Gartner analistleri, CIO’ları ve IT uzmanlarını mobil, sosyal ağ, bulut veri teknolojileri ile bir dijtal işyeri oluşturma konusunda daha ayrıntılı olarak düşünmeye teşvik ediyor.
İşbirliği, ekip çalışmasının bir özüdür ve büyük olasılıkla şirketlerin ilk olarak takımlar oluşturmasının da en önemli nedeni budur. Yine de bir çok şirket acaba bugünün dijital iş gücü arasında iş birliğini sağlamak ve benimsemek için yeterli bir çaba harcıyor mu?
Analistler, CIO’lar ve IT yöneticileri geçtiğimiz haftalarda düzenlenen Gartner’ın Portalları, içerik ve işbirliği zirvesi’nde işletmelerin bu sorun ile yüzleştiklerinde neden başarısız olduklarını ve nasıl daha zengin bir dijital iş gücü geliştirilmesi gerektiği ile ilgili tavsiyeler sundular.
Gartner Araştırma başkan yardımcısı Jeffrey Mann, “Özel hayatımızda çok iyi araçlar kullandığımız için işimizde de bu performans ve işlevselliğin aynı düzeyde olmasını umuyoruz” diyor. Çalışanlar, verimlilik ve iş akışını düşüren eski uygulamlar yüzünden sık sık hayal kırıklığına uğruyor. Sonucunda da birçok çalışan bu yararsız uygulamaları kullanmayı bırakıyor ya da mümkün olduğunca kullanmamaya çalıştığını söylüyor Mann.
“Bu sorunlar, her işletmenin zarar doğuran nedenleri arasında hep göz ardı edilir.” diyor Mann. Son kamuoyu araştırmasına göre, çalışanların yalnızca yüzde 13’nün işleriyle meşgul oldukları ortaya çıktı. “Bilmeniz gereken şey; işinizle meşgul olmayan çalışanların potansiyel olarak işinizi mahvedebilecek olmasıdır” diye ekliyor Mann.
İçerik; işverenler, müşteriler ve iş hedefleri arasında bir “bağlantı dokusu” olabilir, ancak şirket verisi doğru bağlamda ve doğru zamanda kullanılabilir olmuyorsa bu tüm iş mekanizmalarınızı yavaşlatacaktır” diyor Mann. “Petrolün tıpkı yer altında gömülü kaldığında herhangi bir değeri olmadığı gibi” diye ekliyor Mann.
Gartner Araştırma yönetim başkan yardımcısı Susan Laundry, bilişimin doğuşundan beri IT’nin işleri sayısallaştırdığını da kendi meslektaşlarına hatırlatıyor. “Bunları bir araya getirmek için milyarlar harcıyoruz, fakat verimiz verimiz ve mantığımız tam bir dağınıklı içinde” diyor Laundry.
Mobil, Sosyal ağ, bulut ve veri ile deneyimlemek
“Kurumsal işbirliği; mobil bağlantısı, sosyal ağ, bulut ve veri yoluyla dönüştürülüyor” diyor Gartner Araştırma başkan yardımcısı Monica Basso. Başarmak için engeller gözleri korkutsa da, Basso işletmeleri daha yeni araç ve kaynaklar denemeleri konusunda çekingen olmamaları için onları cesaretlendiriyor. İş birliği, iş açısından daha bağlam içinde kullanılan ve daha etkili bir şeye dönüşebilir. Bu yeni işbirliği şirketinizi ileriyi taşımadaki rekabet için ayrıt edici bir faktör olacaktır” diyor Basso.
Mobil cihazlar, BYOD, mobil uygulamalar ve kişisel bulut depolama/paylaşım hizmetleri trendlerinin günümüz mobil işbirliğinin benimsenmesi görevini yürüttüğünü söylüyor Basso.2017 yılına kadar, Gartner yıllık olarak 3 milyar yeni cihazın sevk edileceğini ve 8 milyar bağlı cihazdan daha fazla toplam bir kurulu sistem getireceğini tahmin ediyor. “İşbirliği tarzları ya da PC’lerde kullanılabilen uygulamalara aktarılmış olacak ya da mobil ortamına aktarılmasına ihtiyaç duyulacak.” diyor Basso.
