Başarılı bir RPA, programını hem gerekçelendirebilmek hem de sürdürebilmek için bir ortaklık, seçilmiş en iyi süreç adaylarından oluşmuş güçlü bir kanal yaratıyor.
Her organizasyonun güçlenebilecek, kendisini idame ettiren bir RPA CoE inşa etme isteği ve kapasitesi de olmayabilir. Fakat bazı durumlarda, RPA’nın faydaları sınırsız değildir ve ihtiyaç duyulan maliyetin de hakkını vermeyebilir. Yine de bulut için benimsendiği zaman, bir CoE’nin tam maliyetini üstlenmeden RPA’yı uygulayabilmenin de birçok yöntemi vardır.
Ardışık düzen açısından en iyi süreçleri bulmak için bir BDP (İş Süreci Keşfi) yöntemi kullanılabilir. BDP, en genel anlamıyla, otomatikleştirme veya optimize etme amacıyla süreci tanımlar, analiz eder ve ölçmek için bazı yöntemler kullanır. Bu yöntemleri kullanan şirketlerin içerisinde yer alan süreçlerin keşfidir. BDP’nin Manuel ve Otomatik olarak iki yaklaşımı vardır.
Manuel Süreç Keşfi, düşük maliyetlidir ve organizasyonun geri kalanını RPA sürecine dahil etmekle görevlidir. Yarışmalar oluşturur ve katkıda bulunanları takdir eder, böylece çalışanlara da motivasyon sağlamış olur. Bunun dışında arka ofis temsilcisinden RPA geliştiricisine kadar yeni bir kariyer ilerleme yolu da açıyor. Bu gibi katılım şansları ve fırsatlar da organizasyon kültürü açısından oldukça önemlidir.
Manuel yaklaşım, daha geleneksel bir yaklaşım olmakla birlikte analistlerin ve KOBİ’lerin süreç ayrıntılarını keşfederken, onları belgelerken atölye çalışmalarında ve görüşlerde de yer almasını gerektiriyor.
Bir diğer yaklaşım olan Otomatik Süreç Keşfi, APD, sektörde son zamanlarda tanınır hale gelmiştir. APD; KOBİ’lere veya ortaklara yönelik yüksek kaynak talebi olmadan daha da geniş bir iş süreci kümesinin gerçekliğini ortaya çıkarmayı vaat ediyor. Bu vaat ile birlikte de Automation Anywhere Discovery Bot, Kryon Process Discovery ve UiPath Process Mining & Task Mining gibi RPA ürünlerinde kendisine yer buluyor.
Süreç madenciliği ve Görev madenciliği
Otomatik Süreç Keşfi dediğimiz zaman iki teknik vardır: Süreç Madenciliği ve Görev Madenciliği. Her ikisinin de kendisine özgü birçok avantajı bulunuyor.
Bunlardan birisi olan Süreç Madenciliği, gerçekleştirilen görev dizileri ile ilgili gerçek veriler üretmek için sistemdeki olay günlüklerini analiz edebilen bir dizi yöntem ve araç olarak bilinir. Analistler de dizileri daha fazla analiz yapabilmek için süreçler halinde düzenlerler. Genel olarak baktığımızda bazı Süreç Madenciliği araçları daha hızlı sonuç veren belirli hedef sistemler için önceden tanımlanmış süreçlere de sahiptir.
Bir diğeri ise Görev Madenciliği’dir. Süreç Madenciliğine benzer çıktılar üretir, fakat buradaki veriler kullanıcıların masaüstü faaliyetlerinden kaynaklanır. Yani, kullanıcı faaliyetlerini kaydetmek için kullanılan bilgisayarlara yazılım yüklenir ve sonrasında analiz edilmesi için birden çok kullanıcının verileri de merkezi olarak depolanır.
Böyle bakıldığı zaman kullanıcıların etkinliklerini kaydetmek ve depolamak oldukça istilacı bir çözümdür ki bu da beraberinde yüksek düzeyde bir incelemeyi getirir. Bu olay da, herhangi bir PII’nın güvenli bilgilerin ve kişisel faaliyetlerin kaydedilmemesini sağlamak için yapılandırmak ve doğrulamak için ek süre gerektiriyor. Aynı zamanda verilerin toplanmasının ardından yakalanmış olan görevlerin sıralarını gözden geçirmek ve bunları da süreçler halinde düzenleyebilmek için ek çaba da gerekiyor. Süreç Madenciliğinde önceden tanımlanmış süreçler vardır fakat Görev Madenciliğinde böyle bir şey yoktur.
Süreç Madenciliği size arka uç sistemleri sunar fakat Görev Madenciliği birden çok uygulamada kullanıcıların masaüstü faaliyetlerinin bir görünümünü sağlar. Süreç Madenciliği ve Görev Madenciliği ilgili görevler boyunca hacim akışını, akışlardaki eylemlerin sırasını gösteren bir petri ağına benzeyen diyagramlar oluşturur.
