IFS, ERP yazılımları arasında Türkiye’de en fazla implementasyona sahip 2. Global ERP yazılımı. Türkiye’de toplamda 500’den fazla işletmeye ulaşan ve 20 binin üzerinde kullanıcıya sahip şirketin Türkiye Genel Müdür Yardımcısı Göksel Sanbay’a ERP yazılımları hakkında merak ettiklerimizi sorduk.
ERP’nin kurumlar için gerekliliği ve öneminden bahseder misiniz? ERP uygulamaları işletmelere ne gibi farklılıklar katıyor, verimliliğe etkisi nedir?
Rekabet şartlarının değiştiği günümüzde büyümek, pazar payını arttırmak veya varlıklarını korumak isteyen şirketler ne kadar küçük ya da ne kadar büyük olurlarsa olsunlar işlerini yönetmek için modern sistemlere ihtiyaçlar duyuyorlar. Kuruldukları ilk zamanlarda çok klasik bir stok-muhasebe programı yeterli olurken gün geçtikçe karmaşıklaşan iş süreçlerini kontrol altında tutmak, daha verimli, daha kaliteli üretim ve en sonunda da yüksek müşteri memnuniyetine ulaşmak için bir şirketin olmazsa olmazı kurumsal kaynak planlama yazılımı yani ERP yazılımlarıdır. ERP yazılımları rekabet için şirketlere değişim ve global uyumun kapılarını açar. ERP yatırımı neticesinde hızlanmış bir işletme, anlık ve doğru veriye ulaşma, simüle edebilme, maksimum kapasite kullanımı, kurumsal hafıza, kişiye bağımlılıktan kurtulma, güvenlik ve kolay raporlama, tam kontrol, tüm süreçlerin entegrasyonu ve yalın iş akışları sağlar. Bu nedenledir ki ERP yazılımları bir lüks ya da bir ihtiyaç değil bir zorunluluk haline geldi.
IFS’in bu alandaki faaliyetleri neler?
IFS, 1983 yılında İsveç’te kurulan ve dünya genelinde 60 ülkede 80 ofiste faaliyet gösteren, araştırma kuruluşları tarafından lider olarak gösterilen global kurumsal yazılım sağlayıcısı bir firma. Aralarında BMW, Volvo, Saab, Emirates, Lockheed Martin, Amerikan Hava Kuvvetleri, Jotun gibi firmaların da bulunduğu 3 binden fazla müşterisi ve 1 milyonun üzerinde kullanıcısı var. Farklı ülkelerdeki 6 sektörel Ar&Ge merkezinde bin 500’den fazla mühendis ile çalışıyor. Ayrıca arttırılmış Gerçeklik, Büyük Veri, Nesnelerin İnterneti ve Mobil Aplikasyonlar gibi alanlarda çalışan IFS Lab isimli bir Geliştirme Laboratuarı da bulunuyor.
Türkiye’de ne zamandan beri faaliyet gösteriyor, buradaki iş ortaklıkları hangi alanlarda yoğunlaşıyor?
IFS Türkiye ofisi 2004 yılından bu yana hizmet veriyor. Bu tarihten itibaren aralarında makina, plastik, gıda, inşaat, otomotiv ve tersane gibi çok geniş alanda sektör liderleri ile çalıştı. Toplamda 500’den fazla işletme ve 20 binin üzerinde kullanıcıyla IFS, ERP yazılımları arasında Türkiye’de en fazla implementasyona sahip 2. Global ERP yazılımı.
ERP yazılımların sektöre göre seçim kriterleri nasıl belirleniyor?
Her işletme farklıdır. Kendi kaynakları, vizyonu, sektörel ihtiyaçları, personel yetkinliği, iş yoğunluğu farklıdır. Türkiye’de satın alma kararı mantık ile değil duygusal olarak veriliyor. Büyük yazılım, küçük yazılım, kolay, zor ya da en bilinen marka gibi genel geçer kavramlar yerine ölçülebilir kavramların kullanılması bu seçimde en önemli yoldur. Mevcut ihtiyaçların ve beklentilerin çözümü için değil gelecek 5-10 yıllık vizyon ve hedefler doğrultusunda yatırım yapılması gerekiyor.
Öte yandan şirketler birçok zaman yazılım ihtiyaçlarını kendi içlerinde karşılamaya çalışıyor. IFS olarak 1000 den fazla mühendis, 6 sektörel Ar/Ge merkezi ve 3000 den fazla müşterinin know-how’ını müşterilerimize sunuyoruz. Bu bilgi yerine sadece kendilerinde olan bilgi ve anlık ihtiyaçların çözümüne odaklı geliştirilen inhouse yazılımlar bir süre sonra atıl kalıyor ve yeterli gelmiyor. Bu sürede harcadığınız emek ve kaybettiğiniz parayı düşündüğünüzde global bir yazılımdan alacağınız know-how sizin gücünüzü arttıracaktır.