IT mobil uygulamalarını kucaklamalı
Gartner’ın son araştırması kuruluşların yüzde 60’ının geleneksel kurumsal programlarına bir seçenek olarak BYOD’u kullandığı sonucunu ortaya çıkardı. Araştırmaya göre ayrıca, bu organizasyonlarda BYOD akıllı telefonların benimsenme oranı yüzde 33 iken, BYOD tablet benimsenme oranı ise 47 olduğu gözlendi.
Yine Gartner tarafından yapılan bir ankette, 2020 yılına kadar CIO’ların yüzde 45’inin BYOD programlarına destek vereceklerini ve onların sadece yarısının o zamana kadar bir kurumsal aygıt programı kullanacağını tahmininde bulunduğu ortaya çıktı.
Onlar kullanıcının genelde ilk ve en önemli bakışını açısı göz önüne aldığı için mobil uygulamalar, işbirliği ve pazarı alt üst etmeyi sürdürüyor. “Mobil uygulama paradigmalarını, IT kuruluşları tarafından kendi sistemlerinde kabul edilmek zorunda olacağını düşünmüyoruz” diyor Basso. Bu, tüketici uygulamaların şahıslar ve işyerlerinde kullanabileceği için yeni bir standart” diyor Basso ekliyor: Çalışanlarına daha erişilebilir ve daha kolay bir erişim noktası sunan mobil uygulamalar hakkında düşünmek şirket için önemlidir.
İki yıl içerisinde, Gartner 300 milyardan fazla mobil uygulamasının uygulama mağazalarından indirileceği tahmininde bulunuyor. “Bu,işin yürütüldüğü bir yer dolayısıyla mobil, IT kaynaklarının ve çözümleri için ilk erişim noktası haline geliyor” diyor Basso.
Bulut depolama servislerini engellemeyin
IT ve kullanıcılar arasındaki en büyük organizasyon gerilimlerinden bazısı bugün işinizde kullandığınız paylaşım hizmetleri ve kişisel bulut depolamanın üretken kullanımından kaynaklanıyor. Bu hizmetler çalışanların içerik bulmasın ve paylaşmasını kolaylaştırırken, diğer yandan kurumsal veriyi de yanlış ellere teslim edebilecek bir açık kapı potansiyeli yaratarak bir dizi sorun oluşturabiliyor. “Bunu engellemeye çalışmayın. Bu oluşumdan yararlanmaya çalışın” diyor Basso. “Varlığınız inkar edilmemeli. Bu örneğin bir çok şirketin çalışanlarının ne kadarının Dropbox yüklediğini dikkate almadığını gösteren çokça gördüğümüz bir durum” diyor Basso. Gartner 2016 yılına kadar her mobil cihazın en az beş farklı bulut depolama ve paylaşım uygulamalarına bağlı olacağını tahmin ediyor. Böyle olduğunda mobil kullanıcı sayısı da 2.5 milyara ulaşması bekleniyor. İşbirliği teknolojiyle sağlanıyor, ancak işbirliği yalnızca teknoloji ile de ilgili değil” diyor Basso. Organizasyonlar hala daha işbirlikçi bir ortam oluşmasına engel olan barikatları tespit etme ve kaldırma ihtiyacı duyuyor.
15 Ücretsiz kurumsal işbirliği aracı
İşinizin küçük ya da büyük olduğuna bakmaksızın, bir çok ücretsiz araç, kurumsal işbirliği çabalarınızı hızlandırmaya yardımcı olabilir. Kimisi eski kimisi yeni, bazısı temel ve bazısı çok sağlam olan en iyi 15 araca bir bakalım.
Co-op
Co-op, Twitter benzeri basit bir kullanıcı arayayüzüyle asgari hizmet sunan bir araç ve ücretsiz.
Özellikleri: Güncellemeler göndermek, sorular sormak, link paylaşmak ve zaman takibi. Co-op ayrıca iş arkadaşlarınız ile günlük gündemini paylaşmanıza imkan sunuyor, dolayısıyla herkes projelerden haberdar oluyor. Web uygulaması otomatik olarak ekibinizin her gün tamamladıkları şeyleri değerlendirmenize olanak tanıyarak otomatik olarak faaliyet kayıtları saklıyor.
