Her büyüklükteki kuruluşta yaygın olarak kullanılan ERP, büyük şirketler için olmazsa olmaz olarak kabul edilir ve büyüyen küçük işletmelerde giderek daha fazla kullanılır. Küresel ekonominin karmaşıklığı ve modern tüketici talepleri, iş süreçlerinin düzenlenmesini ve verilerin yönetilmesini ve optimize edilmesini kritik hale getirdi. ERP genel olarak bu yeteneklerin temelidir. Bir ERP sistemi, her biri farklı bir iş sürecine odaklanan yazılım bileşenlerinden veya modüllerden oluşur. Belirli modüller, hemen hemen her tür iş için temel olarak kabul edilir.
ERP finans modülü temel muhasebe, faturalama, finansal analiz, tahmin ve raporlamayı otomatik hale getirir. Genellikle bir şirketin bağımsız muhasebe yazılımından ERP’ye geçmesinin ana nedeni budur. İşin artan karmaşıklığı, birden fazla iş birimi veya ürün hattı için tüm finansal işlemleri ve muhasebeyi yönetmek amacıyla tek bir sisteme sahip olma ihtiyacını açıkça ortaya koymaktadır.
İnsan sermayesi yönetimi (HCM) olarak da bilinen insan kaynakları (İK), şirketlerin ERP ile geliştirmeye çalıştığı bir diğer temel süreçtir. Temel HCM, çalışan kayıtlarını, sosyal yardım yönetimini ve bordroyu yönetir ancak genellikle işe alma ve performans yönetimi gibi yetenek yönetimi işlevlerini ekler.
Çoğu şirket için ortak olan diğer ERP modülleri, sipariş yönetimi, satış yönetimi (CRM) ve satın almayı (tedarik) içerir. Üretim veya dağıtımla uğraşan şirketler, envanter seviyelerini izlemek ve depoları ve tedarik zinciri boyunca nakliyeyi yönetmek için tipik olarak bir tedarik zinciri yönetimi (SCM) modülü ekler. İş ihtiyaçları karmaşıksa, bu lojistik işlevlerini yönetmek için belki farklı yazılım satıcılarından bir depo yönetim sistemi (WMS) ve nakliye yönetim sistemi (TMS) ekleyebilirler.
Şirketlerin genellikle ERP sistemlerinde yer alan tipik olarak daha temel modülleri aştıklarında satın aldıkları bu ek modüller genellikle “türünün en iyisi” olarak adlandırılır.
ERP sistemleri nasıl çalışır?
ERP, modüllerde gerçekleştirilen ticari işlemlerden ve diğer eylemlerden elde edilen bilgileri kaydeden merkezi veri tabanı ve modüllerin birbirleriyle ve ortak veri kaynağı ile iletişim kurmasını sağlayan entegrasyon ile bağımsız uygulamalardan ayrılır.
Bir ERP sisteminin, farklı satıcılardan gelen bir iş yönetimi yazılımı koleksiyonunun aksine, modüller arasında tutarlı bir görünüme ve hisse sahip olması da muhtemeldir.
Temel ERP mimarisi
Veri tabanı, çeşitli ERP modüllerinde yönetilen işlemler için tek bir doğru versiyonu sağlar. İşte bu bağlı modüllerin, bir ERP kullanıcısının müşteri siparişlerini girme, ürünleri teslim etme, ardından ödeme alma ve kaydetme işlemi olan nakit sipariş adı verilen bir dizi görevi tamamlamasına yardımcı olmak için bilgileri paylaşır.
Örneğin, ERP kullanıcısı, müşteri ile ilgili iletişim bilgileri gibi bilgileri girer ve sipariş yönetimi modülünde bir satış siparişi oluşturur. Ardından, envanter yönetimi modülünde (veya envanter verilerine erişimi olan sipariş yönetiminin bir bölümünde) ürünün kullanılabilirliğini kontrol eder ve sevkiyatı düzenlemek için sipariş yönetimine döner.
