak bulunmak istenen yargı kararlarının detaylarına kolay bir şekilde ulaşabilmek var. Bu arama becerisi, site ziyaretçilerinin de doğru dokümana hızlı bir şekilde ulaşabilmelerini mümkün kılıyor.
Hunter bu konuda şu açıklamada bulunuyor: “Sistemleri, SharePoint arama motoru üzerinden metadata ve dokümanları yayınlayabileceğimiz yere yerleştiriyoruz. Bu hemen indeksleniyor ve veriler gazeteciler, akademi mensupları ve avukatlar için erişilebilir oluyor.” Hunter’ın bu konuda şöyle bir örneği de var: “Kadınların kürtaj haklarıyla ilgili İrlanda’ya karşı bir dava vardı. Davanın sonucunu Cuma günü sabah 11’de açıklayacağımızı duyurmuştuk. Dava kararının açıklanmasından bir dakika sonra AİHM kararı Irish Times web sitesinde, beş dakika sonrada BBC’de yer aldı.”
AİHM’de mektup yazma süresi hızlandı
Yeni çözümün kullanılmaya başlamasından sonra AİHM çalışanları, ilgilendikleri davalarla ilgili tüm dokümanları görebildikleri için kendilerine güvenebiliyorlar.
Yeni doküman yönetimi çözümünün AİHM’e önemli faydalardan biri de yazışma yaratılması ve saklanmasının kolaylığı oldu. Hunter, bu sistemden önce AİHM çalışanlarının, bir kişinin isim ve adresine bakmak için fiziki dava dosyaları içinde arama yapmak, eski bir mektuptaki bir bölümü bir Word dosyasına doğru detayları ile birlikte yazmak zorunda kaldıklarını anlatıyor. AİHM’de belli formatta yazışmalar bile yoktu ve bir mektubu yazmak bile 15 dakika alabiliyordu.
AİHM şu anda mahkemede yürütülen farklı yasal süreçlerin hepsi için 2 binden fazla mektup şablonuna sahip. Bir AİHM çalışanı mektup yazmak istediğinde ilgili mektuba, dava başvuru numarasını yazması yeterli oluyor. Yazılan dava başvuru numarasına göre mektup, ilgili dava detayları ile birlikte otomatik bir şekilde yaratılıyor.
AİHM artık mobil çözümler ve sosyal medyadan nasıl yararlanabileceğine bakıyor. HUDOC ile kullanıcılar kendi RSS beslemelerini yaratabiliyor ve bu linkleri Twitter üzerinden paylaşabiliyor. Hunter, “Kurumsal içerik yönetimi, büyük kurumlarda olduğu gibi bizim için de bir zorunluluk. Benim en sevdiğim tarafı, yönetilmesinin kolay olması. Çok ağır bir çözüm değil” diyor ve ekliyor: “Yazılım geliştirmeyle ilgili biz, oldukça kullanıcı odaklı olduğumuza inanıyoruz. Bir yazılımı kullanmaya başladığımız zaman, onu desteklemek zorunda kalmayı, ‘Anlamadım’ gibi sorunlara muhatap olmak istemiyoruz. Bu nedenle, kullanımı kolay çözümler sunmaya çalışıyoruz.”
33
