Günümüzde hemen hemen her şey ile ilgili uygulamalar mevcut. O halde fikirler edinmek ve nihayetinde önemli kararlar vermenize yardımcı olabilecek bir uygulama neden olmasın ki?
İş performansının iyi kararlar vermeye bağlı olduğu iyi bilinen bir gerçek. Pazar trendleri ve dışa açılmak konusunda akıllı kararlar verirseniz iş birimleriniz büyüyecektir. İş zekası gösterge tabloları ile bilge tavsiyelerden uzak durun aksi halde işletmenizi yerlerde süründürecek bazı kötü kararlar verebilirsiniz. Aslında bu sizi iyi bir stratejiye yönelten bir mikro kararlar dizisidir.
Neyse ki bilgiyi takip etmenize, karşılaştığınız seçenekleri düşünüp taşınmanıza ve sonrasında da daha iyi kararlar vermenize yardımcı olabilen birden fazla araç bulunuyor. CIO dergisi olarak en iyi seçeneklerin izini aradık ve söz konusu uygulamaların en etkin biçimde nasıl kullanılacağına dair bize ipuçlarını vermeleri için bu alandaki uzmanlarla görüştük.
Not: Apple iPad Pro’nun son versiyonuyla birlikte birkaç iPad seçeneğini de dahil ettik ki artık değişkenlerin görselleştirilmesinde 12.9 inç ekran çok daha iyi bir iş çıkartıyor.
- OmniFocus
IT kararları vermeye yönelik en etkili aracın adı OmniFocus. Uygulama, iş ve yaşamınızı açıkça belirgin görevler haline organize etmenize yardımcı olan bir verimlilik aracı. Amacı daha fazla odak noktası oluşturmak ki böylelikle daha iyi kararlar verebilirsiniz. Yardımcı olduğu yollardan biri de bağlam oluşturmak. Görevleri telefon numaraları ya da e-postaları yanıtlamayla bağlantılı biçimde etiketleyebiliyor ve ardından bu eylemleri yerine getirebiliyorsunuz. Filtreler size sadece bugün ya da bu hafta ne yapmanız gerektiğini veya yalnız belirli bir projeyle ilgili görevleri gösteriyor.
Uygulamayı nasıl kullanacağınızı öğreten OmniFocus uzmanlarından Tim Stringer, karar verme için en kullanışlı tekniklerden birinin de iş görevlerinizle kişisel görevlerinizi birbirinden ayrılmak olduğunu söylüyor. İş ve günlük yaşam arasında belirgin bir ayrım oluşturma tavsiyesinde bulunan Stringer, bu iki çizginin birbirine kolaylıkla karıştığını ve bunun da kötü kararlara yönlendirebildiği uyarısını yapıyor.
Bir diğer tavsiyesi ise ertelenen proje ve görevlerle ilgili. Bu kararları daha iyi vermek için yalnızca öncelikler belirlemekten çok daha fazlası. “OmniFocus’daki erteleme özelliği, bir eylemi hatta bütün bir projenin ne zaman hazır olacağını belirlemeyi mümkün kılıyor.” diyor Stringer ve ekliyor: “Mevcut tüm eylemlerin üzerinden günlük olarak geçmenizi, bugün hangi eylemlerin uygulanacağını ve hangilerini ileri bir tarihe erteleneceği kararını vermenizi tavsiye ediyorum. Bu süreç genellikle 5-10 dakikanızı alır, gün içerisinde uygulanacak makul sayıda bir eylem listesi bırakır.”
Stringer görevlerinizi gözden geçirmenizin çok derece önemli olduğuna ve bunun size hafta içinde ne ile yüzleşeceğinizi anlamanıza ve sonrasında öncelik belirleyip o iş yükü üzerinde strateji oluşturmanıza yardımcı olacağına dikkat çekiyor.
“Yöneticilerin OmniFocus veritabanlarını düzenli olarak incelemesi oldukça önemli” diyor Stringer. “Her günün başında ve sonunda mini bir değerlendirme yapılmasını öneririm. Haftada bir kez ise daha kapsamlı, ay da bir kez de kısa ve uzun vade hedeflerinizin dahil olduğu bir değerlendirme yapmalısınız. Bu değerlendirmeler sisteme güven inşa etmenize yardımcı olur ve OmniFocus’un önceliklerle bağlılıkların doğru bir yansıması olduğunu temin eder.” diye ekliyor Stringer.
- CloverPop
Dikkat dağınıklıklarını ayıklayıp mevcut seçenekler üzere odaklanmanıza yardımcı olmak için tasarlanan bir diğer uygulama olan CloverPop, üç adımlı bir süreç kullanarak kararlarınızı şekillendirmenize yardımcı oluyor.
İlk olarak anahtar takım üyelerinden girdi almak için bir anket kullanıyor ve onların yanıtlarını topluyor. Karar verdiğinizde analitikleri nasıl kullandığınızı, ekibin görüşlerini nasıl dahil ettiğinizi paylaşabiliyorsunuz. Daha sonrasında karar hakkında daha fazla girdi alabilirsiniz. Uygulama, kararlarınıza odaklanmak zorunda olduğunuzu söyleyen ve bunu organizasyonun toplam hedefleriyle ilişkilendiren davranış bilimini temel alıyor.