Cyn.in
Cynapse’nin Cyn.in açık kaynak sürümü kurumsal işbirliği araçlarının çok sağlam bir koleksiyonuna sahip. Aracın üç versiyonu bulunuyor. Ücretsiz versiyonunda Active Directory entegrasyou, uygulama kaynak kodu, web tabanlı cihaz yönetim konsolu ve dahasını içeriyor. Diğer versiyonları yıllık yaklaşık 4500$’dan 15.000$’a kadar satılıyor.
Özellikleri: Wiki’ler, bloglar, dosya depoları, etkinlik takvimleri, tartışma panoları, resim galerileri, işbirliği alanları, durum günlükleri, insanlar dizini, toplu oylama ve dahası
CubeTree
SuccessFactors tarafından satın alınan CubeTree, ücretsiz ve premium sürümleri bulunuyor. Ücretsiz versiyonu; kullanıcı profilleri, mikroblog servisi, dosya paylaşımı, wiki’ler ve kullanıcı başına 10 MB içeriyor.
Özellikleri: Paket standart mikroblog servis özellikleri içeriyor. 140 karakterlik durum güncellemeleri; yorum yazma özelliği, feed süzgeçleme, doğrudan adresleme (Twitter @name işlevine benzer)ve birçok üçüncü parti sistemleri ile entegrasyon
Hashwork
Hashwork bir şirket yöneticine gerek duymuyor; Bir iş eposta adresi girerek oturum açın ve Hashwork üzerinde şirketinizin bir parçası olacaksınız. Kullanıcı arayüzü ve fonksiyonu Twitter’a çok benziyor. Ücretli sürümleri ile daha çok yönetim özellikleri edinebilirsiniz.
Özellikler: 140 karakterlik mesajlar, doğrudan adresleme, gruplar, hashtag’ler.
Jaiku
Jaiku, Twitter’a benzeyen fakat Google tarafından beslenen bir araç. Ücretsiz.
Özellikleri: Güncellemeler web, anlık ileti ve SMS hem de diğer geliştiriciler tarafından yapılan üçüncü parti uygulamalar aracılığıyla gönderilebiliyor. Jaiko ayrıca, mesajlarınıza ikonlar dahil etme, arka planınızı özelleştirme, web feedleri ekleme ve konumuzunu ayarlama imkanları sunuyor.
Obayoo
Obayoo’nun kurumsal işbirliği aracı, şirketiniz için özel bir ağ içeren, kapsamlı bir paket içine bir dizi standart araçlar yer alıyor. Ücretsiz.
Özellikler: Meslektaşlarınızla bağlantı kurmaya ve onları ne üzerinde çalıştıklarına görmenize imkan sunan Faaliyet akışları,Mesaj arşivleme yeteneği, sınırsız gruplar oluşturmak, davet yoluyla müşteriler ve yükleniciler ile bağlantı kurmak, resimler ve web siteleri paylaşmak,
Present.ly
Present.ly’nin ücretsiz SaaS hizmeti onun güvenli sunucularında barınıyor. Present.ly’i kurumsal sınıf çözümüne yükselterek, güvenlik duvarı arkasında uygulamayı barındırabiliyor.
Özellikler: Present.ly güvenli ve özel; mesajları dış dünyada görünmüyor. Present.ly ayrıca organize edilmiş konuşma kayıtlarını tutacak, meslektaşlarına belge ve medya paylaşma grupları içeriyor. Present.ly’ye masaüstü, iPhone, Android, BlackBerry, Windows Mobile ve Sharepoint üzerinden erişilebiliyor.
Qontext
Qontext’in ücretsiz sürümü küçük organizasyonlar ve startup’lar için (25 kullanıcıya kadar ücretsiz) tavsiye ediliyor. Yükseltmiş sürümler; tam marka özelleştirimi, bir masaüstü istemcisi, kimlik yönetimi ve daha fazla depolama içeriyor.
Özellikler: Özelleştirilebilir etkinlik feed’leri, bir profil fotoğrafı, bağlantılar, konum, çalışma detayları, ilgi alanları ve daha fazlasını içeren kullanıcı profilleri, grup profilleri, hızlı tanımlama işaretleri, paylaşma yeteneği, şirket dışındaki kullanıcılar ile işbirliği için arama özelliği, mikroblog servisi, dosya paylaşımı ve daha fazlası.
