Gölge IT operasyonlarında servis seviyesi anlaşması oluşturulmasında göz ardı edilmemesi gereken dört nokta…
Gölge IT’nin getirdiği risk ve maliyetler her zaman IT organizasyonları için önemli olmuştur. Şu ana kadarki süreçte değişen kurumsal ihtiyaçların hızlı bir şekilde karşılanabilmesi için IT hizmetlerinin sunulabiliyor olması önemli konuların başında geliyordu. Ancak içerisinde bulunduğumuz zaman diliminde kurumsal alan dışındaki IT niteliklerinin IT liderlerinin öngördüğünden çok daha hızlı şekilde yayıldığını söylemek mümkün. Cisco tarafından 2015 yılında yayınlanan raporda kurumsal alanda yetkilendirilmemiş bulut uygulaması kullanımının CIO’ların tahmininden 10 ile 15 kat fazla olduğunun belirtilmesi bu konuda gelinen noktanın öngörülemeyen bir noktaya ulaştığını ortaya koyuyor.
IT liderlerinin uyum problemi, uygun olmayan IT stratejisi, entegrasyon ve standartlaşma eksikleri, sanal risk, bütünleşik IT sağlayıcısı yönetimi gibi uygulama esnasında tespit edilen eksiklere rağmen gölge IT operasyonlarını tamamen önlemeye çalışmak yerine, yapılacak satın almalarla teknolojiye daha çok odaklanılan altyapı oluşturulması, tepkisellik, hız ve çeviklik gibi faydalara yönelik yaklaşımlar ortaya koyabileceğini söylemek mümkün.
Pace Harmon şirketinin kurumsal dönüşüm ve dış kaynak danışmanlığı departmanından sorumlu yönetici direktörü Craig Wright, IT işlevinin maliyetin ötesinde değer sağlayan bir unsur olarak görüldüğü durumlarda kurumsal tüketicilerin beğenisini kazanan dağıtım modellerini yok saymanın veya tamamen ortadan kaldırmanın doğru bir yaklaşım olmadığını belirtiyor.
IT departmanının gölge IT hizmet ve çözümlerini kullanmasının önemine dikkat çeken Wright, bu kapsamda ortaya çıkabilecek risklere karşı dağıtım kapsamında belirlenecek standartlarla tedbir alınabileceğini ifade ediyor. Wright, gölge IT’nin sağladığı özellik ve hizmetlerin doğru anlaşılarak belgelendirilmesinin ardından organizasyonlardaki çekirdek IT ve gölge IT işlevlerinin etkin bir şekilde kontrol edebileceğini dile getiriyor. Wright’a göre söz konusu uygulama, insan kaynakları veya muhasebe gibi departmanlar tarafından kullanılan hizmetlerdeki noktadan noktaya süreç optimizasyonuna benzer bir altyapı oluşturmadaki nitelikleri taşıyor. Yol haritasının belirlenmesi, kritik noktaların tanımlanması, süreç dinamiklerine odaklanılması ve kalitenin tekrar edilebilirliğinin sağlanması halinde gölge IT daha kolay yönetilebilir.
Hizmet Seviyesi Anlaşması IT departmanları tarafından gölge IT hizmetlerini ve operasyonlarını yönetirken uygulanan en önemli yöntemlerden birisi olarak ön plana çıkıyor. Üzerinde çalışılması durumunda IT organizasyonlarının IT organizasyonu dışından sağlanan teknoloji hizmetleri için servis seviyesi anlaşması oluşturmaya yönelik adımlar atarak hizmet performansının ölçümünü ve raporlamasını gerçekleştirebilirler. İşte size gölge IT operasyonlarında servis seviyesi anlaşması oluşturulmasında göz ardı edilmemesi gereken dört nokta.
1. Gölge IT konusunda resmi bir sağlayıcıya ve IT yetkilerine uygun kapsamlara başvurun
Wright, ölçülmeyen bir şeye hükmedilebilmesinin oldukça güç olduğuna dikkat çekerek IT departmanının ilk olarak nitelik, nicelik ve gölge IT özellikleriyle ilgili değerlendirmeler yapmaya odaklanarak yapılacak çalışmaların gerçek ve eksiksiz maliyetinin kavraması gerektiğini dile getiriyor.
2. Gölge IT’yi belirli bir eylem, etkinlik, problem ve talep yönetimi kapsamında tutun
Bir sonraki aşamada IT organizasyonunun gölge IT ile ilgili detayları ve talepleri IT servis yönetimi sistemine dahil etmesi, olaylar ve talepler konusunda performans ve entegrasyon konusunda minimum standartları karşılanmasını sağlaması önem taşıyor. Wright, bu aşamayı tamamlamanın gölge IT’nin problem yönetimindeki pozisyonunu desteklemede önemli imkânlar sağlayacağını ifade ediyor.
3. Gölge IT için servis düzeyi anlaşmaları ve operasyon düzeyi anlaşmaları oluşturun
IT dışından dağıtımı gerçekleştirilen operasyonlara yönelik olarak operasyon seviyesi standartlar dâhil olmak üzere özel servis seviyesi anlaşmaları oluşturmak IT departmanının eksiksiz uyum ve ürün yönetim prosedürleri gibi detaylara daha iyi odaklanmasını sağlar. Wright, dış işlev (mümkünse kapsam) konusundaki eylemlerde sağlayıcıların servis düzeyi anlaşmaları ile uyumlu olabilecek şekilde desteklenmesi tavsiyesinde bulunuyor. Servis düzeyi anlaşmalarının devredilemeyen sorumluluklar getirdiğini ve organizasyon hedeflerini desteklediğine dikkat çeken Wright, operasyon düzeyindeki anlaşmaların hem gölge hem de çekirdek IT için servis düzeyi anlaşmalarından gerekli ürünlere doğru etkin bir köprü niteliği taşıdığını söylüyor.
4. Gölge IT performansını tüm göstergelere ve puanlamalara dâhil ederek IT performans raporlamaya odaklanın
Gölge IT’nin IT tarafından sağlanan hizmet ve sistemlerle birlikte daha fazla boy göstermesi ve her hizmetin mümkün olan en iyi kurumsal değeri sağlayacak nitelikleri taşır hale gelmesiyle IT hizmetlerinin zaman geçtikte daha şeffaf hale gelmesi geleceğini, sağlanan şeffaflıkla birlikte performans raporlamasında kat edilmesi gereken önemli bir süreç olduğunu söylemek mümkün. Yönetim göstergeleri üzerinden hem çekirdek hem de gölge IT için görünebilirliği sağlamak ve sonuçların bir süreliğine yayınlamak IT’nin kurumsal altyapının tamamına sunduğu katkının daha iyi algılanmasını sağlar.
