Teknoloji ile değer zincirini yukarılara taşımak ve yenilikçi hizmetler sunabilmek için İngiliz DX Group’un dönüşümcü bir CIO’ya ihtiyacı vardı. Mike Sturrock, getirmekte olduğu değişimi anlatıyor.
“Kariyerim, anlık değişimlerden oluşuyor” diyor DX Group’un lojistik uzmanları grup CIO’su Mike Sturrock. Şirkete 2011 yılında yılında katılan Sturrock, yüksek kaliteli hizmetler sunan şirketin sürücü koltuğuna teknolojiyi oturtabilme misyonuyla hiç vakit kaybetmeden çalışmalara başlamış. DX Group’un diğer lojisitik firmaları gibi parlak kamyonları ya da kraliyet ruhsatı yok, ancak şirket geçmişi Royal Mail’e dayanıyor ve şirket Birleşik Krallık’ın lojistik endüstrisinde tarihi bir öneme sahip.
Sturrock, çalıştığı şirketi “Birleşik Krallık’taki en büyük bağımsız lojistik, taşıma, posta ve kurye hizmetleri sağlayıcısıyız.” diyerek açıklıyor. Giderek rekabetçi bir hal alan lojistik sektöründe DX’i eşsiz kılan şey; şirket tarihi ve yüksek değerli teslimatlardaki müşteri tabanı.
“Taşınan değerli parçaları göz önünde bulunduracak olursak şirketin büyük bir kısmının üst segmente hitap ettiğini söyleyebiliriz” diyor Sturrock. Bunun en büyük dayanağı olarak karşımıza çıkan örnek ise Birleşik Krallık’ın tüm pasaportlarının DX Secure departmanı tarafından teslim edilmesi. DX’in üç departmanı var: DX Network Services, şirketin B2B çalışan kolu ve işletmeler arasında posta ve orta boyutlu paketlerin taşınmasını sağlıyor; DX Secure, işletmelerden tüketicilere teslimat yapılmasını sağlıyor; DX Freight ise orta – büyük boy paketlerin ve alışılmışın dışında ölçütlere sahip eşyaların işletmelere ve tüketicilere taşınmasını sağlıyor.
Secure departmanı mücevher, vize, medikal örnekler, mercekler ve banka kartları gibi yüksek değerli parçalar taşıdığından Birleşik Krallık yollarında kocaman DX araçları görme şansınız oldukça düşük.“Yollarda ismimizi görmüyorsunuz. İşe güven açısından bakacak olursanız, pasaport teslimatı yaparken aracın içinde iki kişi bulunuyor, araç kilitli ve yanları perdeli araçlar kullanmıyoruz.” diye açıklıyor Sturrock. DX Group 1970’li yıllarda, Birleşik Krallık daimi grevlerle ve hukuk firmaları arasında gidip gelmesi sorun olan hukuki dokümanlarla boğuştuğu sıralarda, Royal Mail’e bir alternatif olarak kuruldu. DX, günümüze değin hukuk büroları arasında hızlı gönderim seçeneği sunuyor ve gündüz saat 17.00’a kadar teslim edilen gönderileri ertesi sabah 9.00’da teslim etmeyi garantiliyor. “Kapalı bir fiziksel posta ağımız var. Ayrıca genel postaları ayırabiliyoruz da, bu sayede hukuk firmalarına kapsamlı hizmet sunabiliyoruz” diyor Sturrock.
Gün geçtikçe daha fazla dokümanın dijital olarak gönderilmesi, DX Group’u normal posta kullanımındaki azalmaya karşı harekete geçirmiş. Şirket, 2012 yılı Mart ayında stratejik bir hareketle ‘biçimsiz gönderiler’ (alışılmışın dışında boyut ve ağırlığa sahip gönderiler, bisiklet ve kano gibi) konusunda uzmanlaşan Nightfreight lojistik firmasını satın almış. Dijital dokümanların özellikle de gelenekçi özelliğiyle bilinen hukuk çevrelerinde gittikçe daha fazla kullanılmasına ilişkin “İşletmemizi büyütmek ve posta kullanımındaki erozyonu dengelemek için bir satın alma peşindeydik” diyor Sturruck.
