Büyük ciltli kara defterlerde tutulan muhasebe kayıtlarını bilgisayardaki muhasebeye geçirmekle başladım. Sonrasında finans, medya, sağlık ve havayolları sistemlerinde güncellemeler, değişiklikler, bir tedarikçiden diğer rakip firmanın sistemine geçişler… Kimisinde birkaç yılda bir değişim kimisinde on yılda bir değişim. Aynı tedarikçi ile yapılan dönüşüm ve farklı tedarikçi ile yapılan devrimlerin nedenleri farklıydı. Kimisi toplam maliyet, kimisi teknoloji dolayısı ile hız, kimisi kullanıcı talepleri, kimisi regülasyonlar, kimisi aldığımız hizmetteki eksiklikler, oluşan hatalar ve maddi sonuçları, enflasyon üzerinden artırım talepleri vb. Son dönemlerde yaygın gördüğümüz dönüşüm ise “bulut”, ondan önceki dönemlerde yazılım platformları, donanım ve network…
Elbette değişimlerin kuruma ek getirileri nedeni ile bunlar oluyor. Maliyette tasarruf, gelir artışı, ek fonksiyonlar, hızlı destek ve sorun çözümü, regülasyon taleplerine anında uyum vb. Bu işlerin maliyetleri ve getirdiği riskler bunların ne kadarı nasıl değerlendiriliyor. ROI, adam-maliyet, risk matrisleri oluşturuyorlar ve bunlara maddi değer ne kadar doğrulukla atanıyor?
Bugüne kadar yaptığınız dönüşümlerde iş bittikten sonra tüm maliyetleri çıkardınız mı, ROI öngörülerinizin ne kadar tuttuğunu hesapladınız mı? Bir tedarikçi %1.5 gelir artışı sağlıyoruz demişti. Nasıl hesapladığını ve bizim projeden sonra da hesaplamasını talep ettiğimde olmadı tabi ki. Hangi kritiklikteki (1 – 5) bir işte ne kadarlık bir artış (enflasyon, hazine bonosu faizi, geçinme indeksi, enflasyon+10%) talep edilirse tedarikçiyi değiştirmek için adım atarsınız?
Tedarikçi değiştirmek kimi hizmetlerde çok kolay kimisinde hayli zor, hatta imkansızı zorluyor. Nedenleri ise birkaç grup altında toplarsak; veri, çevre sistemlerle olan bağlantı, iş sürekliliğinin intikaya uğraması, çalışanların direnci, “as is” ve “to be” çalışmaları. Eski sistemdeki verilerin yapılarının ve desenlerinin uyumu, taşıma sırasında oluşacak veri kayıpları, veri güvenliği, veri hacmi. Var olan sisteme ve çevre sistemlere olan bağlantılar, uyumsuzluklar, dolayısıyla sistemin kendisini kapatması ve bunun neticesi de maddi kayıplar, çalışanların bilinmeze geçiş korkusu, yeni sistemin detaylarına hakim olmamak, eğitim gereksinimi, eski sistemdeki iş akışları ve ayarlar, yeni tedarikçi ile gelen sistemler ve akışlar.
Tedarikçi dönüşümü doğrudan, dolaylı ve gizli maliyetleri de beraberinde getiriyor. Doğrudan maliyetler; yazılım, donanım satın alım, bulut kira bedelleri, veri dönüşüm ve sistem bağlantıları, danışmanlık ve proje yönetimi, çalışan eğitimi ve destek dolaylı maliyetler; sistemlerin kapalı olması nedeniyle oluşmuş kesin ve olası kazanç kayıpları, hataların ve onların düzeltilme sürecinde oluşan kayıplar. Bunun dışında öngörülmeyen, gizli maliyetler ise uyumluluk sorunları, proje zamanlamasındaki değişiklikler, süre uzaması, çalışanların fazla mesaileri.
Yatırımın geri dönüşü tedarikçilere göre farklı, müşteriye göre farklı hesaplanabiliyor. Her zaman satıcı kendi ürünün çok daha fazla tasarruf, çok daha fazla gelir, çok daha fazla kar getirdiğini gösterme çabasındayken tedarikçi değiştirmemek isteyense bunun tersini savunuyor. Tasarruf; azalan lisans veya abonelik, bakım ve destek bedellerinde yaşanırken, verimliliğin artışı ise otomasyon nedeniyle insan hatasından mümkün olduğunca ari etkin sistem çalışan memnuniyeti, yeni fonksiyonlar, daha yüksek güvenlik ve ölçeklenebilirlik getiriyor. Yeni ürünlerin pazarda rekabetçi konuma gelişi sağlarken yeni gelen araçlarla farklılıklar daha kolay oluşturulabiliyor. Tüm bunların yardımıyla güvenilir bir ROI sadece dönüşüm öncesi saptanmış, denenmiş KPI’larla mümkün. İzlenemeyen, mukayese edilemeyen sonuçlarla yatırımın verimliliği konuşulamaz. Her dönüşüm sonrası yapılanların dip toplama, çalışanlara ve müşterilere olan etkisi zaman serisi olarak bakılması gerekir de kaç organizasyon bunu gerçekleştirebilir ki?
Değişimler, dönüşümler bir bahar akşamı yürüyüşü değil, bu yol dikenli ve taşlı: Yetersiz risk değerlendirmesi, teknik sorunlar vb. nedeniyle işlerin zamanında bitmemesi, bütçenin aşılması, veri yedeklemesi ve geri yüklemesinin hatalı planlaması/yapılması, veri kayıpları, bir önceki tedarikçinin teknolojisi ve pozisyonu nedeniyle yaşanacak olumsızluklar, sistemin kapalı kalması gereken zamanların uzaması, dönüşümdeki hataların müşteriler ve marka üzerinde olumsuz etkiler, sözleşme hukuku ve fikri haklar nedeniyle başlayabilecek hukuki süreçler…
Tehlikeleri nasıl bertaraf edebilir ya da en aza indirgeyebiliriz sorusunun cevabı, nitelik ve nicelikte. Her dönüşüm bir maliyet; çokça sorunlar ve tehlikeler, getiriler yumağı. Amaç her zaman yapılanların sizi zayıflatmaması, iyileştirmesi yani yatırımın pozitif geri dönüşü. Bu da değişim öncesi bu konuda birikimli ekiplerin detaylı plan ve hesap yapması, risklerin öngörülmesi, fazlandırma, paydaşlar arasında etkin iletişim, işlerin ehli insanlarca yapılması, düzenli denetlenmesi ile mümkün.
