İyi bir proje yöneticisi nasıl tanımlanabilir? Projeleri başarılı bir şekilde yönetmek için hangi becerilerin gerekli olduğunu öğrenmek için proje yönetimi uzmanları ve yöneticileriyle görüştük.
İyi veya kötü bir IT proje yöneticisi, zamanında ve bütçeyle gelen bir proje arasında fark yaratabilir ve başarısızlıkla sonuçlanabilir. Birinin “Proje yöneticisi” ünvanına sahip olması, projeleri etkin bir şekilde nasıl yönetileceğini bildiğinin anlamına gelmez. Bir çok CIO ve diğer IT yöneticileri tecrübe ederek öğrenirler.
Etkili bir proje yöneticisi olmak için, projeleri ve ekibi yolda tutabilen bir bilgi birikiminden daha fazlasını gerektirir. Aynı zamanda bir takım teknik olmayan becerilere de ihtiyaç duyulur. Çoğunlukla bir proje yöneticisinin ve projesinin başarılı olup olmayacağını belirleyen de bu hassas becerilerdir.
Projeleri başarılı bir şekilde yönetmek için hangi becerilerin gerekli olduğunu öğrenmek için proje yönetimi uzmanlarını ve yöneticileriyle görüştük. İşte proje yöneticileri için teknik olmayan en önemli beceriler.
Liderlik
PC ve mobil aygıtlar için optik karakter tanıma, belge yakalama ve dil yazılımı sağlayan, uluslararası yazılım firması ABBYY’nin Ar-Ge Direktör Yardımcısı Tatiana Danielyan, “İyi bir lider olmak, sadece görevleri ve süreçleri bir yönetici olarak denetlemek ve koordine etmek değil aynı zamanda vizyonu ana hatlarıyla belirtmek ve yol haritasını tanımlamak, motive etmek ve cesaretlendirmek anlamına gelir” diyor.
Ayrıca, proje yöneticisinin veriyi – ya da belirli bir durumu – hızlı analiz edebilme ve iyi kararlar yeteneğine sahip olması çok önemlidir diyor ve ekliyor: “Günün sonunda, son sözü söyleyecek kişi sizsiniz – ve projenin başarılı olup olmadığı konusunda nihai sorumlulukta.
Motivasyon
Mobil uygulama geliştiricisi Clearbridge Mobile’ın Ürün Direktörü Kofi Senaya, “İyi bir proje yöneticisi, zor zamanlarında ekibini mutlu edebilmeli. Projeler zor ve stresli olabilir, genellikle de son teslim tarihi gizli tutulanlarda. Bir proje yöneticisi olarak, işiniz herkesin motive etmesini sağlamak. Sonuç olarak, bu verimliliği ve iş kalitesini artıracaktır” diyor.
“Proje yöneticilerinin kullanabileceği bazı taktikler var. İyi işlerden övgüyle söz etmek, ekip üyeleriyle faaliyetler yapmak ve iş birliğine dayalı bir çevre geliştirmek”
İletişim
B2B pazarlama ajansı Sagefrog Marketing Group’un proje yöneticisi Mike Mills, “Proje yöneticileri, hem ekibiyle hem de müşterileriyle aynı dili konuşmalıdır.” diyor. “Bu biraz klişe ama gerçekten müşteri ilişkileri kurmanıza veya bozmanıza bunlardan en önemli yeteneklerinden biri olduğunu söyleyebilirim” diye ekliyor Mills.
Danielyan, “İletişim becerileri, bir proje yöneticisinin beceri setinin temel parçasıdır” diyor. “İyi bir iletişimci olan bir proje yöneticisi hemen her konuyu açıkça belirtmek suretiyle çözümleyebilir ya da önleyebilir ve engelsiz bir bilgi akışını teşvik eder. Bu da doğru bilgiyi doğru kişiye doğru kanal aracılığıyla tam olarak ihtiyaç duyulduğunda (temin etme) anlamına gelir” diye ekliyor.