Sharetronix
Kurumsal işbirliği araçlarından Sharetronix paketi beta aşamasında ve ücretsiz. Pakete özgü kullanım istatistikleri ve Google tarafından indekslenmiş bir içeriğe sahip.
Özellikler: Durum güncellemeleri, gerçek zamanlı gösterge paneli, gruplar, multimedya paylaşma yeteneği, içerik etiketleme, gerçek zamanlı RSS birikimi, Facebook ve Twitter entegrasyonları, mobil yetenekleri, yeniden paylaşma fonksiyonu (tıpkı Twitter’ın “retweet” tuşu gibi) open API ve daha fazlası.
Snipia
Snipia bir grup içinde paylaşımda bulunmak ve izleme görevlerinin yanı sıra dosya paylaşımı ve durum güncellemeleri için temel web-tabanlı bir araç. Ücretsiz.
Özellikler: Proje grupları oluşturma, grup üyelerini atama ve görev güncellenmesi, Twitter gibi durum güncellemeleri göndermek, takım üyelerinizle dosya yükleme ve paylaşımı.
Socialcast
Geçerli bir şirket e-posta adresi ile herhangi bir çalışan ücretsiz olarak Socialcast’a katılabilir. Özel yükseltmeler barındıran ve “güvenlik duvarlı” sürümleri de ücret karşılığı sahip olunabiliyor.
Özellikler: Faaliyet akışları, güvenlik ve uyumluluk (128-bit şifreti veri depolama); Outlook bağlayıcı, SharePoint ve diğer entegrasyonlar; çalışan profilleri, yönetim araçları, mikroblog servisi, mobil erişebilirlik; masaüstü uygulaması, analitikler ve daha fazlası
Socialtext
Microblog servisi, sosyal ağ ve bir wiki çalışma alanı sunan Socialtext’in sürümü 50 iş arkadaşınıza kadar ücretsiz.
Özellikler: İletişim bilginiz ekleyebileceğiniz kullanıcı profili; resminiz, becerileriniz ve ilgili alanlarını içeren etiketler, sizin ve takipçilerinizi son faaliyet feed’leri; bireylere ve gruplara mesaj paylaşımı, arternatif bir arabirim masaüstü uygulaması
Socialwok
Socialwok’un temel servisi; uygulama platformundan uygulamalar ve widget’lar yükleyerek mevcut özelleştirmeleri ile ücretsiz. Ücretli abonelik ise ek idari özellikler, uygulamalar ve özel destek içeriyor.
Özellikler: Fikirlerinizi, dosyalarınızı, web bağlantılarını, Google Dokümanlar ve Google Takvimler’i herkes ile ya da seçtiğiniz iş arkadaşlarınızla paylaşmak, şirketinizde departmanlar ve projeler için feed’ler oluşturmak: yeni güncellemeler yayınlandığında gerçek zamanlı bildirimler almak. Socialwok Gmail gadget ve mobil web sürümü üzerinden erişilebiliyor.
Status.net
Status.net bir işletmenin kendi web alanı içine mikro-mesajlaşmayı içine dahil edilmesine imkan sunuyor. Ücretsiz olan iki sürümü bulunuyor. StatusNet ve ve onun bulut hesabı.
Özellikler: Dosya paylaşımı, gruplar oluşturma, popüler güncellemeleri izleme, mevcut eklentiler ve uygulamalar, özelleştirilebilir temalar, diğer sosyal ağlar ile entegreli ve mobil ve masaüstü üzerinden erişilebilirlik.
Yammer
Yammer; şirketler, gruplar ve organizasyonlar için özel ve güvenli bir iletişim platformudur. Temel paketi ücretsiz, aylık kullanıcı başına 3-5 dolara gümüş veya altın pakete yükseltilebiliyor.
Özellikler: Yammer’ın ücretsiz paketi, mikroblog aracı kullanımını içeriyor; gruplar; topluluklar; kullanıcı profilleri, dosya paylaşamı, masaüstü ve mobil uygulamalar