Özetlemek gerekirse, bu iki yöntem farklı zekalar üretiyor ve her biri kullanılabilir çıktılar üretebilmek için de kendi adımlarını gerektiriyor. Süreç Madenciliği devamlı olarak geliştirilebilir, ilerleyen süreçleri de izleyebilir ama buna karşılık Görev Madenciliği devamlı bir süreç iyileştirme çözümü olarak uygulanmıyor.
Görev madenciliği ile RPA’yı hızlandırma nasıl olur?
Otomasyon diğer iş alanlarına genişletilirken genelde işletmelerin, süreci daha iyi hale getirebilmek için zaman harcamakla çok meşgul olduklarını söylediklerini duyarız. Bu noktada bir Görev Madenciliği aracı bu sorun için potansiyel bir çözüm olur ve RPA’yı hızlandırmak için de iyi sonuçlar verebilir.
RPA ile ilgili olarak şunu söyleyebiliriz ki; kayıtlı kullanıcılarından tuş vuruşu seviyesi eylemleri çıkarma, bir süreçteki varyantları çıkarma, gerçek ölçümler ve süreç tanımı oluşturmak için de gerekli olan tanımlanmış bir sürecin ekran görüntülerini çıkarma becerisidir.
Bir PDD, robotun tam olarak ne yapması gerektiğini adım adım ve doğru bir şekilde açıklamalıdır, bu yüzden de sadece ekran görüntüsü yeterli değildir. Alınmış iş kararlarını, zamanlamayı, diğer kısıtlamaları da anlamak gibi sürece yönelik ek bilgileri de kullanması ve açıklaması gerekir. Analistin PDD’yi tamamlamadan önce tüm detayları temizleyebilmek için bir KOBİ ile çalışması gerekir.
Ortaya çıkan sonuç çok iyi olacaktır. Ama ilk adımınızı da atmadan önce genel olarak değerlendirildiği zaman olduğu gibi, Görev Madenciliği aracı için de aynı şey yapılmalıdır. Bunun için de dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar vardır:
- Böyle bir aracı güvenlikten, BT ekiplerinden ve değişim yönetimi açısından İK’dan da kabul etmeniz gerekir.
- Herhangi bir redaksiyon ve kişisel işlem için yapılandırmalısınız.
- Hangi görevlerin hangi sürece ait olduğunu belirleyebilmek için KOBİ desteği gerektiren sonuçları analiz etmeye zaman tanımalısınız.
- Son olarak da analistin ve KOBİ’lerin başladıkları PDD’yi tamamlamasına izin vermelisiniz.
Bütün bunlar dikkate alındığı zaman, Görev Madenciliği ile iş kullanıcıları için kesinti daha az olur, gerçek metrik verilerini ve yapılan faaliyetlerin de ekran görüntülerini görebilirsiniz. Bu yaklaşım, doğru ölçümler ve bir sürecin gerçekliğine yönelik olduğundan dolayı bazı adımları kurtarır. Fakat KOBİ’lerle bir sürecin bilgisine ulaşmak için zaman harcamanın asıl zorluğundan tamamen kaçınamaz.
Altın için ilerleyin
Süreç Madenciliği, RPA programı için süreç keşfi avantajları sağlamakla ilgili değildir ama kuruluşunuzda zaten böyle bir araç yer alıyorsa, otomasyon fırsatlarını bulabilmek için süreç yönetimi ve iyileştirme analizi özelliklerinden yararlanabilirsiniz. Görev Madenciliği görev dizilerini, onların ölçümlerini ana hatlarıyla belirtmek için oldukça faydalıdır ama tamamlanmış PDD’yi otomatik bir şekilde oluşturmayacaktır. Bu sonuca daha hızlı ulaşabilmeniz için size yardımcı olacak ve süreçlerin kapsamını daha geniş tutacaktır.
Sonuç olarak, eğer bir Görev Madenciliği çözümü kullanacaksanız zaman ve maliyet faydaları üzerinden değerlendirmelisiniz. Ne kadar iyi ölçeklendiğini, değerlendirmelerini tamamlamak için de ne kadar süreyle saklamanız gerektiğini iyi düşünün. Hangi yaklaşımı benimsiyorsanız onu seçin ama öncelikli olarak bilmeniz gereken şey işinizdir. Araçlar size nereden başlayacağınızı söyleyemez. Çabanızı gösterin ve iyi bir plan yaptığınızdan emin olun. Ama her şeyden önce emin olmanız gereken, değer gösterip gösteremediğinizdir. Yani, değer gösterebildiğinizden emin olmalısınız ki ancak bu şekilde doğru ve kendinizden emin adımlarla başlayabilirsiniz.
