Pandemi döneminde hastanelerin yoğunlukları giderek arttı. Bölgesel olarak kritik bir konuma sahip olan Diyarbakır Dicle Üniversitesi Hastaneleri ise Oracle Veritabanı’nın yüksek kullanılabilirlik özelliklerinden yararlanarak hasta ve çalışan deneyimlerini iyileştirdi. CXO Cafe’de CIO Update Genel Yayın Yönetmeni Murat Yıldız’ın misafiri olan Dicle Üniversitesi Hastaneleri Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Merkezi Yöneticisi Dr. İsmail Yıldız, Oracle Veritabanı ile elde edilen çıktıları rakamlarla paylaştı.
Arka planda çalışan hastane bilgi yönetim sistemleri hem doktorlara hem hastane çalışanlarına hem de hastalara hizmet veriyor. Pandemi nedeniyle her geçen gün artan hasta sayısı, randevular, test sonuçları ve çevrimiçi iletişim becerileri gibi faktörler büyük miktarda veri üretiyor. Bu noktada BT operasyonlarını, hasta ve çalışan deneyimlerini iyileştirmek ve gecikme olmadan hizmetlere erişim sunabilmek için ortaya çıkan büyük miktardaki veriyi doğru bir şekilde yönetmek gerekiyor. Dicle Üniversitesi Hastaneleri ise pandemi koşullarıyla artan yoğunluğu daha çevik bir şekilde yönetebilmek adına Oracle Veritabanı ile altyapı güncellemesi yaparak süreçlerini optimize etti. Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Merkezi Yöneticisi Dr. İsmail Yıldız ise bu altyapı dönüşümünü şöyle aktardı:
“Dicle Üniversitesi Hastaneleri olarak Güneydoğu, Doğu Anadolu ve sağlık turizmi bakımından özellikle Iraklı ve Suriyeli hastalara ciddi manada destek veren bir bölge sağlık kuruluşuyuz. Teknolojimiz ise yaklaşık 10 yıl eskiye dayanan bir altyapıya sahipti. Bu teknolojilerin ve yatırımın da 16 ila 17 aylık bir ömrü oluyordu. Eski bir teknolojiyle sistemi yönetiyorduk ve Sağlık Bakanlığı’nın çıkardığı yeni protokoller ve talepler ile Türkiye’nin sağlık politikasındaki dijital dönüşüm hedefi kapsamında sistemimiz yetersiz kalıyordu. Günlük ortalama 5 bine yakın hasta sayısı ile çok fazla veri üretilmesi, sistemin eski olmasından kaynaklı kesintiler ve çalışanlarımızın günlük yoğunlukları gibi konular nedeniyle yeni hizmet arayışlarına başladık. Hedefimiz; güçlü bir sistem kurarak hem o an gelen hastalarımıza zamanında hizmet vermek hem Bakanlığın şartlarını sağlamak hem de çalışanlarımızın yükünü hafifletmek idi çünkü 7/24 hizmet sunduğumuz için yedeklemeyle de ilgili sorunlarımız vardı. Sağlık Bakanlığı’nın sağlıkta kalite standartları kapsamında özellikle de bilgi yönetim sistemi başlığında 14 adet standardı bulunuyor. Biz de bu süreçte hem Sağlık Bakanlığı standartlarını sağlamak hem hastalarımıza konforlu bir hizmet sunmak hem de çalışanlarımızın mutluluğu sağlamak için çalışmalarımıza başladık ve Oracle Veritabanı ile sistem yenilememizi yapmış olduk.”
Yedekleme ve işin sürekliliği açısından merkezde bulunmak ve bütün verileri tek bir yerde toplamak da bazı riskler doğuruyor. Bu noktada, felaket kurtarma senaryoları devreye giriyor. Dr. İsmail Yıldız bu yöndeki çalışmalardan “Oracle ile sürdürdüğümüz proje kapsamında felaket kurtarma çalışmalarımız da oldu. Hastanemizin sistem merkezinin olduğu bir binamız bulunuyor, onun dışında FKM olarak kullandığımız ayrı bir binamız ve günlük iş yedekleri aldığımız ve o yedekleri yönetimde sakladığımız bir sistem de kurmuş olduk.” şeklinde bahsetti.