Ve bu araştırmaya dayalı. CloverPop CEO’su Erik Larson’a göre yöneticilerin yüzde 95’i yeterince alternatife bakmaksızın sadece birkaç seçenekle bir karar veriyor. Her bir CloverPop kararının neden en az dört seçeneği barındırmak zorunda olduğunu söylüyor. Uygulama aynı zamanda girdilerini almak için en az 5-6 kişiyi dahil etmenizi gerektiriyor. Larson’a göre bu toplantı sayısını azaltıyor çünkü kararı onun üzerinden başlatıyor ve tartışmaları da onun üzerinden yürütüyorsunuz.
“Kararlar verirken insanlar şu aralar önemli gibi gözüken şeyler üzerinde odaklanma eğilimindeler ve onlar büyük oranda uzun vadeli ve göze daha az çarpan diğer etkenleri ihmal ederler” şeklinde konuşuyor Standford İş İdaresi Fakültesi’nden David Daniels. “Cloverpop’un aracı, hem sizin seçtiğiniz alternatifleri hem de o alternatiflerin potansiyel etkileri anlamında dikkate alınması gerekenler hakkında ufkunuzu genişletmeye yönlendiriyor. Bunu yaparak söz konusu araç uzun vadeli yararlarınızla daha uyumlu kararlara yönelik olarak tetikte olmanızı sağlıyor.”
- iThoughts for iPad
iThoughts zihin haritalama için kullanılan bir Mac ve iOS uygulaması. Bu araçtaki fikir, kompleks bir konuyu alıp onu kolaylıkla anlaşılabilir parçalara ayırmak. İlgili başlıkların merkezde bulunan ana kararlara bağlı olduğu bir organizasyon şeması gibi çalışıyor. Ayrı görev ve kararlara sahip olduğunuzda, bunların birleşerek nasıl toplam bir kararı oluşturduğunu görmek daha kolay.
“Diğer şekilde de işe yarıyor. Şayet bir dizi fikir ve göreve sahipsem bunları hızla listeleyebilir, ardından ağacın dallarını görmeme yardımcı olacak şekilde bunları gruplayıp kategorilere ayırabilirim. Günün sonunda bir zihin haritası daha görsel eğilimli insanlar için maddeli liste halini alıyor” şeklinde konuşuyor iThougths geliştiricisi Craig Scott.
Uygulama iyi bilinen karar verme rehberini takip ediyor. Kendi Altı Şapkalı Düşünme tablonuzu oluşturabilirsiniz ki bu kararları altı kategoriye yerleştiriyor. Karar değişkenlerini görmek için bir zihin SWOT’u (Güç, Fırsatlar, Zayıflıklar ve Tehditler) oluşturabilirsiniz. Ve bir kararın etkilerini analiz etmek üzere hızlıca bir PESTLE (Politik, Ekonomik, Sosyal, Teknolojik, Yasal, Çevresel) zihin haritası tasarlayabilirsiniz.
- MindManager 2016
Tüm bilgilere sahip olduğunuzda karar vermek daha kolaydır. Bu bilinen bir şey lakin veriyi görselleştirmek güç olabilir. MindManager 2016 bunun nasıl çalıştığına iyi bir örnek. Bir ağ mimarisi hakkında bir karar vermeniz gerekiyorsa, diyagramı çizebilirsiniz. Eğer işe alma-işten çıkarma kararları vermeniz ya da departman değişiklikleri yapmanız gerekiyorsa, bir organizasyon şeması oluşturabilirsiniz. Ancak var olan çizim ve illüstrasyon araçları eğitimsiz tasarımcılara göre değil.
MindManager 2016 süreci kolaylaştırmaya yardımcı olmak için bir sürükle bırak arayüzü kullanıyor. Temel tablo ya da zihin haritası tamamlandığında iş dokümanları veya fotoğraflar gibi eklentileri ekleyebilir, diyagramın bölümlerini etiketleyebilir ve arından bu etiketler üzerinde arama ve filtreleme yapabilirsiniz.
Uygulama aynı zamanda yaratıcı yaklaşımı ve gelişmiş özellikleri için ödüller kazandı. Zihin haritalama yazılımlarını tanıtan ve işleyen Biggerplate.com sitesi, Biggerplate 2015 Global Mind Map Survey’de bunu birinci uygulama olarak seçti (iki yıldır kazanıyor).
- MindNode for iPad
Fikirleri karalama güç kararlar verirken faydalıdır. MindNode iPad için (Mac için de var) basit bir not alma ve zihin haritalama uygulaması. Uygulamanın temel amacı bilgi “düğümleri” oluşturmak; yani anahtar kararların parçası olan bağlantılar. MindManager 2016 kadar gelişmiş değil ve OmniFocus’daki görev tabanlı haritalamaya sahip değil ama daha serbest yapılandırma doğasıyla verilerin nasıl göründüğünü izlemek için düğümleri hızlıca ayarlayabiliyorsunuz.
Uygulama geleneksel bir zihin haritalama aracından ziyade PowerPoint gibi çalışıyor. Bir değişkenler taslağı oluşturabilirsiniz; bir departmandaki çalışanlar veya ağ üzerindeki düğümler gibi. Uygulama veri bağıntıları oluşturmak için basit şekil ve oklar yaratmanıza izin veriyor. Hatta akıllı saat ekranı üzerinde fikirlerinizi görmek için (söz gelimi bir toplantı sırasında) bir Apple Watch bileşeni de var.
“MindNode kişisel zihin fırtınalarım ve bir toplantıda fikirler hızla akıp gittiğinde gayet faydalı. Sonuç olarak bu bilgilerin yapılandırılarak, görsel olarak birleştirilip görüntülenmesinin etkin karar vermeyi desteklediğini gördüm.” diyor Stringer.