Müşterinin gönderiyi aldığına dair onay geldiğinde, kullanıcı ERP finans modülündeki hesapların ortak adı olan genel muhasebenin alacak hesapları bölümünde bir girdi oluşturur. Orada bir fatura oluşturup müşteriye gönderir. Ödeme geldiğinde, kullanıcı ödemeyi genel muhasebe defterine veya nakit yönetimi modülüne girer ve gelir kaydedilir ve şirketin banka hesabıyla mutabakatı sağlanır.
İş akışı çoğunlukla otomatikse, bu manuel veri girişinin çoğu ERP sistemi tarafından gerçekleştirilir ve bazı veri alanları diğer modüllerden gelen bilgilerle doldurulur. Arka planda ERP modülleri, verilerin doğru olduğundan emin olmak için birbirleriyle mesaj alışverişi yapar veya veri tabanındaki kayıtları değiştirir. Örneğin, kullanıcı bir sipariş sevkiyatı talep ettiğinde, envanter yönetimi modülündeki veriler mevcut envanterdeki azalmayı yansıtacak şekilde değişmelidir.
ERP sistemlerinin faydaları
ERP, çoğu bilgi paylaşımı ve standardizasyondan gelen birçok avantaj sunar. ERP modülleri, verileri farklı sistemlere göre daha kolay paylaşabildiğinden bölümler arası iş süreçlerinin yönetilmesini kolaylaştırabilir. Ayrıca, özellikle gelişmiş analitik, makine öğrenimi ve endüstriyel IoT gibi birçok ERP sisteminin dahil olduğu yeni teknolojilerle gerçek zamanlı verilerden ve iş zekasından daha iyi içgörüler sağlayabilirler.
Ek olarak, ERP yazılımı birkaç başka avantaj sağlar:
– Veri toplamayı otomatikleştirerek verimliliği artırır.
– Giderek karmaşıklaşan iş süreçlerini yöneterek büyümeyi sağlar.
– Daha iyi uyumluluk sağlayarak riski azaltmaya yardımcı olur.
– Veri paylaşımı ve entegre bilgi yoluyla iş birliğini teşvik eder.
– Müşteri hizmetlerini geliştirir.
– Tedarik zinciri yönetimini geliştirir.
– Süreçleri düzene sokarak para tasarrufu sağlar.
– Envanter gibi, müşteri ihtiyaçlarını karşılamak için kritik olan iş bölümlerine daha fazla görünürlük sağlar.
– Daha iyi veriler sayesinde daha iyi raporlama ve planlama oluşturur.
ERP sistemlerinin çeşitleri
ERP ürünleri genellikle amaçlanan şirketin büyüklüğüne, üzerinde çalıştıkları bilgi işlem altyapısının türüne ve belirli bir sektöre özgü özelliklere sahip olup olmadıklarına göre değişir.
Küçük işletme pazarı için bazı satıcılar, temel İK, finans ve sipariş yönetimi ve CRM gibi yaygın olarak kullanılan diğer modüllerle birlikte gelen ve uygulanması nispeten kolay olan giriş seviyesi ERP’yi üretir.
Diğer ürünler sözde orta pazar içindir. Tanımlar değişir, ancak orta ölçekli pazar genellikle birkaç yüz çalışanı ve yıllık geliri 50 milyon ile 1 milyar dolar arasında olan şirketler olarak tanımlanır. Orta pazar ERP, SCM ve WMS gibi daha fazla isteğe bağlı modül ekler ve giriş seviyesi ERP’den daha fazla kullanıcıyı barındırabilir.
Bazı giriş seviyesi ERP satıcıları, genellikle KOBİ’ler olarak bir araya getirilen hem küçük hem de orta ölçekli (orta ölçekli olarak da adlandırılır) işletmelere satış yapar ve ürünlerinin büyümeye uyum sağlamak için “ölçeklendirilebileceğini” iddia eder.
En üst kategori büyük işletmelerdir; 1 milyar dolardan fazla geliri olan ve genellikle binlerce çalışanı olan şirketler. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, kurumsal ERP sistemleri genellikle en fazla modüle sahiptir, her modülde daha fazla yetenek ve binlerce hatta yüz binlerce kullanıcı için kapasite vardır.