“Provizyon işlemlerinde yüzde 75 iyileşme saptadık”
Dönüşüm gerçekleştikten sonra hasta bekleme süresi, operasyonda iyileşme, Bakanlık protokolleri ve daha birçok durumlardaki elde edilen kazanımlar ve maddi yansımalardan söz eden İsmail Yıldız, projenin çıktılarını rakamlarla paylaştı:
“Özellikle hasta muayene bilgilerini anlık olarak Bakanlığın e-Sonuç ve hastanemizin internet sistemine iletirken sonuçları da kısa sürede e-Nabız sistemine gönderebildik. Hastalarımız da elektronik ortamda bilgileri görüntüleyebilme kolaylığına kavuştu. Bu sistem değişikliğiyle eskiye kıyasla yaşadığımız sorunlar sıfıra yaklaştı. Hastanın kayıt işlemleri yapılıp sonuçların paylaşılması ya da gitmesi gereken birimlere yönlendirmeleri hızlandı. Yine hastane bilgi yönetim sistemi hizmet sunumu ihtiyaçlarının optimum düzeyde sağlanması için dijital veri akışını hızlandırmış olduk. Bu sayede hastaların daha hızlı işlem görmesi ve sonuçların direkt hekimlerin ekranına yansıması sağlandı. Web ve kiosk uygulamalarından tetkik sonuçlarını alma sürelerinde de hızlanma oldu. Güçlü altyapı sayesinde hastaların muayene sonuçlarına ulaşma alışkanlıkları ve tecrübeleri, sekreteryada kağıt kullanımı yerine mobil uygulamalara yöneldi.”
“Diğer taraftan hastaların zamanını kullanma ve değerlendirme olanakları da arttı. Anlık bildirimler, mesajlar devreye girdi ve web hizmetleri sayesinde muayene işlemlerindeki alışkanlıkların ve tecrübelerin değiştiğini gözlemlemiş olduk. Hastalara sunulan hizmetlerde provizyon işlemleri var ise e-Rapor, e-Reçete hizmetleri gibi sağlık sunucularına veri gönderimi, radyolojik görüntüleme sistemleri gibi teletıp hizmetleri, e-Nabız veri paylaşımı, hasta kayıt/kabul işlemleri, ilaç malzeme işlemleri, laboratuvar sonuçları, patolojik ve radyolojik görüntülemelerin sistem kayıt sonuçları gibi alımlarda yüzde 75 iyileşme saptadık.”
“Oracle Veritabanı ile daha hızlı erişim ve interaktif hizmetlerde de büyük kazanımlar sağladık, raporlamada %75 oranında performans artışı elde ettik”
BT operasyonları noktasında proje sonucundaki kazanımlarını paylaşan Dr. Yıldız, şu bilgiler aktardı:
“Hastane çalışanlarına sunulan hizmetler tarafında ise hastane dışındaki işlemlere erişim sağladık. Özellikle pandemi sürecinde dijital ekibimiz, hastane bilgi yönetim sistemi ekibimiz ve faturalandırma ekibimiz işlerini uzaktan da yürüttüler ve bu konuda hiçbir aksama olmadı. Altyapımız güçlü olduğu için anında evlerinden sisteme ulaştılar ve hizmet sunmaya devam ettiler. Eczane ilaç stok kontrolleri, dijital bilgi alışverişi, her an ulaşılabilir personel eğitim sistemleri, malzeme ürün takip sistemi, elektronik kamu alımları platformu alanlarında da yüzde 80 oranında bir iyileşme ile daha iyi hizmet verdiğimizi söyleyebilirim. Bilgi güvenliği ve kesintisiz hizmet, veri gönderme hızı, kesintisiz yedekleme, anlık sonuçlar, fatura/istatistik gibi komplike ve büyük veri kümeleri olan hizmetlerin raporları, rapor ve analiz işlemleri hızı gibi daha birçok konuda büyük adımlar attık, daha hızlı erişim ve interaktif hizmetlerde de büyük kazanımlar sağladık.”
“Oracle Veritabanı ile personellerimize pandemi sürecinde online eğitim olanağı da sağlamış olduk. Tüm eğitimleri uzaktan yaptık ve Oracle ile kurduğumuz sistemin avantajlarını burada da gördük. Doktorlarımızın işlediği verilere ulaşma hızı yüzde 50 oranında artarken bilgi işlem departmanının iş yükü ise yüzde 50 azaldı. Üniversite olarak da yüzde 90’ın üzerinde bilişim hizmetlerinde memnuniyet oranı elde ettik. Yüzde 70 personel memnuniyeti oranının arkasında ise yine bu altyapımız sonucunda güçlü bilişim hizmetlerimiz yer alıyor. Aktif ve büyük ölçekte kullanılan hastane içi raporlama performansımız ise ortalama yüzde 75 oranında arttı. Örneğin, 100 bin kayıtlı veri sorgulamada işlemleri daha önce 8 dakikada yaparken şimdi 2 dakika kadar kısa bir sürede yapıyoruz. 100 bin kayıtlı veri göndermede ise 180 dakikada yaptığımız işlemi şu anda 45 dakikada yapıyoruz. Süreklilik durumundaki hızımız ise 360 dakikadan 1500 dakikaya çıktı. Özetle, önemli ölçüde mesafe kat ettiğimizi ve ciddi manada performansımızın arttığını söyleyebilirim.”
