Proje yönetimi uzmanları IT projelerinin nasıl zamanında ve düşük bütçeyle tamamlandığı ile ilgili sırları paylaşıyor.
Proje yönetimi çok basit gibi görünebilir. Bir teslim tarihi belirler, bir bütçe oluşturur, doğru kişileri seçersiniz ve proje bitmiş olur. Gerçekte ise proje yönetimi nadiren basittir: Önce yanlış insanlar projeye atanır. Sonrasında insanlar onlardan ne beklediklerinin yanı sıra çelişkili bilgilerini de anlamazlar. Faaliyet alanı değişir. Teslim tarihleri uyuşmayabilir. Daha öz bir ifadeyle; koca bir saçmalık olur.
Peki işletmeler ve proje yöneticileri zamanında ve bütçeye uygun olarak tamamlanabilecek projeleri ihtimalini geliştirmek için ne yapabilir? Onlarca Proje liderleri ve proje yönetim uzmanları başarılı proje yönetimi için 9 sırrını paylaşıyor.
- Başlamadan önce bütün proje detaylarına sahip olduğunuzdan emin olun
Birleşik Pazarlama Ajansı Garfield Group’un müdürü Adam Balkwill, tüm hissedarlar tarafından bütün yönleriyle detaylandırılmış bir proje kapsamı oluşturmanın bir zorunluluk olduğunu söylüyor. Balkwill, kapsam teslim tarihleri ve ilgili tüm zamanı temsil eden bir bütçe çalışması ile birlikte ara kilometre taşları içermesi gerektiğini vurguluyor. Balkwill “Eğer başlangıç projesi yeteri kadar detaya sahipse, müşterileriniz ile üretim konusunda çok daha iyi bir etkileşim olacaktır” diyor ve ekliyor: “Değişim talepleri her projede olacaktır fakat bu, kapsam dışında olduğunda müşteriyi daha iyi yönetme imkanı sağlayacaktır”
- Doğru bir proje yönetim ekibiniz olsun.
“Bir projenin başarılı olabilmesi için, doğru bir proje ekibinin ve proje yöneticisinden itibaren tecrübe ve yeteneklerinden yararlanabileceğiniz kişilere sahip olmanız gerekiyor. Bu ayrıca kişilerin sayısını sınırlı sayıda tutmanıza da yardımcı olacaktır” diyor İtibar Yönetim Şirketi JackMyRep.com’un COO’su Josh Meah. Örneğin Amazon internet sitesi, Pizza ekibi metodolijisini kullanıyor. Bu sistemde bir ekip 6 ila 10 kişiden oluşuyor. Meah “Bu durumda bir yönetici projenin vizyonunu kaybetmeden ilgili işin detaylarını, kişileri, personel gereksinimlerini doğrudan raporlar ile yönetebilir. Böylece verimliliği en üst seviyede tutmak için proje yönetim ekibinizin boyutunu sınırlayın. Tecrübe ve yetenekleri ile proje gereksinimlerini karşılayan kişileri projeye dahil edin” diyor. - Beklentileri ve kilometre taşlarını belirleyin.
GE Capital Ana Teknoloji Risk çalışanı Pat McGuinnes “Risk dayalı olarak nispeten çok sık şekilde kilometre taşları belirleyin ve onları projenin yolunda gittiğini garanti etmek için sık sık kontrol edin” tavsiyesinde bulunuyor ve ekliyor: “Eğer uzun dönemli ve yüksek seviye kilometre taşları belirlerseniz çok geç olana kadar bir projenin yolunda gitmediğini fark edemeyeceksiniz” McGuinnes, “GE Capital’daki proje ekibim bir IT projesine yatırılan paranın verimli bir şekilde kullanıldığını ve proje amaçlarına hitap ettiğini garanti etmek için birden fazla proje kriteri planlıyor ve yinelemeli bir değerlendirme yapıyor” diyor
Toner kartuşları ve yeşil ofis malzemeleri sağlayıcısı Do It Wiser’ın Pazarlama Uzmanı Juan Velasqueaz, “Proje ekibinizdeki her bir kişi başlangıçtan itibaren projenin faaliyetini idrak edebilirse projeyi rayından çıkarabilecek belirsizliği ortadan kaldırabilirsiniz. Bunu yapmanın iyi bir yolu da herkesin iştirak ettiği bir başlangıç toplantısı düzenlemekten geçer. Projeyi başlangıç detaylarıyla tartışabileceğiniz bu toplantılar beklentileri belirlemede katkıda bulunmasının yanında uygulanabilir bir yol haritası oluşturur ve insanlara rollerini ve sorumluluklarını verir” açıklamasını yapıyor.
- Ne için kimin sorumlu olduğu ve son tarihler konusunda açık olun.
Görev yönetim platformu Taskworld kurucusu ve CEO’su FredMouward, birden fazla aynı görev üzerinde işbirliği yapıldığında görevlendirmeler, tarihler ve diğer önemli detayların kaybolma tehlikesi olduğunu söylüyor ve ekliyor: “Bu karışıklığı önlemek için hangi ekip üyesinin hangi işten sorumlu olduğunu belirleyin ve hesap verilebilirliği uygulamaya koyun. Bunu yapmanın basit yolu da bir online görev yönetim programıdır.”
