Çözüm: “Bu üretkenlik kayıplarını engellemek için atılacak iyi bir adım yürütmedeki işi yüzde 25-50’ye düşürmektir,” şeklinde konuşuyor. “Bu gidiş gelişi azaltır, müdürlerin ve uzmanların meselelerle ve sorularla uğraşısında daha esnek olmasını sağlar. Her ne kadar sezgisel olmasa da, aktif projeleri yüzde 25-50 nispetinde azaltmak görev tamamlama oranlarını ikiye katlayabilir.”
Proje Yönetim Hatası No. 5: Düzenli İletişim/Toplantı eksikliği. “İletişim başarılı bir proje yönetiminin en önemli etkenidir,” şeklinde konuşuyor firmaların yüksek büyüme ve karlılık elde etmeleri için işlerini teknolojiyle uyumlu hale getirmelerinde online strateji danışmanlığı sağlayan Parkin Web Development’ın başkanı Tim Parkin. “Düzenli ve açık iletişim olmaksızın proje başarılı olmayacaktır.”
Çözüm: Her hafta bir araya gelmek için (sanal olarak veya yüz yüze) ekipteki herkese uygun olan (sadece proje müdürü için değil) bir gün ve saat belirleyin; ve buna sadık kalın. “Belirli gün ve zamanlar takvime alındığında, herkesin uyumlu kalması ve projenin akıcı olması sağlanır.”
Proje Yönetim Hatası No. 6: Kapsamın yeterince ayrıntılı olmaması/Kapsamın sık sık değişmesine izin verilmesi. “Ultra belirgin bir hedefi olmayan herhangi bir proje ölüme mahkumdur,” diyor Halloran. Web tabanlı proje yönetim aracı Easy Projects’in pazarlama müdürü Oz Nazilli ekliyor, “kapsam değişimi projenizin başına gelebilecek en tehlikeli şeylerden bir tanesidir. Eğer düzgün bir biçimde ele alınmazsa maliyet ve zaman aşımına neden olabilir.” Bir logo renginin değiştirilmesi veya web sitesine bir sayfanın eklenmesi gibi küçük bir şey dahi beklenmedik gecikmelere neden olabilir, şeklinde konuşuyor.
Çözüm: En başından projenizin kapsamını tanımlayın ve hem kendinizi hem de ekibinizi kapsam dahilinde tuttuğunuzdan emin olmak için projeyi düzenli olarak takip edin. Gecikmelerden ve orijinal kapsamdaki sapmalardan kaçınmak için “değişim taleplerini orijinal proje kapsamından ayrıca takip edin ve bunun takvimi nasıl etkileyeceğine dair tahminler oluşturun; ve her bir değişiklik için müşteri/paydaş onayını kesinlikle alın,” tavsiyesinde bulunuyor Nazilli.
Proje Yönetim Hatası No. 7: Agresif/Aşırı İyimser Zaman Çizelgesi Vermek. “Proje yöneticileri sıklıkla müşterilerini mutlu etmeye gayret ederken iyi niyetlidir,” diye açıklıyor eski bir yazılım geliştiricisi ve proje müdürü olan ve halihazırda DigitalXBridge’in CEO’su Jay Malone. “Ancak artarda kaçırılan terminler müşteri tarafında sadece güvensizliğe ve kızgınlığa neden olur.”
Çözüm: “İyi bir proje yönetim yazılımı birçok nesneyi ve var olan kaynakların bantgenişliğini yönetmenize imkan tanır,” diye konuşuyor. Bununla birlikte bir tampon eklemek yine de önemlidir; projeniz için ekstra zaman ve para, “bilhassa teknoloji dünyasında.”
Proje Yönetim Hatası No. 8: Esnek olmamak. Proje planınızı kutsal kitabınız olarak düşünüyor olabilirsiniz; “amacınıza ulaşmanız için yapılması gerekenleri kimin tarafından, ne zaman yapılacağını söyleyen… yolunuz boyunca gelen yeni bilgi ve önerileri dinlemekten kaçınmayın,” diyor yazılım ve servis sağlayıcısı Blackbaud’ın proje müdürü Carol Woolfe.
Çözüm: “Çeşitli aralıklarda geri çekilip projenin tamamına taze bir bakış atmak, işlerin o ana dek nasıl ilerlediğini incelemek ve yol boyunca değişmiş olan şeyler bazında gelecekteki işleri nasıl iyileştireceğinizi değerlendirmek güzel bir şeydir,” diye açıklıyor. Bu, sürekli olarak değişiklik yapmak zorunda olduğunuz anlamına gelmiyor; sadece projeye yardımı dokunduğu takdirde önerilere açık olun.
Proje Yönetim Hatası No. 9: Değişiklikleri Onaylamak ve İzlemek için Bir Sisteme sahip olmamak. “Sıklıkla bir projenin başarısı veya başarısızlığı başladıktan sonra meydana gelen değişikliklere bağlıdır,” şeklinde konuşuyor planlama ve maliyet kontrolleri yazılımı sağlayıcısı EcoSys’in başkan yardımcısı Christen Bergerud. Diğer taraftan çoğunlukla değişikliklerin onaylanması ve takip edilmesi için yerli yerinde bir sistem yoktur.