1970’lerde ve 1990’larda satılan ilk ERP sistemlerinin tümü, şirketin bilgisayarlarında “şirket içinde” çalıştı. Günümüzde, ERP’nin satıcı veya bir servis sağlayıcı tarafından sağlanan sistemlerde bulutta çalışması muhtemeldir ve kullanıcılar yazılıma internet üzerinden masaüstü veya mobil cihazlarından erişmektedir. Bazı sistemler, şirket içi ve bulut modüllerini hibrit ERP adı verilen sistemde birleştirir.
Farklı dağıtım “modelleri” (endüstrinin bulut ve şirket içi seçenekler olarak adlandırdığı gibi), bir ERP ürününün yetenekleri, kullanım kolaylığı, maliyeti, uygulama hızı ve hedef pazar üzerinde büyük bir etkisi vardır.
Şirket içi ERP’nin genellikle belirli sayıda kullanıcı için bir yazılım lisansıyla birlikte önceden ödenmesi gerekir. Genellikle uygulanması uzun sürer, projeler yıllarca devam edebilir ve yeni sürümlerde yükseltme yavaş olabilir. Ancak, şirket içi ERP’nin çoğu bulut ERP türüne göre iki büyük avantajı vardır: Benzersiz bir iş gereksinimini karşılamak üzere özelleştirilebilir ve fabrika otomasyonu veya fabrika otomasyonu gibi iş performansı için kritik olan diğer şirket içi sistemlerle entegre edilmesi genellikle daha kolaydır.
ERP ağ noktaları
Bazı şirketler, algılanan güvenlik riskleri veya veri kontrolü kaybı dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle bu tür kritik görev sistemlerini buluta koymak konusunda isteksizdir. Yüksek düzeyde düzenlenmiş endüstrilerdeki veya devletteki diğerleri, sistemlerin ve verilerin nerede bulunması gerektiği ile sınırlandırılabilir, bu da genellikle sistemi tesis içinde tutmak anlamına gelir.
Buna karşılık, bulut ERP genellikle daha az ön ödeme gerektirir, çünkü genellikle aylık abonelik yoluyla ödenir; ancak zamanla, ücretler bir lisanstan daha pahalıya mal olabilir. En büyük tasarruflar genellikle, farklı müşterilerin yazılımın aynı kopyasını paylaştığı bir bulut ERP türü olan SaaS ERP ile gelir ve bu da satıcının bir miktar tasarruf sağlamasına olanak tanıyan ölçek ekonomileri sağlar. SaaS ERP ayrıca şirket içi ERP’den daha düzenli olma ve daha az iş sürecini destekleme eğilimindedir, ancak bu basitlik genellikle sadece kullanımı kolaylaştırır.
Bulutun maliyet tasarrufu ve dağıtım hızı nedeniyle, KOBİ’leri hedefleyen birçok ERP ürünü SaaS’dir, ancak hala bazı şirket içi markalar vardır. Büyük şirketler, tarihsel olarak, çoğunlukla karmaşık sistemleri uygulamak ve sürdürmek için daha fazla kaynağa (zaman, insan ve para) sahip oldukları için şirket içi ERP’yi tercih eder. Bununla birlikte, son on yılda birçok büyük kuruluş, HCM, finans ve SCM için bulut modülleri ekleyerek hibrit bir modele geçti.
Bazı ERP sistemleri, petrol ve gaz, otomotiv üretimi, yiyecek ve içecek, perakende ve kamu hizmetleri gibi belirli endüstrilerde ihtiyaç duyulan özelliklere sahiptir. Genellikle, ERP satıcısı, genel amaçlı bir ERP sistemi için eklentiler oluşturmak üzere belirli bir sektörde uzmanlığa sahip bir yazılım geliştiricisiyle ortak çalışır.
ERP’nin Tarihçesi
ERP’nin kökleri, 1964’te IBM mühendisi Joseph Orlicky tarafından geliştirilen bir ürünü üretmek için gerekli malzemeleri ve bileşenleri hesaplamaya yönelik bir sistem olan malzeme ihtiyaç planlamasında (MRP) başlar. 1970’lere gelindiğinde MRP yazılımı, üretim operasyonlarının temel dayanağıydı.
