Şirketlerin cihazlarını kendilerinin aldığı bir modele göre BYOD’un az maliyetli olup olmaması bunu ne düzeyde uyguladıklarına ve fayda ve giderden ne anladıklarına bağlı.
Nancy Gohring
İşe kendi cihazını getir (BYOD), şirketlerde genel olarak kabul edilen bir pratik haline geldi. Gartner, 2017’de çalışanların yarısının iş için kendi cihazlarını kullanacaklarını söylüyor. BYOD’un işletmelere maliyet avantajı sağlayıp sağlamadığına yönelik farklı veriler ortaya koyan raporlar var. Örneğin, 2012 yılında Aberdeen Group tarafından yapılan bir araştırma, 1000 mobil cihaza sahip bir şirketin, BYOD’a, yönetimle ilgili ihtiyaçlardan dolayı her yıl ortalama 170 bin dolar daha fazla harcama yaptığını söylüyor. Diğer yandan BYOD programı uygulayarak tasarruf sağlayan VMware, Intel gibi birçok şirket var.
Sonuçta BYOD, mobil cihazlarını kendileri karşılayan şirketlerle karşılaştırıldığında daha az maliyetli mi, yoksa değil mi? Yanıt BYOD’u ne düzeyde uyguladığınıza ve fayda ve giderden ne anladığınıza bağlı. Aberdeen raporuyla ilgili ayrıca iyi bir haber de var. Çünkü şirketlerin geçen bu zaman zarfında BYOD’u daha verimli yönetmeyi öğrendiklerini söyleyebiliriz. Örneğin, şirketlerin BYOD için her ay çalışanlarına yaptıkları geri ödemelerin ortalaması düştü. Şirketler, ayrıca, geri ödemeler konusunda artık daha etkin hareket ediyorlar.
Geri ödemelerin yönetilmesi
Çalışanlara mobil cihazları için yapılan ödemeler, BYOD’da en çok sürpriz yaratan kısım. DataHive Consulting’in danışmanlardan Hyoun Park, “Gider yönetiminde çalışanlara yapılan geri ödemeler kara bir delik gibi. Çünkü BYOD geri ödemeleri, finansın ödeme kısmından IT’ye kadar birçok farklı departmana dokunuyor. Ancak bazı şirketler bu giderleri aşağı çekmenin yolunu bulabiliyor” diyor.
Buna örnek Delaware eyalet yönetimini vermek mümkün. Eyalet yönetiminde BYOD planına dahil olan çalışanlar, kablosuz servis için her ay 40 dolar ödeme alıyor. Bu ödemeyi alabilmek için yönetim gider formuna faturalarını girmek zorundalar. Delaware Eyalet Yönetimi COO’su Bill Hickox, “Bu raporların en az üç ayda bir doldurulmasını istiyoruz. Birçok kişi formu yılda bir doldurarak faturalarını şirkete beyan ediyor” diyor. Bu da eyalet yönetiminin, rapor işleme konusundaki giderlerini doğal olarak düşürüyor. Eyalet yönetiminde 600 kişi BYOD planına dahil.
Denizcilik, spor ve bilardo şirketleri bulunan Brunswick, çalışanlarına sunduğu geri ödeme modelini bir adım öteye taşıdı. BYOD planına dahil ettiği çalışanlarını, pozisyonlarına göre aylık 25 veya 50 dolar ödeme yapmak üzere ikiye ayırdı. Ayrıca geri ödeme için başvuran çalışanların seyahat ve diğer gereklilikleriyle ilgili soruları cevapladığı bir sistem kurdu. Bu sistem sayesinde IT, kimin BYOD planına dahil olması gerektiğiyle ilgili karar veren merci olmuyor. Verilen yanıtlara göre çalışanların yöneticileri bu konuda son karara sahip oluyor.
BYOD planına dahil olan çalışanlar ise ödemelerini yılın her çeyreğinde otomatik bir şekilde alıyor. Ödemelerin her ay yerine her üç ayda bir yapılıyor olması kontrolü de kolaylaştırıyor. Brunswick’te bu şekilde BYOD ödemesi alan 1400 kişi bulunuyor. Brunswick’in Kurumsal Ağ Servisleri Direktörü Mike Tegtmeyer, çalışanlara verilen cep telefonu aylık maliyetinin BYOD sayesinde 140 bin dolardan 80 bin dolara düştüğünü söylüyor. Bunun içinde, yapılan geri ödemeler ve bazı aylık servisler için yapılan ödemeler de yer alıyor.
Brunswick’te BYOD ile doğan fazla ek maliyet yok. Şirket, kendisi tarafından verilen cihazları kontrol etmek için AirWatch’ı kullanıyor. Şirkette bu cihazlara sahip yaklaşık 200 kişi bulunuyor. Bunun dışında BYOD planına dahil olan çalışanların cihaz güvenliğini sağlamak için de cihazlara Lotus Notes Traveler güvenlik uygulaması yükleniyor. Tegtmeyer, BYOD cihazları için de AirWatch’ı kullanmaya başlayabileceklerini söylüyor.
Merkezden yönetilen BYOD
Intel ise BYOD konusunda Brunswick ve Delaware eyaletinden tamamen farklı bir yol izledi. Intel Müşteri Servislerinden Sorumlu IT Yöneticisi Lisa Spelman, “Mümkün olduğunca gider raporlamalarından kaçındık. Çünkü hem can sıkıcı bir süreç, hem de oldukça maliyetli” diyor.
Intel gider pusulası sistemi yerine, BYOD uygulamasında, mobil hizmet sağlayıcısı ile işbirliğine gitmiş. Bu sisteme göre çalışan, hizmeti mobil sağlayıcıdan sağlıyor ve Intel ödemelerini direkt olarak mobil sağlayıcıya yapıyor. Faturalar üzerindeki kontrol ise yönetici sorumluluğunda oluyor. Yönetici, çalışanlarını, giderlerine dikkat etmeleri konusunda uyarabiliyor. Spelman, “Minimum giderlerle mali sorumluluğunu artırmaya çalışıyoruz” diyor.
Bu yaklaşımın Intel’e bir diğer faydası ise ödemelerini direkt operatörlerin kendilerine yapmasından dolayı, daha fazla pazarlık gücüne sahip olabilmesi. Birçok şirket BYOD sistemine geçtiğinde masraflarının arttığını görüyor, çünkü çalışanların kendilerine giderlerini geri ödemeye çalışıyor. Bu da şirketin kendi anlaşmalarını yaptığı ve pazarlık gücüne sahip olabildiği sistemden daha uzak bir model.
Intel bu model ile maliyetlerinde düşüş sağlasa da Spelman BYOD’a giderlerini kısmak için geçmediklerini söylüyor. “BYOD, tasarruf amaçlı baktığımız bir sistem değil. Üretkenliği artırmak için baktığımız bir sistem.”
