IT direktörleri ve proje yöneticileri gerçekçi hedeflerin nasıl belirleneceği ve hangi adımların atılması gerektiği konusunda tüyolarını paylaşıyor.
Hedef belirlemek kolay, onu başarmak ise ayrı şey. Özellikle işin IT tarafındaysanız ve diğer departmanlar ve satıcılarla ilgilenmek zorundaysanız… Doğrusu, gerçekçi hedefin ne olduğunu anlamak ve nasıl gerçekleşeceğini belirlemek IT yöneticisi ve proje direktörlerinin önündeki en büyük zorluklardan biri. Bu konuda proje yönetimi yazılımları yardımcı olsa da hedefi gerçekleştirmek proje liderinin bir yol haritası çizip devam etmesine bağlı.
İşte bu noktada IT yöneticilerinin işine yarayabilecek, uzmanlardan gelen sekiz kullanışlı öneriye göz atabiliriz;
1. Adım adım ilerleyin
Compound Liderlik yönetici koçu Gilell Stuy, “Tam olarak neyi istediğimizi bildiğimiz hedeflerimizde başarıya ulaşmak çok önemli.” diyor ve devam ediyor, “ Hedefleri zihnimizde sonuçlarıyla birlikte tasarlamak, aranan nihai hedefi betimlemek ve meyvelerini toplayacağınız yolu en iyi şekilde kurmak anlamına gelir. Nası yapılacağı konusunda aynı fikirde olmadığınızı bile bile nihai hedef yolunda kısa vadeli anlaşmalar aynı sonuca ulaşmak için ortak bir heyecan ve enerji yaratır.”
- İhtiyaçları önceden tanımlayın
“Gereksinimlerinizi projelerinize başlamadan önce kesin olarak netleştirin.” tavsiyesini veren
Infinite Computer Solutions Kurucu ve Yöneticisi Sanjay Govil, “ Daha başındayken, ihtiyaçların bütün paydaşlar arasında ifade edilmesi ve bu konuda fikir birliğine varılması hayati önem taşıyor. Projenin ortasında bu gereksinimleri değiştirmek maliyet aşımlarına ve gecikmelere neden olan önemli etkenlerden biridir.” diyor.
- Tüm paydaşlarla görüşün
“ Hedeflerinizi programlarken sizi etkileyecek faktörleri anlamak ve hedeflerinize ulaşacak yetilerle buluşmak için pazarlama, üretim ve diğer bütün alanlardaki meslektaşlarınızla konuşun.” diyen Search Party Müdürü Magda Walczak şu uyarıyı yapıyor; “Sen hangarda çalışmıyorsun, tek bir alana odaklanamazsın. Diğer alanlardan girdi ve yatırım almak hedeflerinizin gerçekçi olduğunu ve sonuca ulaşmak için destek alabileceğini kanıtlar.
North Highland Consulting Yöneticisi Roman Fry ise kararlılık oluşturmak ve projenin sahiplenilmesi için tüm ekibin hedef belirleme aşamasına dahil olması gerektiğini söylüyor. Liderler hedef önerebilir ancak takım onlarla hemfikir olmalı ve inanmalı. Böylece her bir çalışan takımın bir parçası olduğunu hissederek sonuca odaklı devam edecektir.
- Özel ve ölçülebilir hedefler belirleyin
“ Eğer ölçülebilir bir metriğe sahip hedef oluşturursanız, ne zaman hangi adımı tamamlayıp hangisini tamamlamayacağınızı da neredeyse kesin olarak bilme şansınız olur.” diyen Simulation Studios Öğrenme ve Geliştirme Birimi Başkanı şöyle devam ediyor, “ Örneğin ‘çalışan sirkülasyonunu azaltacağız’ demek yerine önünüzdeki 6 ay içinde çalışan sirkülasyonunu yüzde 5 azaltma hedefi koyabilirsiniz.”
- Büyük hedefleri küçük, daha yönetilebilir hedeflere bölün
AndPlus Portifolyo Yöneticisi Jonathan D. Roger, ilk etapta büyük bir hedefi başarmaya çalışmanın hem yöneticiyi hem de takımı ezebileceği uyarısını yapıyor. Bunun yerine ise büyük hedefleri daha kısa sürede gerçekleştirebildiğiniz, küçük hedefler halinde bölmeyi tavsiye ediyor. Çünkü daha küçük bir hedefe ulaşmak, daha az zaman alır, ayrıca her ulaştığınız hedef nihai vizyonunuza yavaş yavaş yaklaştığınızı fark ettirerek tatmin ve motivasyonunuzu arttırır. Öte yandan küçük hedefler her zaman daha az risklidir, bu sürede karşılaşabileceğiniz zorlukları ve ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu daha kolay kestirebilirsiniz.
- Proje yönetimi yazılımı kullan
Büyük bir takım yönetiyorsanız her şeyi takip etmenin zorlaşacağı kesin. Generate Solutions Dijital Stratejisti Jennie Holmes görevleri daha iyi yönetmek için, “İş ihtiyaçlarınızı karşılayacak proje yönetimi programı kullanın.” diyor. JIRA and Wrike’ın BT içinde çalışan iki mükemmel proje yönetimi platformunu öneren Holmes,” Wrike ile bir deadline atayabilirsiniz ve harika bir yorum özelliği var. Bu sizin ortak hedefler etrafında ekibinizi nasıl yöneteceğinizdir. Belirli görevlerin erişilebilir olup olmadığına dair geri bildirim verir ve daha geniş projelerin zaman çizelgelerine ne gibi katkıları olacağını görebilirsiniz.” diyor.
Proje yönetimi donanımıyla birlikte takımda görevleri atayabilir, kullanıcıları organize edebilir ve haftalık hedefleri yolunda tutabilirsiniz. Bu araçlar yöneticilerin son tarih atamasına izin verir. Yaklaşan son tarihler için uyarı verir, ayrıca risk ve gecikmeler için proje süreci zora girmeden önce bayrak çıkarıyor. PM araçları ayrıca ekip çabalarını merkezileştirmek ve kullanıcıların kolayca iş birliği yapabildiği ve iletişim kurabildiği paylaşılan bir çalışma alanı oluşturmak için hareket eder.
- İlerlemenizi izleyin
“Hedeflerinizi sürekli takip edin ve ekibinizin onlar için görünürlük sağladığından emin olun.” diyor BetterCloud’un IT direktörü Tim Burke. Geri bildirim döngüsü ne kadar kısa olursa, ekibinizin hedeflerine ulaşma şansı o kadar iyi olur. KPI e-postasını günlük almak, tüm takımın görüntüleyebileceği canlı gösterge tablolarıyla odaklanmanın sürdürülmesine yardımcı olur.
- Başarıları kutlayın
“ Ana hedefe ulaşma yolunda takımınızın başarılarını kutlayın.” diyen Retriever Communications CTO’su Nic Grange şöyle devam ediyor; “ Kazanmak alışkanlık olur.” Başarıları kutlayarak takımınız için hedefi pozitif ve arzulanan bir amaca dönüştürebilirsiniz. Bu ayrıca takımın daha sıkı bağlarla bağlanmasına da yardımcı olur.
