Sıkıcı bir ERP uygulamasının bilindik tüketici uygulamalarını örnek alarak çehresi değişebilir mi?
ERP yazılımı önemli hizmetleri farklı kullanıcılara sunan özellikleriyle ön plana çıkan bir yazılımdır. Finans departmanı raporlar ve yasal mevzuattaki uyumlulukları denetlerken ERP altyapısına güvenir. Pazarlama ve satış personelleri raporlardan ve ERP tarafından tutulan kayıtlardan hareketle yapılan performans ölçümlerine başvurarak müşterilere hizmet verir. Tedarik ağı konusunda çalışan profesyoneller gönderim ve müşteri hizmetleri alanındaki ihtiyaçlarını karşılamak için ERP çözümünü kullanır. Kısacası bir organizasyon için en temel ve kritik konular ERP altyapısına bağlıdır. Dolayısıyla yüzlerce hatta binlerce aktif kullanıcının yer aldığı ERP ekosisteminde üretkenlik ve kullanıcı deneyimi konusunda yapılacak iyileştirme ile önemli düzeyde zaman kazanabilir.
Maalesef, ERP uygulamaları kullanıcı deneyimi bakımından tüketici uygulamalarının bir hayli gerisinde olan uygulamalarda. Kullanıcı ihtiyaçları ve beklentileri konusunda pazar ve pazarlama kaygısının olmaması, ortaya koyulan ilk yaklaşımlarda ERP altyapılarının kullanıcı deneyiminin göz ardı edilip altyapı oluşturularak dağıtımın gerçekleştirildiği ve kullanıldığı altyapılar olarak ön plana çıkmıştır. Fakat ilk örneklerde baskın şekilde görülen bu yaklaşımın geçerliliğini yitirdiğini söylemek mümkün. Nitekim, şirketler için yetersiz veya verimsiz kullanıcı adaptasyonunun şirketlerin ERP potansiyelini tam olarak kullanamamasına neden olduğu bilinen bir gerçek. Ortaya çıkan yeni yaklaşım ve farkındalık nedeniyle ERP uzmanları ve sağlayıcılar yeni ihtiyaçlara karşılık verebilecek farklı geliştirmeleri pazara sunmaya hazırlanıyor.
ERP üretkenliğini ve verimliliğini geliştirmek
Oracle ürünlerine yönelik ERP deneyimiyle Deloitte Consulting şirketinin önemli çalışanlarından olan Pavel Krumkachev, ERP sağlayıcılarının geçtiğimiz iki yıl içerisinde kullanıcı ara yüzü oluşturulması bakımından önemli bir aşama kaydettiğine dikkat çekenlerin başında geliyor. Özellikle bulut ERP ürünlerinin daha iyi kullanıcı deneyimi sunma konusunda aşama kaydettiğini belirten Krumkachev, geliştirme ve özelleştirme anlamında iPhone, Android mobil cihazları ve giyilebilir teknoloji ürünlerine yönelik beklentilerin ön plana çıktığını söylüyor.
Krumkachev, mobil ERP konusunda bir sonraki trendin güçlü mobil ara yüzler sağlanması olduğunu belirtiyor. Mobil cihazlara yönelik sunulan ilk ERP çözümlerinin veri görüntülemeye odaklandığını hatırlatan Krumkachev, mobil cihazlar üzerinden eylemlerin tamamlanmasına izin verildiği altyapılar geliştirilen şimdiki süreci şu örnekle ifade ediyor: “Şu anda sunulan altyapıyı kullanarak gezi masraflarıyla ilgili bir makbuzu henüz uçuş için beklerken gönderebilmem mümkün.”
ERP kullanıcı ara yüzünün geliştirilmesi kurumsal anlamda önemli bir konu olma niteliği taşıyor. Daha fazla üretkenlik, üst düzey kullanıcı bağlılığı sağlanan faydalardan en önemli olarak ön plana çıkarken, yapılacak kullanıcı ara yüzü iyileştirmeleriyle günlerce süren süreçleri veya işlem sürelerini dakikalara hatta saniyelere düşürebilmesi mümkün. Hizmet ve destek birimleri için üretkenlikle ilgili artış önemli faydalar sağlayabilecek konular arasında yer alıyor.
Denetim, vergi ve diğer servisler konusunda danışmanlık hizmeti veren küresel danışmanlık şirketi RSM LLP’nin üst düzey çalışanlarından olan Bjorn Hill, iyileştirme çalışmalarının başlangıç aşamasında ERP faaliyetlerinde yüzde 20-30 oranında verimlilik artışı sağlanabilmesinin mümkün olduğunu söylüyor. Varsayılan tasarım ve form yapısı konusunda alanlarda uygun verilerin görüntülenememesi gibi pek çok şikayet duyduklarını belirten Hill, formlardaki veri alanlarının daha sade hale getirilmesinin çalışan üretkenliğini arttırmanın en önemli yöntemi olduğuna dikkat çekiyor.
Hill, bu tür özelliklerin ERP altyapısına kazandırılmasının birkaç yıl sürecek IT projeleri gerektirmediğinin altını çizerek pek çok IT organizasyonunun kendi dahilinde değiştirmeye ilgi duymadığı uygulamalara sahip olduğunu belirtiyor. Krumkachev, ara yüz konusunda yapılacak iyileştirmelerde altyapıyı değiştirmeden daha iyi kullanıcı deneyimi sunabilecek ara yüz ürünlerinin bulunuyor olmasının önemli bir avantaj olduğunu söylüyor. Bu sayede ERP kullanıcı ara yüzü geliştirilmesinin yönetim kullanıcıları için pano yazılımı geliştirilmesi kadar kolay olması söz konusu iken, daha iyi kullanıcı deneyimi sunulmasında en temel nokta teknolojinin ötesinde kullanıcıların beklentilerine odaklanıyor olmak.