ERP uygulamalarında ne gibi sorunlar yaşanıyor ve bunlara yönelik çözüm önerileriniz nelerdir?
Çoğu işletmede ERP alacağıma bir makina daha alırım anlayışı hakim. Oysa bu bir yanılgıdır. Çünkü 10 makinanız olduğunda 11. makinayı aldığınızda bu üretim kapasitenizi diyelim ki yüzde 10 etkiledi ancak toplam verimliliğinize katkısı (stok maliyetleriniz, süreçler arası verimsizlik, kaçaklara vs) yüzde 1-2 yi geçmeyecektir. Çünkü kişiye bağımlı iş süreçlerinden, entegrasyon kaynaklı veri kayıplarından, mükerrer işlemlerden, kayıp ve kaçaktan, güvenlik açıklarından, süreçlerin karmaşık ve uzun olmasından, süreçlerin yavaş ve kesintili olmasından, ne kadar iş, kaynak ve müşteri kaybı yaşandığının bilinmemesine kadar pek çok sıkıntı devam edecektir. Oysa iyi kurulan ve işletilen bir ERP sistemi işletmenin verimliliğinde 1-2 yıl içinde yüzde 10- yüzde 30 arasında katkı sağlayabilir. ERP Uygulaması uzun bir süreci kapsar. Bu firmanın kendini analiz ederek ihtiyaçlarını belirlemesi, buna uygun bir ERP çözümü seçimi ve bu çözümün şirkete uygun hale getirilmesi yani implementasyon süreci, ERP Projesinin en temel adımlarındandır. Bu süreçlerin hepsinde çok önemli noktalar var. Yanlış algılardan birisi her ERP’nin şirket için uygun olduğunun düşünülmesi. Bu yanlış algının kaynağı ise ihtiyaçların tam olarak belirlenememesi ve ERP’ye duyulan ihtiyacın tam olarak kavranamaması. ERP uygulamalarına duyulan ihtiyacın ortaya konması aşamasında, ihtiyacın çıkış noktası farklılıklar gösterebilir. Bazı projelerde mevcut olan bilgi işlem bölümünün yönlendirmesiyle, bazılarında belirli birimlerin ihtiyaçları sebebiyle taleplerini dile getirmeleriyle olabildiği gibi; bazı kuruluşlarda üst yönetimin sahip olduğu vizyon ERP’ye yönelimi getirir. Bunu belirledikten sonra önemli adım ERP’nin seçimidir. Bu aşamada da önemli bazı kriterler var. Firmanın kendisi, yani firmanın ne kadar hazır olduğu ve proje ile birlikte harcamayı göz önüne aldığı zaman ve efor alınacak yazılımın yeterliliği, danışmanlık alacağınız ekibin yetkinliği ve proje içindeki etkinliği göz önünde bulundurulmalı.
ERP projesinin başarısındaki etkin unsurlar neler?
Bunları üç saç ayağı şeklinde düşünebiliriz; Firmanın kendisi (yani sizin ne kadar hazır olduğunuz ve proje ile birlikte harcamayı göze alacağınız ve harcayacağınız efor), alacağınız yazılımın yeterliliği ve danışmanlık alacağınız ekibin yetkinliği ve proje içindeki etkinliği.
Seçim süreci, iki ve üçüncü sac ayaklarını seçtiğiniz, aslında firmanızın geleceğini emanet ettiğiniz, bir nevi firmanızı evlendirdiğiniz çok önemli bir aşama. Yanlış bir evliliğin ev hayatında yaşatacağı sıkıntıların türevlerini iş hayatınızda yaşayabilirsiniz. O yüzden doğru yazılım ve doğru ekip ile çalışmak son derece önemlidir.
Şirketler ERP seçiminde nelere dikkat etmesi gerekiyor? Detaylı olarak paylaşabilir misinz?
Bu süreç profesyonelce ele alınmalı, somut ihtiyaçlar ortaya konarak bunların ne ölçüde ve şekilde karşılandığı yine somut olarak değerlendirilmeli. Ayrıca sonuçların geniş bir katılımla değerlendirilmesi ve hedeflere ulaşan bir sürecin geçirilmiş olması da aynı derecede önemlidir.
Günümüz dünyasında ürün ve hizmet alımında seçim yapılırken bilimsel olunması ve somut verilere dayanılması sağlıklı bir ürün hizmet döngüsünün temel şartlarındandır. Konu ERP olduğunda bunların önemi bir kat daha artmakta. Zira yapılan seçim firmanın on yıllarını etkileyecek bir seçim olacaktır.
