Proje yönetimi yazılımlarınızdan azami faydayı sağlamak için 11 ipucu…
1. Gereksinim analiziyle başlayın
“Proje yönetim çözümleri her biçim ve ebatta gelir. İlk adım ne tür bir proje yönetim ve/veya işbirliğine ihtiyaç duyduğunuzu belirlemektir,” şeklinde konuşuyor proje yönetimi ve işbirliği çözümleri sağlayıcısı Mavenlink’in pazarlama başkan yardımcısı Catherine Brown. “Söz gelimi, projelerin hepsi içerden mi ya da dışardan tedarikçi ve müşterilerle de çalışıyor musunuz?” diyor Brown. “Görevleri ve terminleri belirlemeye gereksinim duyuyor musunuz yoksa sadece herkesin işbirliği yapabileceği bir ortam mı yaratıyorsunuz? Projeleriniz bütçe ve faturalara dahil olacak mı?”
2. Bulut tabanlı bir servisi düşünün
“Konuşlandırma kolaylığı ve toplam sahip olma maliyeti dahil olmak üzere bir dizi etken sebebiyle bulut tabanlı bir proje yönetim sistemini seçtim,” diye konuşuyor pazarlama servisleri sağlayıcısı LKCS’in İş Geliştirme başkan yardımcısı Sid Haas. “Aynı bulut platformunu yaklaşık üç yıldır kullanıyorduk ve bizim kurup yöneteceğimiz bir yazılım çözümüne nazaran onbinlerce dolar tasarruf sağladık,” diyor Haas. Bunun yanı sıra proje yönetim çözümleri web tabanlı olduğundan “kullanıcılar sisteme herhangi bir yerden, herhangi bir cihaz üzerinden erişebiliyor ve sistem geliştirmeleriyle terfiler mevcut olur olmaz otomatik olarak sağlanabiliyor.” şeklinde konuşuyor.
3. Yazılımın kullanımının kolay olduğundan emin olun
“Hem sezgisel olan hem de genel olarak organizasyonunuzun çalışma biçimiyle uyumlu olan proje yönetim yazılımı arayın,” diyor Ephricon Web Marketing başkanı Jon Payne. “Eğer kutudan çıktığı gibi sizin özelliklerinizi karşılamıyorsa, o zaman dahili olarak özel alanlara ve alanlarla kategorileri yeniden adlandırma yeteneğine sahip bir çözümü seçtiğinizden emin olun,” diye konuşuyor Payne. “İşinizle uyum sağlaması için yazılımınız içindeki etiketleri değiştirmelisiniz, diğer yollardan değil.”
4. Ölçeklenebilir bir proje yönetim çözümü seçin
“Bir organizasyon genelinde proje yönetim çözümü geliştirmek kendi içerisinde uzun vadeli bir projedir,” şeklinde konuşuyor Haas. “Bu yüzden sizi büyütecek ve başlangıçta değerlendirmeyi dahi düşünmeyebildiğiniz özellikleri sunan bir çözümü seçin.”
5. Yazılımı asıl kullanacak olan kişi ve departmanlardan girdi talep edin
“Genel için iyi bir uyuma sahip bir yazılımı seçmek önemli. Bunu yapmanın en iyi yolu seçim sürecine bütün ekibi katmaktır,” diyor iş teknoloji ve servisleri sağlayıcısı e2b tehnologies başkanı Lynne Henslee. “Her departmanın elde etmek isteyebileceği hedefleri olduğundan veya yazılımın neleri yapacağına dair farklı bir fikri olabileceğinden diğer insanlardan ve departmanlardan geri besleme alın,” diyor Henslee. “Bu aynı zamanda uygulamaya ve yazılımın kendisinin kullanımına yardımcı olacaktır. Ekip üyeleri karar sürecinin bir parçası olduklarını ve gereksinimlerinin karşılandığını hissettiğinde, onlar kendilerini sürece daha fazla adayacaklardır.”