Sage Software daha iyi ERP kullanıcı deneyimini nasıl sunuyor
Ürün tasarımından ve deneyiminden sorumlu başkan yardımcısı Jeff Clark, aralarında ERP yazılımının bulunduğu bazı yazılım ürünleri sunan Sage Software olarak ERP geliştirme sürecinde fatura oluşturma ve sipariş teslimatı gibi eylemlerin iş akışlarını anlamak için 50 civarında müşteri ile görüştüklerini söylüyor. Yapılan görüşmelerde ERP kullanıcı deneyimini geliştirmek adına diğer kanallardan elde edilen verilerde çok daha iyi sonuçlar alınmış olması önemli bir detay olma niteliği taşıyor. Clark’a göre görevlerdeki karmaşıklığın azaltılması kurumsal uygulama kullanıcılarının deneyimini geliştirmek için yapılabilecek hamlelerin başında geliyor.
Sage için yeni özelliklerin sağlanması ve diğer ürünlerle entegrasyon sağlanması en önemli öncelikler arasında yer alıyor. 2015 yılında Salesforce ile bir ortaklık duyurduklarını söyleyen Clark, kurdukları ortaklıkla Salesforce özelliklerini doğrudan ürünlerine uyarlayacaklarını belirtiyor. Müşteri ilişkileri yönetimi konusundaki işlevleri ERP altyapısına dahil etmek verimliliğin arttırılması ve iş sürecindeki görevlerin tamamlanması için farklı uygulamalar arasında daha az geçişe ihtiyaç duyulması bakımından yapılabilecek iyileştirmeler arasında yer alıyor. Sage, farklı işlemlerin ERP altyapısında birleştirilmesi adına önümüzdeki süreçte ödeme işlemleriyle ilgili özellikleri kendi ürünlerine dahil etmeyi planlıyor.
Başarılı tüketici uygulamalarından ve yazılımlarından ders çıkarmak
Kullanıcı deneyiminin geliştirilmesi söz konusu olduğunda Amerika’yı yeniden keşfetmenin anlamı olmadığı aşikar. Nitekim, tüketici uygulamaları ve yazılımları kurumsal altyapınız için farklı öneriler sunabilirler. Krumkachev, ERP altyapısına yönelik dersler çıkarma konusunda Uber ve diğer yazılımların kendilerine ilham kaynağı olduğunu belirtiyor. Tüketici uygulamalarında kullanıcı deneyiminin daha basit ve yenilikçi olması, eğitim ile ilgili gereksinimlere ihtiyaç duyulmaması, güncelleme ihtiyacı doğuracak şekilde çok uzun süre kullanımının zorluğu yeni ufuklar için çıkış noktası olma niteliği taşıyor.
Clark, kullanıcı ara yüzü ve deneyim fikirleri bakımından sürekli olarak Google, Apple ve Microsoft gibi teknoloji şirketlerini takip ettiklerini söylüyor ve ekliyor: “AirBnB ve Uber kullanıcı ara yüzü bakımından oldukça iyi sonuçlar veriyor. Bu uygulamaları kullanmak oldukça kolay. Üstelik bu uygulamaları kullanarak ortak çalışma konusundaki özellikleri daha net bir şekilde ortaya koyabilmek mümkün.”
Daha iyi kurumsal uygulama oluşturma adına kullanıcı ara yüzü ile ilgili iyileştirmeler yapmak üretkenlik artışı sağlamanın ötesinde bir konudur. Kullanıcılar uygulama üzerinden gerçekleştirdikleri işlemlerde herhangi bir problem yaşaması adına süreçlerin yönetilmesinde uygulama dışında çözümlere başvurabilirler. Raporlama, takip ve yönetim konusunda süreçlerin tamamlanması adına telefon görüşmelerinin yapılması veya e-posta yazışmalarının gerçekleştirilmesi söz konusu olabilir.
ERP konusundaki gelişmelerin ilk adımı: kullanıcılar anlamak
ERP ara yüzünü geliştirirken değerlendirebileceğiniz pek çok seçenek bulunmasına karşın işe nereden başlayacağınızı bilmek oldukça zordur. Mevcut uygulama ve aşamaların ne şekilde kullanıldığını belirlemek adına çalışanları dinlemek iyileştirme çalışmalarına başlayabileceğiniz en iyi noktadır. Beşeri faktör ve kullanıcı ara yüzü tasarımı konusunda doktora yapan ve Fortune 500’deki farklı şirketlerle çalışan Craig Rosenberg, kurumsal yazılım kullanımının geliştirilmesi adına kavramsal izleme tekniğinin kullanılmasını tavsiye ediyor.
Rosenberg’e göre kavramsal izleme tekniğinin kullanılması sayesinde yazılım uzmanlarının ve son kullanıcıların bir araya getirilebilmesi mümkün. Bu aşamadan sonra on ile yirmi farklı görevin son kullanıcılara tamamlatılarak yapılanların izlenmesiyle hangi iyileştirmelere ihtiyaç duyulduğunun belirlenmesi en önemli seçenek olarak ön plana çıkıyor. Örneğin, kullanıcılardan herhangi birisinin kullandığı ekranda sipariş bilgilerini görmek isteyebileceğini belirtmesi o ekranda yapılabilecek muhtemel bir iyileştirmenin başlangıcı olabilir.
İş akışı deneyiminin kavranması, IT uzmanlarının ve geliştiricilerin daha iyi ERP altyapısı oluşturmasının kapılarını aralayan en önemli etkendir. İyileştirmelerde formların geliştirilmesi, aşamaların azaltılması veya farklı araçlarla daha iyi entegrasyonun sağlanması gibi detaylar söz konusu olabilir.
