Doğru işbirliği araçları ve doğru bir bakış açısıyla toplantılarınızı daha üretken hale getirebilmeniz mümkün.
InterCall firmasının Başkan Yardımcısı Rob Bellmar, günümüzde iş gücü coğrafyasındaki değişimi etkin işbirliği sağlanamamasının temel nedenlerinden biri olarak görüyor. Bu değişim, çalışanların performansını arttırsa da işbirliği kurma yeteneklerini doğrudan etkiliyor. “İş gücü büyük bir değişim gördü, daha hareketli, daha küresel ve daha uzak bir hale geldi” diyor Bellmar. “Artık fiziksel olarak bir yerde konferans yapmak, hatta tüm ekibi bir odada toplamak bile bir “lüks” sayılıyor.” diye ekliyor.
İş gücü evrim geçirirken, yönetim kademesi bu evrime ayak uyduramadığını söylüyor Bellmar. Süreçlerden çok sonuçlara odaklanmak gerek. Etkin bir ekip çalışması, süreç düzenlemelerinden daha iyi bir üretkenlik sağlayacaktır. Geleneksel düşünce yapısındaki yönetimler, tam da bu noktada süreçlere fazla odaklanmak gibi bir hata yapıyorlar.
“İyi süreçler ancak bir yere kadar gidebilir, aslında ekiplere ihtiyacınız var. İyi bir süreç, iyi bir ekip oluşturma çalışması sağlar, bu da üretkenlik sağlar. Ancak yönetim, etkili bir işbirliği sağlamak için mevcut teknolojiyi kullanacak yeni yöntemler, yeni araçlar ve yollar bulmalıdır.” diyor Bellmar.
BYOD (Bring Your Own Device – Kendi Cihazını Getir), mobil cihaz yönetimi (MDM) ve bunlarla alakalı güvenlik ve uyumluluk endişeleri, işbirliğinin önündeki engelleri ve üretkenlik endişelerini belirlemeyi zorlaştırıyor. Çalışanların aynı cihaz, platform, uygulama ve yazılım paketlerini kullanmaması birlikte çalışmayı zorlaştırıyor.
“İşbirliği oldukça kişisel bir yetenektir ve her birey farklı bir çalışma tarzına sahiptir.” diyor Bellmar ve şöyle devam ediyor: “Bazı araçları seviyor olabilirsiniz ancak başkaları sevmeyebilir, video konferansı tercih etmenize karşın diğerleri sesli konferansı sevebilir, belki de en sevdiğiniz yöntem dosyaları paylaşıp anlık mesajlaşmadan konuşarak çalışmaktır. Birçok seçeneğin olması çalışanlar için iyi olsa da kurumlar için kolay olmayan bir durum. Ancak sonuç olarak anlaşılması gereken şey, eğer araçlar çalışanların ihtiyaçlarına uymuyorsa ve işlerini zorlaştırıyorsa mutlaka başka şeyler kullanacaklardır.”
Doğru işbirliği araçlarını IT seçmeli
“Kurumlar çalışanların nasıl çalıştıklarını ve hangi teknolojilerle kullanılacak hangi araç ve hizmetlerin çalışanların işini zorlaştırmak yerine çalışanlararası işbirliği arttıracağını iyi incelemeli” diyor bulut kurumsal iletişim sağlayıcısı RingCentral’da Ürün Yönetimi Başkanı David Lee.
“Üretkenliği arttırmak için modern işgücünü ve modern bilgi işçilerini birbirine bağlamak, bu yeni, dağılmış, küreselleşmiş kurumsal ekonomide kullanıcıların nasıl çalıştığını anlamaktan ibarettir” diyor Lee.
Çalışanlardaki en büyük değişimlerden biri, mobilitenin yükselişe geçmesi ve mobil cihazlar ve BYOD’e bağlılığın artması ile gerçekleştiğini söyleyen Lee, “Bu yüzden çalışanların istediğiniz üretkenlik sonuçlarına ulaşabilmek için bu cihazları ve araçları nasıl kullandıklarını öğrenmenin yollarını bulmalısınız” diyor.
Üretkenliği arttırmak için teknolojiyi benimseyin
Lee, bunu yapmak için video konferans, web yayınları, canlı sohbet, mobil toplantı teknolojileri, geleneksel konferans çağrıları ve hatta SMS ve metin mesajlarını reddetmek yerine kucaklamalısınız, diyor.
“Müşterilerimizden biri genç çalışanlarının nasıl iletişim kurduğunu inceledi ve metin mesajlarının çalışanların iletişim araçlarından biri olduğunu fark etti.” diyor Lee. “Bu yüzden şirket, şirkete almak istediği yetenekli çalışanları da cezbedebilmek için SMS’i bir iletişim yöntemi olarak kullanıma sundu. Bu teknolojilerden hiçbiri artık kurumsal alanda kabul edilemeyecek yöntemler değil çünkü üretkenliği arttırmak için modern işgücünün teknoloji alışkanlıklarının haritasını çıkarmanız gerek.” diye de önemli bir eklemede bulunuyor.
Birçok organizasyon masraflar konusunda çeşitli endişeler yaşasa da bu aslında geçerli bir argüman değil. Doğrusu işbirliği araçları kullanmak uzun vadede masrafları azaltabilir ve üretkenliği arttırabilir.
“Dört çalışan ile buluşmanızı düşünün; personel ücretlerini ve zaman masrafını hesapladığınızda sunduğumuz teknoloji ile buluşma için yaptığınız toplam harcamaların yalnızca yüzde üçü ile aynı işi yapabileceğinizi görürsünüz.” diyor IntelCall’dan Bellmar.
“Evet, başlangıçta bir yatırım maliyeti olacaktır ancak birçok işletme dışarı iş yaptırma, çalışanlarını uzaktan çalıştırma, bazılarını işten çıkarma gibi yöntemler ile maliyetleri düşürmeye çalıştılarsa da çalışanlarının birlikte çalışmalarını sağlayamadıkları için başarılı olamadılar.” diye ekliyor Bellmar.
Bellmar, son olarak bu yöntemin maliyetleri düşüreceğine, stresi azaltacağına ve büyüme sağlayacağına inanıyor ve buraya odaklanmanız gerektiğini söylüyor.