Organizasyon
Bir proje yöneticisinin basmakalıp imajı, mükemmel bir çoklu görev yapan biri olarak tanımlanır. Ancak “tek başına birden fazla görev, proje yöneticilerinin rollerinde karşılaştıkları tüm talepleri yerine getirmesine yardımcı olamaz. Organizasyon önemlidir” diyor Mills. “Bu, görevleri önceliklendirmek, karışıklığı önlemek için projeleri bölümlere ayırmak ve ileride başvurmak ve kolay erişmek için her şeyi düzgün bir biçimde belgelemek anlamına geliyor. Organizasyon sürecinin bir kısmı da projenin ömrü boyunca tüm adımları ve ortaya çıkabilecek sorunları öngörmeyi sağlar” diye ekliyor.
“Bir proje yöneticisi olarak, göreviniz süreçlerin sorunsuz çalışmasını sağlamak ve ortak hedefler doğrultusunda olmasını sağlamak” diyor Danielyan. Bu nedenle “belirsiz koşullarda çok karmaşık süreçleri düzenleme olanağı hayati önemlidir.- ve öncelik sıralaması, planlama ve zamanlama becerileri de kritik. İstediğiniz sonucu hızlı ve verimli bir şekilde elde etmek için her zaman on adım ileride olmalısınız” diye devam ediyor.
Önceliklendirme
Proje yönetimi yazılımının geliştiricisi Wrike’nin CEO’su Andrew Filev, “Aşırı bilgi yükü özellikle modern iş yerlerinin en gerçek olgusudur” diyor. “Aklımızın işleyebileceği şeylerin bir miktarı, yani bilişsel yükümüze göre bir sınırımız var. ” Dolayısıyla önümüzdeki on yılda başarılı olmak için (proje yöneticileri) bu veri yığınını yönetmeli ve kullanışlıları seçip çıkartması gerekiyor.
“Başarılı olmayı planlıyorsa zaman yönetimine öncelik vermekte usta olmaları gerekir” diye devam ediyor. “Ve odaklanmayı sürdürmeye devam etmeli ve yangın söndürmek için koşuşturacak tüm ping’lere ve bildirimlere rağmen stratejik olmalısınız”
Problem çözme
Bir proje yönetimi bağlamında problem çözmenin büyük kısmı, riski tanımlamak ve yönetmektir. Bir IT destek yönetilen hizmetler şirketi olan Virtual Operations’in IT İş Hizmetleri Başkan Yardımcısı Tim Platt, “Birçok proje beklenmedik sürprizlerden dolayı faaliyet alanı, bütçesi veya teslimat zaman çizelgesini gözden kaçırıyor” diyor.
“İyi bir Proje Yöneticisi riske her zaman dikkat eder ve bu riski nasıl hafifletebileceğine de. Ekibin nasıl zor sorular soracağını bilir ve kararları, zaman çizelgelerini ve bağımlılıkları sürekli olarak gözden geçirir. İyi giden bir projede, sürpriz olmamalı. Tüm kalemler için bir risk günlüğü ve hafifletme planları olmalı ve proje yöneticisi bundan emin olmak için en iyi pozisyondur.”
Danielyan “Engellerle ilgilenmek hiç şüphesiz bir proje yöneticisi için çok önemli bir yetenektir” diye belirtiyor. “İyi bir proje yöneticisi riski erkenden belirleyebilir, sorunun nedenlerini bulabilir, farklı seçenekleri tartabilir ve mümkün olan en iyi çözümü tanımlayabilir ve uygulayabilir” diyor.
Uyum yeteneği
Senaya, “Özellikle teknoloji endüstrisi, hızlı ve tempolu bir çevre yaratıyor. Yeni süreçler, standartlar veya teknolojiler olsun – Sürekli bir değişim içinde” diyor ve ekliyor:
“Planlama hayati bir konudur ancak değişikliklere uyum sağlama ve zorlukların üstesinden gelmek için ekibinizle birlikte çalışma olanağı da aynı derecede önemlidir.” Hızla bir geçici çözüm getirme veya rotayı değiştirme kabiliyeti kesinlikle “hızlı ve tempolu bir çevrede başarılı olmak için gereklidir”.