Pazarlama Firması Beymour Danışmanlık’ın sahibi Brandon Seymour, her ekip üyesinin kendinden ne beklendiğini anlamasının çok önemli olduğunu belirtiyor. Seymour, “Bu, projenin tam kapsamını ve görevlerin tamamlanması gereken zamanın kesin çizelgesini kapsar. Her proje farklı olduğu için bu ekip üyelerinin her birinin çabalarının projeye bir bütün olarak nasıl destek sağladığını anlamada yardımcı olur. Projenin aşamaları ve kriterleri bu beklentileri yönetmek ve ekipleri son tarihlerle uyumlu hale getirmek için de çok iyidir” diyor.
- Çok yakından kontrol etmeyin.
Sanal bir asistan şirketi Virtual WorkTeam’in sahibi ShilondaDownin, “Proje üzerinde çalışacak olan ekip üyeleri ile düzenli olarak toplantılar yapın. Ancak bununla beraber onlara çok yakından idare edildiklerini hissettirmeden bir nefes alma fırsatı da tanımayı unutmayın” diyor ve devam ediyor: “Bu, bir denge oluşturmak, işin tamamlandığından emin olmak ve ekip üyelerinin en iyi işi yapmak için güçlenmiş hissetmeleri açısından çok önemlidir.”
- Projeyi yönetmek için herkesin kullanabildiği iyi bir sisteme sahip olduğunuzdan emin olun.
Görsel görev yönetimi çözüm şirketi DropTask CEO’su ChrisGriffiths, “Email, bir proje yönetilirken kullanılan en net iletişim aracıdır. Önceki email yazışmaları içerisinde trol avcılığı yapmak ise çok büyük zaman kaybına neden olur. Dolayısıyla tüm proje bilgilerini ve iletişimini tek bir yerde tutan yazılım kullanmak size sadece zaman kazandırmaz aynı zamanda verimli bir iş yeri sürdürmenizi de sağlar.” diyor.
Weaving Influence Proje lideri Amy Driehorst, “Ekibim ve müşterilerimiz tüm ülke genelinde yer aldığı için fiziksel dosya paylaşamıyoruz. Bu yüzden görev listeleri aracılığıyla sadece projenin bütün süreçlerini yönetmemize olanak sağlamasının değil tartışma forumuna ek olarak proje ile bağlantılı bütün belgeleri içeren dosya olarak da kullanılan dijital bir proje yönetimi uygulaması kullanıyoruz.” diyor ve ekliyor:
“Müşterileri sisteme kolaylıkla eklemek bize sorunsuz iletişim ve bilgi paylaşımı olanağı sağlıyor”
Kilometre taşlarına ulaşıldığında çalışanları ödüllendirerek onları motive edin. Projeyi planlarken kilometre taşları belirlemek her zaman yarar getireceğini söylüyor Kurumsal yazılım sağlayıcısı Agreeya Solutions yönetici ortağı Ajay Kaul. Projenin rayında gitmesini sağlamak adına bir kilometre taşına ulaşıldığı zaman ekip üyelerini takdir edin. Bu kişileri ödüllendirmek, ekip üyelerini motive etmenin yanında gelişmeyi izleyebilmek için de gerekli en iyi yol olduğunu de ekliyor Kaul.
- Düzenli aralıklarla projenin durumu ile ilgili toplantılar yapın ancak onları kısa tutun.
Driehorst, “Müşteriler de dahil olmak üzere ekipteki tüm kişilerle yapılan sık iletişim, projenin yolunda gittiğinden emin olmak için yapılacak en iyi yoldur. Bu projenin durumunu takip etmek için çalışanların odasına hemen giremeyeceğiniz sanal ortamlarda özellikle çok önemlidir. Kullandığımız diğer tip dijital iletişim formlarına ek olarak düzenli toplantıların ilgili bütün kişiler açık ve net bir iletişim sağladığı kanaatindeyim.” diyor.
Proje ve kaynak yönetimi çözüm sağlayıcısı, 10.000ft CEO’su Martijn van Tilburg, “Herkesi projenin durumu hakkında güncel tutmak çok önemli olmakla birlikte detaylar ile batağa saplanmış olmadan takımın geri kalanına herkesin durumunu iletmek için bir yola ihtiyacınız vardır. Katılımcıların duymazdan gelmesini engellemek için durum toplantılarını çok kısa ve sade tutun ve bütün takım üyelerinin konuşmasını 90 saniye ile sınırlandırın. Bu ekip üyelerinin geçen hafta ile ilgili en önemli detaylara odaklanmalarını sağlayacaktır.” diyor.
- Değişiklikler için zamanında davranın.
Geleneksel organizasyon uygulamaları geliştiren EventEdge eş kurucusu Samit Sarah, “Teknolojide projeler özellikleri tam olarak takip ediliyor görünmemektedir. Sıkıntılı noktalardan kaçınmak ve zaman kazanmak için belirleme değişiklikleri ve talepler için kendinize fazladan zaman ayırın. Müteşekkir olacaksınız.