1983’te yönetim uzmanı Oliver Wight, MRP’yi finans dahil diğer operasyon türlerine genişleten ve diğerlerinin yanı sıra kapasite planlama ve atölye kontrolü için destek ekleyen üretim kaynak planlamasını (MRP II) geliştirdi.
Ayrıca, 1970’lerde satıcılar, SAP ve Baan adlı iki startup da dahil olmak üzere finansal süreçleri tek bir veri tabanında yönetmek için ana bilgisayar yazılımı geliştirmeye başladılar. Modüler, entegre iş yazılımı, İK ve muhasebe gibi diğer arka ofis fonksiyonlarını kapsayacak şekilde büyüdü.
1990 yılına gelindiğinde, araştırma firması Gartner’daki analistler, bu yazılım kategorisinin kendi adına ihtiyaç duyduğu sonucuna vardılar ve genel amaçlı rolünü belirtmek için kurumsal kaynak planlaması adını verdiler.
MRP ortadan kalkmadı ve MRP ve ERP’nin hala farklı olan amaçları, her ikisi için de bir rol sağlıyor. Bugün, üreticilere satılan çoğu ERP yazılım paketinin bir MRP modülü vardır. MRP II terimi ise ERP ile eş anlamlı hale gelmiştir ve nadiren kullanılmaktadır.
1970’lerde ERP benzeri sistemlerin ilk günlerinde, yazılım ana bilgisayarlarda çalışıyordu. 1990’lara gelindiğinde, anabilgisayar ERP satıcıları, yazılımı masaüstü aygıtların merkezi bir sunucu bilgisayarla iletişim kurduğu istemci-sunucu modeline taşımaya başladı. ERP artık daha fazla kullanıcı tarafından daha uygun fiyata erişilebilir hale geldi. ERP satıcıları Microsoft Windows tarzı GUI’leri istemci yazılımına ve Windows’un kendisine ekledikçe, anabilgisayar günlerinin hantal karakter tabanlı UI’lerinden kullanıcı dostu olma özelliği geliştirdi. 1990’ların ortalarında, Web’in popülaritesi arttıkça, istemci-sunucu ERP’si web tarayıcısı benzeri UI’ler ile güçlendiriliyordu.
1990’ların sonlarında bulut ERP’nin gelişi, ERP’nin teslim edilme ve tüketilme biçimindeki bir sonraki temel değişiklikti. Bulut bilişimin internet bağlantısı, şirketlerin ERP sistemlerini müşterilere, tedarikçilere ve ortaklara bağlamasını mümkün kıldı. Ayrıca, web tarayıcılarını çoğu yeni ERP sistemi için standart kullanıcı arayüzü haline getirdi.
Son yıllarda, ERP satıcıları, AI ve makine öğrenimi, blok zinciri, tahmine dayalı analitik ve bulutun üstün bilgi işlem gücü ve internet bağlantısı gerektiren diğer gelişen teknolojileri etkinleştirmek için Ar-Ge’lerinin çoğunu bulut ürünlerine odakladılar.
ERP satıcıları
Çoğu hem şirket içi hem de bulut seçenekleri sunan düzinelerce ERP satıcısı vardır. Birçok araştırma firmasına göre, dört satıcı-Infor, Microsoft, Oracle ve SAP, satışlarda pazar lideridir ve yukarıda açıklanan ERP kategorilerinin tümünü kapsayan en geniş ürün yelpazesine sahiptir. Ayrıca, endüstrinin eski ERP olarak adlandırdığı en büyük eski şirket içi sistem kurulu tabanına da sahiptir.
Başta Acumatica, Sage Intacct ve şu anda Oracle’ın bir parçası olan SaaS ERP öncüsü NetSuite olmak üzere birçok satıcı KOBİ’ler arasında popülerdir. Workday, etkili ve hızlı büyüyen bir diğer SaaS ERP sağlayıcısıdır.
Diğer önde gelen satıcılar arasında Epicor, IFS, DELMIAworks (eski adıyla IQMS), Kenandy, Plex Systems, QAD ve Syspro bulunmaktadır.