“DX Group’un bir sonraki hamlesi, büyük nakliyelere uzanmak oldu.” diyor Sturrock ve bunun yalnızca rakip şirketin satın alınarak şirket bünyesine katılması, bu sayede de pazar payının arttırılması durumu olmadığını anlatıyor. Müşteri tabanından gelen talepler oldukça farklı diyen Sturrock, “Dizüstü bilgisayarla traktör tekerleğini aynı araçta taşıyamazsınız. Sektörde entegrasyonların yanlış yönlere gittiği birçok örnek görebilirsiniz. Ancak bizim ülke çapında dağıtım merkezlerimiz var ve malları ilettiğimiz merkezleri en iyi hale getirebiliriz. Burada daimi bir veri akışı söz konusu.” diyor.
12 DX dağıtım merkezi, 18 ana DX merkezi ve 15 Nightfreight (gece nakliyesi) merkezi mevcut. “Güçlendirebileceğimiz fırsatlara sahibiz. Teknoloji ve yönlendirme önerileri mevcut ancak benim kariyer hedefim, verimliliği arttırmak” diyor Sturrock. Nightfreight’ın B&Q ve Debenhams ile kontratı var, B&Q ile yapılan kontrata yapı market zincirinin stok düzeylerinin takibi de dahil. “Sunduğumuz hizmet kalitesi ile övünüyoruz. Bu ucuzluk yarışı değil, 2 sterlin’e taşırız da demiyoruz. Yönetim panelinden organizasyonun tümüne ‘Her seferinde mükemmel hizmet’ ve ‘Gör, sahip ol ve hemen harekete geç’ mesajları hakim; herkes bu mesajlara bağlı kalıyor ve bu bana da cazip geliyor” diyor Sturrock. Ancak Sturrock ve ekibi teknolojiyi yalnızca işletmede verimliliği arttırmak için kullanmıyor. Onlar için teknoloji, DX Group’un sunduğu kalitenin sürdürülmesi anlamına geliyor. Sturrock, “Halihazırda belirli sayıdaki e-ticaret şirketleriyle çalışıyoruz ve o alanda büyüme sürüyor. Özellikle de alıcının belirlenmesinde imza ya da GPS koordınatı, tarih bilgisi ya da fotoğraf gibi üst kalite hizmet ve güvence isteyen perakendeciler için” açıklamasını yapıyor.
Peki Sturrock, DX Group’un değişim öyküsünde nerede yer alıyor? Kırkıncı yaşına yaklaşan bir organizasyon elbette sağlam bir geçmişe sahip. Bu yüzden Sturrock, Software AG’nin ürettiği Webmethods’u DX Group’taki tüm çekirdek sistemler için bir entegrasyon platformu olarak kullanmak istiyor. “Buna daha sonra iş süreci yönetimini (BPM) de dahil edebiliriz. 18 ay önce JD Edwards ERP sistemini kurduk ve Webmethods entegrasyon ürünlerimizle tamamladık, artık bütünsel mimarimizin bel kemiğini bunlar oluşturuyor.” diyen Sturrock, “Sistemlerimizin tümünü bu mimariye bağlayarak verimliliğimizi ve müşteriye sunduğumuz hizmetleri sürekli olarak arttırmayı, aynı zamanda da sistemlerimizi basitleştirmeyi başardık. ERP (kurumsal kaynak planlama sistemi) işleri daha kısa sürede yapmamızı sağlıyor ve eski sistemleri emekli etmemize ortam sunuyor” diyerek sözlerini sürdürüyor.
Webmethods’u DX Group’a entegre eden şirket, Quinnox oldu. Quinnox, Sturrock şirkete katıldığında halihazırda şirketin sistem çözüm ortağıydı, ancak CIO bu şirketle çalışmaktan oldukça memnun. “Geçmişi olan bir şirket ve gerekli yeteneklere sahipler. Bizim organizasyonda bu platformlara ihtiyacımız var ve bu platformları Windows 8 ile çalıştırmamız gerekiyor.” diyor Sturrock. “Sistem entegratörlerinin kültürünü doğru anlamanız gerekiyor. Bu kültür, evet denilirken aslında hayır denmek istendiği, değişik bir kültür olabilir. Ancak bu kültürü doğru anladığımızı ve doğru partnerleri bulduğumuzu düşünüyoruz” diyen Sturrock, Quinnox’un DX Group için doğru bir partner olduğunu ve organizasyonun gereken ilgiyi gördüğünü söylüyor. Büyük şirketlerin yeni şirket satın almalarında yaşayabilecekleri zayıf teknoloji entegrasyonu sorununa ilişkin söylediği yorumların arkasında duran CIO, Nightfreight’ı DX Group’un geri kalanını içeren entegre çekirdek sisteme dahil etmemiş, ancak Nightfreight’ın verilerini de şirketin tüm verilerinin bulunduğu veri ambarında saklayarak verilere kolayca erişilmesini sağlamış. “BI (iş zekası) benim en sevdiğim şey” diyen Sturrock için iş zekası gelecek stratejide büyük bir rol oynuyor ve şu ana kadar yapılan geliştirmelerin de temel kaynağı.
