GE Capital’in Teknoloji Merkezleri ve Servislerden sorumlu CIO’su Charles Galda, sanal toplantıların da tıpkı gerçek hayattaki iş toplantıları gibi belli bir resmiyet düzeyi olduğunu söylüyor. “Sanal toplantıları, gerçek iş toplantıları gibi görüyoruz” diyen Galda, açıklamasını şöyle sürdürüyor: “Takımımdan birisi ile video görüşmesi yapıyorsam, üzerimizde normal bir iş gününde giydiğim kıyafet oluyor. Görüşme esnasında aramızda şakalar yapabiliyoruz. Toplantı başlamadan önce biraz muhabbet edebiliyoruz. Arkama rahat bir şekilde yaslanabiliyorum. Ancak tanımadığın kişilerin de olduğu daha fazla katılımcı içeren bir video konferanstaysam, ortam daha ciddi oluyor. Daha konu odaklı ilerleniyor ve yapılan şakaların sayısı azalıyor.”
Video konferans konusunda yönergeler gibi belli protokoller oluşturmak ve bu kurallara uyulmasını sağlamak, toplantıların daha verimli, etkili ve eğlenceli geçmesini sağlar. Büyük katılımlı toplantılar için şirket yöneticileri, soruların yönlendirilmesi için moteratör sistemini kullanmayı tercih ediyor. Bu tarz toplantılarda katılımcılara, Skype for Business’ın “Rahatsız Etmeyin” özelliği gibi seçeneklerin kullanılmasını tavsiye ediyorlar. Bu toplantıya katılan kişileri, elektronik ortamda farklı nedenlerle bölünmelerden kurtarıyor.
Katılımcıların gerçek dünyada yapılan toplantılardaki etik kurallarını sanal dünyaya adapte etmeleri de sağlanabilir. Giriş konuşmalarıyla başlayın. Yan konuşmadan ve konferans sırasında başka şeylerle ilgilenmekten kaçının. Cep telefonu veya başka cihazların konferansı bölmesine izin vermeyin. Diğer katılımcılara da telefonlarını sessize almaları gerektiğini hatırlatın. Bu şekilde dijital iletişimin etik kuralları oluşturulabilir.
Son olarak uzmanların çalışanlara bir diğer tavsiyesi de video konferans görüşmelerini mümkünse ofisten yapmaları. Bunda zorlanacaklarsa ikinci bir seçenek ofise çevirdikleri bir ev alanından gerçekleştirmeleri yönünde. Senning, video-konferansın da kişilerin profesyonel yaşamlarının bir görünümü olduğunu hatırlatıyor. “Bu köpek havlamasının ya da ağlayan bir çocuğun olmadığı anlamına geliyor. Bu nedenle parmağınız ses kesme düğmesi üzerinde olmalı” diyen Senning, konferansa girmeden önce aynada kendinize bakmayı unutmamanızı da salık veriyor. Son olarak kendinizi göz kontağı kuracak şekilde ayarlayın ve gülümseyin. Ve kameradasınız…
67
