Kurumsal verilerinizi korumak mı istiyorsunuz ? Sosyal medya politikanızı yeniden değerlendirin.
Çalışanların sosyal medyayı kullanması organizasyonunuz için bir sürü tehlike anlamına gelebilir ki bu sebeple daha iyi bir sosyal medya politikası geliştirmek izlenecek yol olabilir.
Baby Boomer’lar emekliye ayrılırken, Y jenerasyonu çalışan yaş ortalamasını önemli oranda değiştirerek işgücünde baskın topluluk olmaya başladı. İşgücü karışımı dönüşürken ve iş amaçlı olarak teknolojiye giderek daha fazla dayanılırken, çalışanlar işlerinde teknolojinin kullanımı tarafındaki davranışlarını değiştirmeleri için zorlanabilir.
Bugün sosyal medya kullanımı (kişisel ve profesyonel nedenlerle) Y jenerasyonu veya “Millenial’lar”la eşanlamlı hale geldi. ComTIA’nın yeni çalışması Teknoloji Üzerindeki Kuşak Araştırması ve İşyerlerine olan Etkisi’ne göre çalışanların yüzde 41’i firmalarının sosyal medya politikalarını ihlal ediyor; ki bu organizasyon çapında bir dalga etkisi yaratabilir.
Her ne kadar çoğu firma sosyal medyanın verimlilik karşısında bir engel olduğunu varsaysa da, bu durum IT ilke yapıcılarının iki kez düşünmesini gerektiren kurumsal veriler için bir risk. Malware istilası, online dolandırıcılık ve veri ihlalleri olasılığıyla, kurumsal sunucular üzerinden sosyal medyaya erişim sağlamak çok sayıda tehlikeli güvenlik sorunlarını gün yüzüne çıkartıyor.
Buna rağmen çoğu firmanın iş modelleri online ve sosyal bileşenleri dahil edecek şekilde değişim gösteriyor. Bu da yöneticileri ve IT’yi çalışanların sosyal medya kullanımları üzerindeki yuları gevşetmeye zorluyor.
Diğer yandan güçlü bir sosyal medya politikası geliştirilip anlatılamadığında, çalışanlar kabul edilebilir ve uygun olmayan kullanımı birbirinden ayırmakta başarısız oluyor ve dağınıklığı toparlamak IT departmanlarına kalıyor.
Aşağıdaki listede firmaların yaptığı en büyük sosyal medya politikası hatalarından bazıları ve organizasyonların daha iyi bir sosyal medya davranışı sergilemelerine yardımcı olacak ipuçları yer alıyor. Bilhassa genç ve “dijital öncelikli” çalışanlar işyerlerini doldururken.
Faydaları göz ardı etmek ve zaman kaybına odaklanmak
Birçok işletme verimlilik korkusuyla çalışanlarının sosyal medya kullanımını kısıtlıyor. CompTIA’nın araştırmasına göre bu yaygın bir endişe. Esasında tüm yaş gruplarından çalışanların yüzde 64’ü sosyal medyanın iş yerinde kişisel amaçlı kullanımını verimlilik için bir tehdit olarak görüyor. Bununla birlikte 20 ila 40 yaşlar arasındaki katılımcıların yarıya yakını Facebook’u iş amaçlı kullanıyor; bu biraz dikkati hak eden bir ayrışma.
Çözüm: Bir sosyal eğitim programı oluşturun. Verimliliği, performansı ve memnuniyeti arttırmak için çalışanlarınıza ilkeleriniz doğrultusunda sosyal medyayı nasıl kullanacaklarını gösterin. Özellikle sosyal medya platformlarını işlerini yapmak için kullanıyorsalar. Çalışanlara sosyal medyanın avantajlarını kullanmalarına imkan tanıyarak firmanız değerli bir iş aracının gücünden yararlanabilir.
Herkese uygun bir politika oluşturun
Sosyal medya halen yeni bir fenomen olduğundan çoğu organizasyon sorumluluklarından bağımsız olarak tüm çalışanlara uygulanan tek bir ilkeye sahip. Bu bir hata olabilir. CompTIA’ya göre kıdemli çalışanlar (sıklıkla önemli iş enformasyonuna en yakın olanlar) orta ve giriş seviyesi çalışanlara nazaran iş ve kişisel amaçlarla Facebook’a erişime daha meyilli (yüzde 53’e karşı yüzde 21). Her ne kadar bir sosyal medya politikası zaman ve çaba gerektirse de, bu tüm süreçler için tek bir çözüm olmamalı. Organizasyon içindeki farklı seviye ve fonksiyonlardan çalışanlar farklı görevlere ve farklı türden veri türlerine erişime sahip. Sosyal medya politikaları da benzer biçimde ayarlanmalı.
Çözüm: Amaç yersiz bilgi paylaşımını önlemek olmalı. İş sorumlulukları ve hassas verilere olan erişimlerine göre çalışanları sınıflandırın. İlkeyi vaka (veya grup) temelinde yazın ve şirket içi sosyal medya eğitim oturumlarını buna göre özelleştirin.
Sorun olmadan önce bir politika inşa edin
Unutmayın: Bir iş sosyal medya politikası (toplam IT ilkenizin çok küçük bir dilimi) kurumsal veriyi korumalı. Malware, online dolandırıcılık ve hatta masum dosya paylaşımı gibi tehlikeler sosyal medya kanalları üzerinden daha kolay meydana geliyor. İş yerindeki sosyal medya kullanımı bir verimlilik probleminden çok daha fazlası olabilir.
Çözüm: Sosyal medya politikanız için yapabileceğiniz en iyi şey çalışanlarınızın onu enine boyuna bilmesini temin etmektir. Güvenli sosyal medya kullanımına yönelik olarak çalışanların en iyi uygulamaları öğrenmeleri için eğitim günleri veya online modüller oluşturun. İlkelerinizi ne kadar çok anlatır ve neden gerekli olduklarını açıklarsanız, bunları kullanmaya zorlamanız o kadar kolaylaşır.
Başarılı bir sosyal medya politikası dengeli olandır; çalışanlara kaynaklar sağlayan, işlerini daha iyi yapmaları için ihtiyaç duydukları seçenekleri sunan ve bununla birlikte IT departmanlarının gizli güvenlik sorunlarından korkmamasını temin eden. Organizasyonlar dahili sosyal medya stratejilerini yeniden değerlendirmek ve iş operasyonlarınızla gerçekçi olarak uyum sağlamak üzere nelerin ayarlanabileceğini temin etmek için zaman ayırmalı. Sosyal medya (Millenial’lar gibi) iş yerlerinde kaçınılmaz olarak bir demirbaş halini alıyor. Şimdi bunu hassas verilerinizi koruyacak ve aynı zamanda işletmenizi büyütecek bir şekilde nasıl entegre edeceğinizi ortaya çıkarmanın zamanı.