DX Group’a gelmeden önce Sturrock easyJet’te operasyon sistemlerinin başındaydı ve Sturrock’ın görev yaptığı üç yıl boyunca easyJet, iş zekasını en iyi kullanan şirketlerden biri olmuş. “BI, bize istihbarat sağlıyor ve karşımıza çıkabilecek şeyler için tahminsel analizler sunuyor. easyJet’te Madrid’deki sis konusunda ve Atina’daki grevlerin bizi nasıl etkileyeceği konusunda hayali senaryo modellemeleri yaptık. Bu modellemelerin ardından bir uçuşu iptal etmeli mi etmemeli mi anlamak daha kolaydı” diyor Sturrock ve devam ediyor: “Yakıt, easyJet’teki en büyük gider kalemiydi. DX Group’ta müşteriye ilave yakıt ücreti yansıtıyoruz, evet, ancak yönlendirmelerimizi ve teslim edeceğimiz ürün sayısını da optimize ediyoruz. 15 teslimattansa 20 teslimat yapabilir miyiz? Bu gibi sorular, gidilen rotanın verimliliğini etkiliyor. Nightfreight’ın tüm araçlarında yakıt tüketimini takip eden telemetri monitörleri var. Ayrıca bu monitörler gaz pedalı, fren pedalı ve rölanti süresi gibi şeyleri de güvenlik açısından takip ediyorlar.”
“Devamlı kullanılan bir tır şirkete yıllık 65 bin sterline mal oluyor. Bir araçta 8 bin – 10 bin sterlinlik bir gelişme elde edebilir miyiz?” diye soruyor Sturrock. Sürücülerin 15 teslimat yapmaktansa 20 teslimat yapmalarını sağlamak, sürücüler hedefleri tutturmak için yarışacağından çok tehlikeli olur, diyor Sturrock. BI’ın güvenlik konusunu hesaba katamadığını da belirtmeden geçmiyor.
“Sürücüleri baskı altına sokmak istemiyoruz. Onlara teslim edebilecekleri sayıda iş vermek istiyoruz. Bu sayede o günün analizlerini inceleyip teslimatların nasıl gittiğini görebiliriz. Bir sürücü o gün tüm teslimatları tamamlayamayacaksa bir değişiklik yapabiliriz çünkü bir eşyayı elimizde tuttukça şirkete maliyeti de artıyor” diyor Sturrock, depoya geri gönderilen eşyalardan bahsederek.
“Güvenlik tutumum easyJet’ten DX’e geçti. easyJet’in kurucusu Stelios Haji-Ioannou şöyle derdi: ‘Güvenliğin pahalı olduğunu düşünüyorsan bir kaza geçirmeyi dene.’ Bu yüzden easyJet’te güvenlik konusunda hiç kolaya kaçılmazdı ve uçak bakımı konusunda çizelge sistemleri oluşturduk. Güvenlik bir kültürdür, bir süreçler dizisi değil” diyor Sturrock.
Sturrock’ın bütçesi, karların %2.5’inden oluşuyor. CIO, şimdiye yatırım yapma konusunda güçlü yeteneklere sahip. Sturrock, “Buradaki rolümü düşünme aşamasındayken şirketin CEO’su ve çeşitli risk sermayecileriyle görüşüp teknoloji yatırımlarının yararları hakkında konuşmuştuk. Sözlerini parayla desteklediler” diyor.
“Tasarruf getirileri adım adım, biz eski sistemleri emekli edip yeni sistemleri kullandıkça ortaya çıkıyorlar. Daha ortaya çıkacak çok tasarruf getirisi var” diyen Sturrock, şirket içinde CIO ve IT ekibinin rolünün değiştiğini de belirtiyor.
“Önceden bizi ‘masraf’ olarak görüyorlardı. Ancak şimdi yarar sağlayıp masrafları azaltıyoruz. Gelecek yıl yatırım seviyeleri artacak. Yeni bir satın alma veya yatırım söz konusu olacak. Biz uzun vadeli düşünüp, gelecek için çalışıyoruz” diyen Sturrock, DX Group yatırımcılarından birinin daha fazla yatırım yapabileceğinden bahsediyor. “Güvenilir partnerler olduğumuzdan insanlar önce bize geliyor.” diyor Sturrock. Kendi biriminin şirket içindeki tüm teknoloji harcamalarını yönettiğini ve “teknoloji stratejisi sorumlusu” olduklarını bildiriyor.