Bu noktadan sonra ilk adım diğer bölümlerdeki yetkilileri de katarak iki versiyon soru listesi hazırlamaktır. Bunlardan ilki genel soru listesi dediğimiz, çok fazla alt detaylara girmediğiniz, genel anlamda olmazsa olmaz diyeceğiniz ve belki de firmalardan detaylı bir sunum almadan bir iki görüşmeyle ilk elemeyi yapacağınız soru listeleri. Detaylı soru listesi dediğimiz diğer soru listesi ise bölümlerin detaylı işlerinde işlemlerin yapılabilirliğini sınayacağınız, firmaların sunumlarında görmek ya da sormak isteyeceğiniz konuların bir listesidir. Mutabık kalınmış listeler hazırlandıktan sonra Türkiye’de faaliyet gösteren ve aday olabileceğini düşündüğünüz firmalar listelenir. Ekip içerisinden bir alternatif firma sunan olduğu taktirde mutlaka listeye bu aşamada eklenmelidir. Bundan sonraki sürece ilk eleme süreci diyebiliriz.
Proje yöneticisi ve seçilecek diğer iki kişi birlikte ilgili firmalarla temasa geçerek hem doküman talebinde bulunur hem de gerek yüz yüze gerekse telefonda genel soru listesine istinaden sorulan soruların yanıtlarını alır. Tüm aday firmaların özet raporları hazırlandıktan sonra ilk eleme için firmadaki sorumlu kişiler bir araya gelerek raporları incelerler. Hedef minimum 3 firma, maksimum 6 olacak şekilde aday firmaları elemektir.
İlk elemeden geçmiş firmalar proje yöneticisi tarafından davet edilerek hem bilgi verilir hem de yazılım ile ilgili sunum talebinde bulunulur. Daha iyi ve hedef odaklı bir sunum alabilmek için her bir adaya firmayı tanıtmak, süreçlerden bahsetmek, mümkünse bir saha ziyareti yaptırmak son derece faydalı olacaktır. Yine detaylı soru listeleri talep edilen sunumdan önce aday firmaya verildiği taktirde daha sonuç odaklı bir sunum gerçekleştirilebilir. Sunum için minimum 1 tam gün planlanmalı ve tüm sorumluların eksiksiz katılımları sağlanmalıdır. Her bir sunum tamamlandıktan sonra 1-2 saatlik bir toplantı ile tüm sorumlular bir araya gelip listenin üzerinden geçerek bir değerlendirme yaparlar. Tüm sunumlar tamamlandıktan sonra ayrı bir toplantıda tüm değerlendirmelerin özetleri tekrar gözden geçirilerek herkesten bir sıralama istenir. Tamamen ret verilmek istenen bir alternatif varsa bunun ismi ve sebebi talep edilir. Tüm sıralamalar, sonuçlar yazılı hale getirilir ve son değerlendirme için saklanır. Sunumlardan sonra bir seçenek açık ara önde bile olsa aday firmaların referans olarak gösterecekleri firmaları ziyaret etmek ve uygulamayı görmek son derece önemli. Ziyaretlerin paralelinde firmalardan tekliflerini sunmaları talep edilir. Nelerin teklifte dahil edilip edilmediği ve tüm koşullar bu sunumların içerisinde yer alması gerekiyor. Ziyaretlerdeki izlenimler ve teklifler de dikkate alınarak bir değerlendirme toplantısı daha yapılır. Her sorumludan bir sıralama yapılması istenir. Eğer tek firma üzerinde yoğunlaşılmışsa yüzde 90 oranında çözüme yaklaşılmış demektir. Ancak ne kadar büyük oranda kabul görürse görsün yüzde 1’lik çekince dahi olsa bu konular sözleşme aşamasından önce mutlaka ilgili firma ile paylaşılmalıdır. Eğer 2-3 firma üzerinde bir yoğunlaşma varsa her bir sorumluda : “Neden diğer yoğunlaşılan firmalar değil” sorusunun yanıtları yazılı olarak alınır.
Sonuç olarak herkesin birinci sıraya aynı firmayı koyması her zaman olabilecek bir şey değildir. Önemli olan sorumlu birinin kesinlikle kullanılmaz demiyor olmasıdır. Bir yazılım ortak toplantıda nihai durumda diğerlerine göre yüksek bir oy almışsa ve hiç kesin ret görmemişse artık alımla ilgili süreç başlayabilir. Daha önce belirtildiği gibi seçimde yüzde 99’luk bir çoğunluk dahi sağlanmış olsa yüzde 1’lik çekimserlik konuları firma yetkilileri ile sözleşme aşamasından önce akıllarda soru işareti kalmaması adına paylaşılmalıdır.
Ali Atilla Mede
