İşinizle ilgili “ önce dijital ” yaklaşımını benimsemeniz, işbirliğini geliştirerek çalışma ortamında verimliliği artıracaktır. Bunun için verilerinizi dijitale taşımanız önemli.
Paul Mah
İlk zamanlar bir pazarlama sloganı gibi duran, tarif etmesi zor kağıtsız ofis konsepti, önümüzdeki dönemde beklenmeyen bir gelişme olmaması halinde artık tam olarak şekillenebilir. Eski süreçlerle ilgilenmek zorunda kalmayan daha fazla sayıda küçük ölçekli işletme ve girişim, BYOD uygulamaları ve bulut servisleri denizine daha fazla aşina olarak, tamamen dijitale dönüşen ekosistemlerinde kağıt çıktı almaktan sessiz sedasız bir şekilde vazgeçiyor.
Ekoloji ve “yeşil” olma endişelerinin yanında, işbirliği ve üretken olma isteğinin de dijital ofis konseptinde güdüleyici unsurlar arasında yer alıyor olması sürpriz değil.
Dijitale yönelmenin avantajlarına ve çalışanların daha fazla işbirliği, işleri daha hızlı tamamlama ve daha verimli çalışma için “önce-dijital” anlayışını nasıl benimseyebileceklerine baktık.
Neden dijital?
Kağıttan vazgeçmenin birinci avantajı -ve belki de en önemlisi- şirketlere kolaylık sağlıyor olması. Dijital veri, içeriğinde büyük ölçüde arama yapılabilir ve kolay bir şekilde taşınabilir olma özelliğindedir. Bulut servislerinin bugün ulaştığı gelişmişlik düzeyi de bilgiyi online olarak saklayabileceğiniz ve bu bilgilere her yerden ve her cihazdan erişebileceğiniz anlamına geliyor.
Dijital dokümanlar veri yedekleme için de oldukça uygundur. Her ne kadar veriyi kullanabilmek için donanımlarınızda bir takım ayarlamalar yapmanız gerekebiliyor olsa da, belgelerin veya faturaların fotokopisini almaktansa dijital veri üzerinde çalışmak çok daha kolay.
Sayısı giderek artan bulut depolama servisleriyle birlikte, belge saklama bir adım öteye gidiyor ve siz bir dokümanın eski versiyonlarını da saklayabiliyor ve istediğinizde eski versiyonlara dönüş yapabiliyorsunuz.
Sonuç olarak dijitalleşme, ilgili veriler üzerinde çok sayıda kişinin çalışmasını kolaylaştırarak iş ortamında işbirliğini üst düzeylere çıkaran yeni bir kapı açıyor. Bu yeni dönemde çok farklı görevler için farklı nesil online araçlar var. Örneğin zaman takibi için Toggl, proje yönetimi için Asana, işbirliği için Yammer… Tüm bu uygulamalar için tek bir kağıtlık bile çıktı almanıza gerek yok.
Peki, dijital doküman devrimine katılmak için nasıl ilerlemelisiniz?
- Notlarınız için dijital bir platform seçin
İş dokümanlarını dijitale dönüştürmeye notlarınızı, fikirlerinizi ve belgelerinizi aktarabileceğiniz bir dijital platforma karar vererek başlayabilirsiniz. Önemli detaylar, grafikler, ses kayıtları ya da ekran görüntüleri için sınırsız dijital havuz olarak önemli bir rol oynamakla kalmaz; aynı zamanda, dijital sistemi organize etmeyi ve bilgiye ihtiyacınız olduğunda onu bulmayı kolaylaştırır.
Seçebileceğiniz platformlar arasında şunlar var:
