6. Yazılımın e-posta gibi çekirdek uygulamalarla entegre olduğundan emin olun
“Bir ürün seçilirken diğer bir önemli seçim kriteri onun entegrasyon yetenekleridir,” diyor Brown. “Örneğin herkes e-posta kullanıyor.” Dolayısıyla, “mesajları aynı zamanda e-posta’ya gönderen bir çözüm kullanıcı katılımını arttıracak ve ürünün erişimini genişletecektir.”
7. İyi bir tedarikçi ve topluluk desteği sunan bir çözümü seçin
“Proje yönetim yazılımını seçerken, zengin bir kullanıcı topluluğuna sahip bir firmayı seçin ki sorular ortaya çıktığında veya en iyi uygulamaları aradığınızda tavsiye için diğer kullanıcılara dönebilirsiniz (online forumları kullanarak),” şeklinde konuşuyor gerçek zamanlı sağlık konumlandırma sistemi (RLTS) yazılım platformu sağlayıcısı Intelligent Insights pazarlama direktörü Joanna Wyganowska.
8. Proje yönetim çözümlerini karşılaştırın
“Gereksinimlerinizi temel alan bir kontrol listesi oluşturun ve ürünleri birbirleriyle karşılaştırın,” tavsiyesinde bulunuyor Brown. Kendisi ayrıca birçok proje yönetim çözümünün ücretsiz denemeler sunduğunu da ekliyor. Ardından “hem proje yöneticisinin hem de ekip üyelerinin yazılımı incelemesini sağlayın.” Dışarıdaki taraflar da (ör., yükleniciler, iş ortakları, tedarikçiler) yazılımı kullanacak olursa fikir beyan edebilirler.
9. Hedefleri erkenden oluşturun
Proje yönetim yazılımını kullanarak ne elde etmeye çalışıyorum sorusunu sorun, diyor proje yönetim çözümü sağlayıcısı Hippo Solutions’ın başkanı Mark Kenny. Neyi yapmasını istiyorsunuz? Durum raporları oluşturmasını mı? Tahminler yapmasını mı? Bir işbirliği aracı olmasını mı? “Hedeflerinizi bir kez belirledikten sonra yazılımı nasıl kuracağınız, onu nasıl kullanacağınız ve insanları bu konuda nasıl eğiteceğinize dair netlik sağlayacaktır. Aksi taktirde uygulama dümensiz bir gemiye benzer.”
10. Yeterli oranda eğitim sağlayın
“Herkesin katılabilmesini sağlamak için birden fazla eğitim oturumları sunun,” diye konuşuyor Mavenlink’ten Brown. “Her oturumun sonunda, herkesin bir hesabının ve kolay hatırlanabilir bir parolasının olduğundan emin olun. Ardından hemen bir proje oluşturun ki çalışanlar gönderi oluşturarak, dosya göndererek ve sistemi kullanarak pratik yapsınlar,” tavsiyesinde bulunuyor. Öğrendiklerini takviye etmek ve olası soruları çözmek için, ilk eğitim oturumunun ardından birkaç hafta sonra yeniden eğitim verin; online video dersleriyle birlikte (tedarikçi veya bir üçüncü parti sağlayabilir.)