Duyarlı bir ekip
Hassas belge ve eşyalar taşıyan bir şirket olduğu için Sturrock kendi şirketini sosyal medya kullanımı hakkında da bilgilendirmiş. “Sağduyu patlaması oldu. Kendimizi ifade etme konusunda Tesco’nun uyguladığı strateji modelini benimsedik: ‘Birinin yüzüne söyleyemeyeceğin bir şeyi Twitter’da yazma’. Wi-Fi erişimi de kısıtlandırılmış durumda. Sturrock’ın IT ekibi, DX Group’un Middlesex ve Northampton’daki tesisleri ve Nightfreight’ın Merseyside’daki tesisleri arasında dağılmış durumda. Gelişmiş bir veri ağı ve video konferans sistemi sayesinde 90 kişilik bu güçlü ekip (DX Group’un 70 IT çalışanı ve Nightfreight’ın 20 IT çalışanı var) oldukça az seyahat etmelerine rağmen verimli bir şekilde çalışabiliyorlar. “İnsanların uzun yollar kat etmelerini istemiyorum.” diyor Sturrock.
Kendisi teknoloji ekibinde görmek istediği kalifiye kişileri alabilmek için maaşları arttırmak zorunda kalmış, ancak paradan öte bir ekip kültürü oluşturmak için kişisel çaba gösteriyor. Eski bir yat kaptanı olan Sturrock kişisel olarak ekip üyelerinin sigarayı bırakması için gönüllü kuruluşların kapısını çalmış, kendi teknesinde toplantılar düzenlemiş ve ekibin yarısının pedal çevirdiği diğer yarısının da yelkenlilerle yarıştığı müsabakalar düzenlemiş.
Maceraperest
Gemicilik deneyimi bir yana, Sturrock’ın kariyerinde en büyük etki easyJet’te görev yaparken olmuş. “easyJet, düşünme konusunda bende en büyük etkiyi yarattı ve şimdiye kadarki kariyerimde en büyük başarıyı orada gösterdim” diyor Sturrock.
Her ne kadar önceki işi ve şimdiki işi birbirinden çok farklı gözükse de Sturrock, DX ve easyJet’in strateji ve çalışanlar konusunda birbirine oldukça benzediğini ve DX Group’un daha önce de easyJet’in CEO’sunu görev başına getirdiğini belirtiyor. Sturrock her ne kadar easyJet’in CIO’su olmak istese de yeni gelen CEO Carolyn McCall, Trevor Didcock’u CIO koltuğuna oturtmuş.
“Trevor’a bu konuda açık konuştum ve birlikte çok iyi çalıştık, çok şey yaptık.” diyor Sturrock ve şöyle devam ediyor: “Dokuz aylık devir teslim sürecinde bir plan yaptım: ilk üç ay onun başarılı olduğundan emin oldum, ikinci üç ayı kariyerime ayırdım ve son üç ayı şirketten ayrılmakla harcadım. Arkadaşlığımız hala sürüyor ve hala birlikte güzel işler yapıyoruz.” Sturrock’ın sıkıntılı durumlarda bile insanlarla rahatça iletişim kurmasının, net ve etkili bir konuşmacı olmasının temeli kariyerinin başına uzanıyor.
Sturrock “18 yaşında yat kaptanlığı yapıyordum ve çok şey öğrendim. Mürettebat kuruyordum ancak yönetmek için değil. Her bir üye gözlem lideriydi. İstediklerini yapmakta özgürlerdi, işbirliği ve iletişim konusunda ise benden destek alıyorlardı.” diyor.
Sturrock Azor yat yarışlarında yarışmış ve şimdiki hedefi Kuzey Kutup Dairesi’nde bulunan, Norveç’e bağlı Svalbard adalarına açılmak. Teknesinde olmadığı zamanlarda ise doğanın kucağında bisiklet sürüyormuş Sturrock. Organizasyondaki doğa sporları tutkusunun da kendinden kaynaklandığını söylüyor.
İş normları dijitale kaydıkça fiziksel nesneler, dijital fırsatları anlayan ve değerlendiren bir organizasyona ihtiyaç duyuyor. DX Group ve Mike Sturrock, paketlerin güvende ve teslimata hazır olması konusunda oldukça titiz davranıyor.